INFORME Nº 1098 DIRECCION GENERAL DE AUDITORIA DEPARTAMENTO DE

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INFORME SIMPOSIO DE LA OEA SOBRE GESTIÓN
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Se pone en evidencia nuevamente la pasiva actitud de la Administración del INVU en el cumplimiento de su responsablidad de establecer, mantener, revisar y actualizar el sistema de control interno de la entidad, el cual es de suma importancia pues en dicho


INFORME Nº 10/98




DIRECCION GENERAL DE AUDITORIA




DEPARTAMENTO DE ORGANISMOS DESCENTRALIZADOS











INFORME SOBRE LOS RESULTADOS DE UN ESTUDIO EFECTUADO EN EL INSTITUTO NACIONAL DE VIVIENDA Y URBANISMO (INVU),

RELATIVO A ALGUNOS ASUNTOS DE LA PRIMERA ETAPA

DEL PROYECTO NISPEROS III


















1998





CONTENIDO


Página Nº



RESUMEN EJECUTIVO i


1. INTRODUCCION 1

1.1 Origen del estudio 1

1.2 Alcance del estudio 1

1.3 Comunicación verbal de los resultados 2

2. RESULTADOS DEL ESTUDIO 2

2.1 Sobre los convenios suscritos para la ejecución de las obras en el Proyecto Nísperos III 2

2.2 Sobre los contratos de preadjudicación otorgados a los beneficiarios de la Primera Etapa del Proyecto Nísperos III 4

2.2.1 Acuerdos de Junta Directiva del INVU respecto de los contratos de preadjudicación 4

2.2.2 Sobre la validez de los contratos de preadjudicación 6

2.3 Algunos asuntos relacionados con los beneficiarios de la Primera Etapa del Proyecto Nísperos III 7

2.4 Costos incurridos en el desarrollo de la Primera Etapa del Proyecto Nísperos III 9

2.4.1 Sobre los pagos efectuados y autorizados por el INVU a COPAN 10

2.4.2 Sobre los pagos efectuados y autorizados por el INVU a la Asociación de Vivienda y Mejoras Nísperos 3 11

2.4.3 Sobre la determinación de los costos de la Primera Etapa del Proyecto Nísperos III 12

3. CONCLUSIONES 14

4. DISPOSICIONES 14

4.1 A la Junta Directiva 14

4.2 A la Auditoría Interna 15



ANEXOS


DIRECCION GENERAL DE AUDITORIA



DEPARTAMENTO DE ORGANISMOS DESCENTRALIZADOS



RESUMEN EJECUTIVO DEL INFORME Nº 10/98 SOBRE LOS RESULTADOS DE UN ESTUDIO EFECTUADO EN EL INSTITUTO NACIONAL DE VIVIENDA Y URBANISMO (INVU), RELATIVO A ALGUNOS

ASUNTOS DE LA PRIMERA ETAPA DEL PROYECTO NISPEROS III



El presente resumen se refiere a un estudio efectuado en el INVU, en atención a denuncias presentadas ante esta Contraloría mediante notas del 12 de noviembre de 1996 y 3 de abril de 1997, suscritas, en ese orden, por miembros de la Asociación de Desarrollo Integral de Guararí y la Asociación de Vivienda y Mejoras Nísperos 3, relacionadas con la entrega de bonos de vivienda a beneficiarios del Proyecto Nísperos III; la suspensión de la ejecución de los convenios suscritos por el INVU para el desarrollo de ese Proyecto; y el manejo de los fondos asignados a COPAN, así como de los pagos efectuados a esa Asociación.



El objetivo de este estudio consistió en evaluar el destino final de los recursos asignados a COPAN, para la ejecución de la Primera Etapa del Proyecto Nísperos III, sea la construcción de 137 viviendas; así como los procedimientos utilizados en la selección y calificación de los beneficiarios de las viviendas del mencionado Proyecto.



En dicho estudio se determinaron algunas debilidades de control interno, las cuales se exponen a continuación:



a) Ausencia de procedimientos adecuados para el manejo
y custodia de la información que genera y recibe el INVU, respecto de las operaciones y gestiones administrativas y financieras que se originan en la ejecución de los proyectos habitacionales que desarrolla ese Instituto, así como de registro y archivo de los documentos originales que respaldan tales operaciones y gestiones; lo que ha evidenciado una falta de coordinación entre las diferentes unidades administrativas que intervienen en el manejo de ese tipo de información.



En ese sentido, no fue posible obtener copia certificada del convenio marco del Proyecto en referencia, suscrito por el Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo, la Comisión Especial de Vivienda, la Comisión Nacional de Emergencia y el Banco Hipotecario de la Vivienda, así como de algunos de los convenios que se realizan en virtud de ese convenio marco; se presentaron algunos problemas para localizar los contratos de preadjudicación otorgados por el INVU a los beneficiarios de las 137 viviendas de la Primera Etapa; se efectuaron modificaciones del representante de los núcleos familiares sin documento que motive o justifique dichos cambios y en algunos casos se mantienen los nombres de los representantes anteriores; y se observaron algunas diferencias en los cálculos del costo de las obras llevadas a cabo en el Proyecto Nísperos III, según datos suministrados por el Departamento de Contabilidad General y el Departamento Plan de Acción Inmediata del INVU.


b) El INVU emitió contratos de preadjudicación a los
potenciales beneficiarios de algunos de los proyectos habitacionales que estaba desarrollando en 1994, con el propósito de evitar invasiones que se habían venido presentando en los lotes de su propiedad; sin embargo, posteriormente la Asesoría Legal de ese Instituto determinó que tales contratos no tenían fundamento jurídico amparado a una ley o reglamento sobre la materia, por lo que la Junta Directiva de dicha entidad acordó dejar sin efecto los citados contratos.



No obstante que se corrigió la situación irregular en cuanto a la emisión de esos contratos inválidos e ineficaces, no se comunicó formalmente el contenido del referido acuerdo a los beneficiarios que suscribieron dichos contratos.



c) En su gran mayoría los beneficiarios de la Primera
Etapa del Proyecto Nísperos III cumplen con los requisitos para ser calificados como tales; sin embargo, dos de los casos analizados no cumplían con uno de los requisitos establecidos, dado que uno de esos beneficiarios poseía un bien inscrito a su nombre y el otro no contaba con un núcleo familiar. En estos casos el INVU concedió un plazo adicional para poner la situación a derecho.



En razón de lo expuesto, en el informe se giran disposiciones a la Junta Directiva del INVU, a fin de que vele y ordene el establecimiento de procedimientos adecuados para el manejo y control de la información relacionada con la ejecución de los proyectos habitacionales de esa entidad, así como para el registro y archivo de los documentos de respaldo y el cumplimiento coordinado de funciones asignadas en el desarrollo de dichos proyectos; la comunicación a los potenciales beneficiarios de esos proyectos sobre el contenido del acuerdo que dejó sin efecto los contratos de preadjudicación otorgados por ese Instituto; y que se realice una liquidación exacta de la Primera Etapa del Proyecto Nísperos III.



Asimismo, se dispuso a la Auditoría Interna del INVU incluir en sus planes anuales de trabajo, la realización de estudios periódicos sobre los asuntos comentados en este documento, así como fiscalizar el seguimiento de las disposiciones que se giran en el mencionado informe.






INFORME Nº 10/98





DIRECCION GENERAL DE AUDITORIA



DEPARTAMENTO DE ORGANISMOS DESCENTRALIZADOS



INFORME SOBRE LOS RESULTADOS DE UN ESTUDIO EFECTUADO EN EL INSTITUTO NACIONAL DE VIVIENDA Y URBANISMO (INVU),

RELATIVO A ALGUNOS ASUNTOS DE LA PRIMERA ETAPA

DEL PROYECTO NISPEROS III



1. INTRODUCCION


1.1 Origen del estudio



El estudio al cual se refiere el presente informe, se llevó a cabo en atención a denuncias presentadas ante esta Contraloría, relacionadas con supuestas irregularidades que se han cometido en la ejecución del Proyecto Nísperos III (La Milpa), ubicado en la Finca Guararí de San Francisco de Heredia, específicamente lo relativo a: la entrega de los bonos de vivienda a beneficiarios de ese Proyecto, la suspensión de la ejecución de los convenios suscritos por el INVU para el desarrollo de dicho Proyecto, y el manejo de fondos asignados a la Asociación Coordinadora Nacional de Lucha por una Vida Digna (COPAN), así como de los pagos efectuados a esa Asociación.



Dichas denuncias fueron interpuestas mediante notas del 12 de noviembre de 1996 y 3 de abril de 1997, en ese orden, suscritas por representantes de la Asociación de Desarrollo Integral de Guararí y de la Asociación de Vivienda y Mejoras Nísperos 3.


1.2 Alcance del estudio



El objetivo de este estudio consistió en evaluar el destino final de los recursos que le fueron asignados a la Asociación Coordinadora Nacional de Lucha por una Vida Digna (COPAN) y a la Asociación de Vivienda y Mejoras Nísperos 3, para la ejecución de la Primera Etapa del Proyecto Nísperos III, así como los procedimientos utilizados en la selección y calificación de los beneficiarios de las viviendas del citado Proyecto.



Dicho estudio abarcó el período de ejecución de la Primera Etapa del Proyecto Nísperos III, relativa a la construcción de 137 viviendas, y en la cual el INVU actuó como ente fiscalizador de la inversión y proveedor del terreno, a su vez, las viviendas en comentario fueron desarrolladas a través de convenios suscritos por ese Instituto con COPAN al inicio del Proyecto en 1993 y posteriormente, en diciembre de 1996, con la Asociación de Vivienda y Mejoras Nísperos 3, entidad que continuó y concluyó la mencionada Primera Etapa.



El trabajo se efectuó de conformidad con el Manual sobre normas técnicas de auditoría para la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización.


1.3 Comunicación verbal de los resultados



En reunión celebrada el 11 de diciembre de 1997 en las instalaciones del Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo, funcionarios de esta Contraloría expusieron los resultados del presente informe a las siguientes personas: Ing. Gerardo Ramírez González, Presidente Ejecutivo, Lic. Pedro Hernández Ruiz, Gerente General, Ing. Armando Aráuz Cavallini, Subgerente General, Licda. Lidia González Mora, Jefe de Asesoría Legal, Bach. Milton Vindas Garita, Director Financiero, y Licda. Ofelia Blanco Herrera, en representación del Lic. Eugenio Soto López, Auditor Interno del INVU.


2. RESULTADOS DEL ESTUDIO


2.1 Sobre los convenios suscritos para la ejecución de
las obras en el Proyecto Nísperos III



a) El financiamiento del Proyecto Nísperos III,
se realizó conforme al convenio suscrito entre el Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo (INVU), la Comisión Especial de Vivienda (CEV), la Comisión Nacional de Emergencia (CNE) y el Banco Hipotecario de la Vivienda (BANHVI), firmado y aprobado por la Junta Directiva del INVU en sesión ordinaria Nº 4317, celebrada el 15 de junio de 1993. A su vez, ese financiamiento se efectuó al amparo del artículo 59 de la Ley del Sistema Financiero Nacional para la Vivienda, según acuerdo tomado en la sesión ordinaria de la Junta Directiva del Banco Hipotecario de la Vivienda, Nº 27-93 del 1º de abril de 1993.



Específicamente, para la ejecución de la Primera Etapa del Proyecto Nísperos III, relativa a la construcción de 137 viviendas, se suscribieron los siguientes convenios:



i. Convenio de apertura de financiamiento,
firmado por el INVU y la Asociación Coordinadora Nacional de Lucha por una Vida Digna (COPAN), el 26 de julio de 1993, donde ese Instituto participa como entidad autorizada del Sistema Financiero Nacional para la Vivienda, creando, a favor de dicha Asociación, una línea de financiamiento por la suma de ¢49.658.477,00, destinada a los servicios de diseño y topografía para la totalidad de la obras del Proyecto Nísperos III, que corresponden a la construcción de 1083 viviendas.



Según el citado convenio de apertura, corresponderá al INVU, por medio de un profesional fiscalizador, velar para que COPAN, quien participa como constructor de las obras en el referido Proyecto, se ajuste al cronograma de avance de obra determinada y desembolsos respectivos. Este convenio nace a la vida jurídica dentro del contexto del citado convenio marco de ese Proyecto, sea el suscrito entre la CEV, la CNE, el INVU y el BANHVI.



ii. Convenio firmado entre el INVU, COPAN y
el Ing. Edwin Molina Rivera en febrero de 1994, para realizar las obras de urbanización en 137 lotes. Se abre para ello una línea de crédito por un monto de ¢65.541.076,00. Al igual que el anterior convenio, éste se origina como producto del mencionado convenio marco del Proyecto.



iii. Finalmente, para la reparación de obras
de infraestructura dañadas, construcción de obras de infraestructura faltantes y construcción de las 137 viviendas, el INVU firmó el 4 de diciembre de 1996, un contrato con la Asociación de Vivienda y Mejoras Nísperos 3, por la suma de 185.000.000,00.



Sobre el particular, cabe señalar que no fue posible a esta Contraloría localizar los documentos originales de los citados convenios o contratos, así como los documentos en que conste el finiquito o la resolución de dichos convenios.



Por medio del oficio Nº DOD-134-97 del 17 de junio de 1997, este órgano contralor le solicitó al Lic. Pedro Hernández Ruiz, Gerente General del INVU, suministrar fotocopia certificada de dichos convenios, quien mediante nota Nº GG-257-97 del 1º de julio de 1997, sólo remitió fotocopia certificada del convenio celebrado por ese Instituto con la Asociación de Vivienda y Mejoras Nísperos 3, argumentando que en los archivos del INVU no se encuentran los documentos originales de los otros convenios.



b) Por otra parte, el Lic. Juan de Dios Rojas
Cascante, Oficial de Gestión Ejecutiva del BANHVI, con nota Nº OGE-486-97 del 28 de julio de 1997, remitió copia certificada del convenio marco suscrito por el INVU, la CEV y el BANHVI, el cual se encuentra en custodia en la bóveda de esa entidad bancaria.



Se observó que el convenio suministrado por el BANHVI no fue suscrito por la Comisión Nacional de Emergencia (CNE), situación que sí consta en fotocopia del convenio que se conserva en el INVU, sin embargo el contenido del convenio en ambos casos es el mismo.



En razón de los hechos expuestos en este punto, se evidencia el inadecuado manejo por parte del INVU de la información y custodia de los documentos referentes a los convenios suscritos para la ejecución de las obras en el Proyecto Nísperos III, lo que podría generar algún tipo de problemas, ante un eventual incumplimiento de los contratistas.



Además, lo anterior incumple lo establecido en la norma 112 del Manual sobre normas técnicas de control interno para la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización, en cuanto señala que toda operación o transacción financiera o administrativa deberá respaldarse y justificarse suficientemente con documentos originales.


2.2 Sobre los contratos de preadjudicación otorgados a
los beneficiarios de la Primera Etapa del Proyecto
Nísperos III


2.2.1 Acuerdos de Junta Directiva del INVU respecto
de los contratos de preadjudicación



a) En el inciso 5 del artículo X de la
sesión ordinaria de Junta Directiva del INVU, Nº 4376 celebrada el 13 de enero de 1994, se acordó aprobar en términos generales el contrato de preadjudicación de lotes, con el propósito de disminuir las invasiones en las reservas propiedad de ese Instituto y de formalizar el compromiso de adquisición de lotes mediante este tipo de contrato.



Posteriormente, en el inciso 7) del artículo XXI de la sesión ordinaria Nº 4404 del 28 de abril de 1994, ese órgano colegiado autorizó al Departamento de Administración de Bienes del INVU, para otorgar contratos de preadjudicación, entre otros, a los beneficiarios del Proyecto Nísperos III, ubicado en San Francisco de Heredia.



b) En virtud de lo acordado en las citadas
sesiones de Junta Directiva del INVU, esta Contraloría le solicitó a la Licda. Felicia Espinoza Hernández, Jefe del Departamento de Administración de Bienes de ese Instituto, indicar si se habían otorgado contratos de preadjudicación para la Primera Etapa del Proyecto Nísperos III.



Sobre el particular, la Licda. Espinoza Hernández en nota Nº DAB-753-97 del 12 de junio de 1997, señaló que el trámite fue realizado por la Subgerencia General del INVU, por lo que en los archivos de ese Departamento no se cuenta con un listado o copia de los contratos de preadjudicación en comentario. Asimismo, mediante nota Nº DAB-0798-97 del 23 de junio de ese mismo año, la Licda. Espinoza indicó a este órgano contralor que desconocía los motivos por los cuales la Jefatura del citado Departamento, en esa oportunidad, no acató lo acordado por la Junta Directiva del INVU en las referidas sesiones.



c) De conformidad con lo antes expuesto, se
le consultó sobre el asunto de marras al Ing. Gerardo Ramírez González, entonces Subgerente General del INVU, quien mediante nota Nº SGG-186-97-C del 17 de junio de 1997, señaló lo que se transcribe a continuación:



"... Primero que nada debo aclarar que el suscrito asumió la Subgerencia General del INVU el 1º de diciembre de 1994. Tengo entendido que la Administración pasada otorgó en los primeros meses de 1994 contratos de preadjudicación en el proyecto Nísperos III; sin embargo no hemos podido localizar en la Subgerencia listas de esos contratos con la información solicitada por ustedes.../ 3.- En cuanto a lo que afirma la Lic. Felicia Espinoza Hernández de que la Subgerencia General, en ese entonces a cargo del Arq. Hermann Goyenaga Briceño, tramitó esas preadjudicaciones, le transcribo en lo conducente informe de hoy que me fuera remitido por el citado Arq Goyenaga:/ ´...indico que fue delegado por la Junta Directiva al Depto de Administración de Bienes, y asimismo dicha dependencia coordinó con la Comisión Especial de Vivienda dicha labor, por cuanto era esta institución la que tenía a su cargo el proyecto desde el punto de vista social.../ Cabe agregar que por delegación de Junta Directiva comparecí a firmar los documentos de preadjudicación de dicho proyecto, y los mismos fueron devueltos a la C.E.V. para lo correspondiente. Ignoro si el INVU dejó alguna lista al respecto./ Consulté además con el Lic. Jorge Mora Ramírez, antiguo Jefe del Depto. de Administración de Bienes, el cual me manifestó que a él no se le remitió ninguna lista, toda vez que la CEV era la encargada de dicha labor, según los acuerdos y convenios que existían en aquella época...´./ Lamentablemente yo no estoy en capacidad de referirme a lo anterior, pues como ya lo indiqué la Subgerencia la asumí a partir del 1º/12/94 y estos hechos son anteriores a esa fecha. Además, en esa época el suscrito se desempeñaba como Jefe del Departamento de Ingeniería y Arquitectura, el cual no participaba en labores de formalización.".



d) Por otra parte, se determinó que
fotocopias de los contratos de preadjudicación concedidos por el INVU, se mantienen en custodia del Departamento Plan de Acción Inmediata de esa entidad, y al revisar una muestra de doce expedientes de los beneficiarios de la Primera Etapa del Proyecto en mención, se observó que en la fotocopia del contrato de preadjudicación respectivo se estampó el sello del Departamento de Administración de Bienes del INVU, como parte del procedimiento de autorización.



En este estudio se comprobó que para la Primera Etapa del citado Proyecto, se otorgaron contratos de preadjudicación, en cuyo trámite participó el Departamento de Administración de Bienes, la Subgerencia General y el Departamento Plan de Acción Inmediata del INVU; sin embargo, en ese trámite se evidenció la falta de controles en el manejo de la información correspondiente, así como la carencia de una adecuada coordinación entre esas unidades administrativas, lo que dificulta que los jerarcas puedan tomar decisiones efectivas y rendir cuentas sobre la labor desplegada por las unidades en referencia.



Asimismo, lo antes señalado infringe lo estipulado en la norma 110 del Manual sobre normas técnicas de control interno para la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización, la cual establece respecto de la autorización y registro de las operaciones lo siguiente:



"Se establecerán por escrito procedimientos para la autorización de operaciones financieras y administrativas así como para el registro y control de las mismas.".



2.2.2 Sobre la validez de los contratos de
preadjudicación



a) La Asesoría Legal del INVU, mediante
memorándum Nº 9400605 del 14 de junio de 1994, presenta a la Junta Directiva de ese Instituto un análisis sobre los contratos de preadjudicación, indicando lo que se transcribe:



"Consideramos que la figura del Contrato de Preadjudicación de Lotes es una figura sin asidero legal, ya que no existe una base legal ni reglamentaria. Asimismo, consideramos que es una figura insegura en todo sentido./ Por todo lo anterior, consideramos que con este contrato se da una inseguridad en cuanto a la recuperación eficaz y ejecutiva del bien inmueble ya que al no constituir una figura jurídica que obliga y sin asidero legal, tornándose difícil la utilización de las vías ejecutivas legales de recuperación./ Por lo tanto nuestra recomendación es que esta figura no se debería de aplicar, sino más bien se debería aplicar la adjudicación o en última instancia una opción de compra-venta.".



De conformidad con lo externado por la Asesoría Legal, la Junta Directiva del INVU en el artículo VIII de la sesión ordinaria Nº 4435, celebrada el 17 de agosto de 1994, dejó sin efecto el acuerdo tomado en la sesión Nº 4273 del 13 de enero de 1994, lo cual fue comunicado al Departamento de Administración de Bienes de esa institución.



El acuerdo de la sesión Nº 4435 fue rectificado en la sesión ordinaria Nº 4490 del 8 de marzo de 1995, dado que lo que se dejó sin efecto fue el acuerdo tomado en la sesión ordinaria Nº 4376 del 13 de enero de 1994, en el que se había aprobado la utilización del contrato de preadjudicación.



b) En razón de lo anterior, y ante consulta
de esta Contraloría, respecto de la existencia de una comunicación a los beneficiarios del Proyecto Nísperos III, sobre la anulación del acuerdo en referencia, la Licda. Felicia Espinoza Hernández, Jefe del Departamento de Administración de Bienes del INVU, mediante nota Nº AB-0798-97 del 23 de junio de 1997, señaló que en ese Departamento no consta documento alguno, en el cual se haya comunicado a los beneficiarios la falta de asidero legal de los mencionados contratos de preadjudicación.



A su vez, sobre el particular el Subgerente General, entonces Ing. Gerardo Ramírez González, en la ya citada nota Nº SGG-186-97-C del 17 de junio de 1997, indicó lo que se transcribe a continuación:



"... 2.- Al tomar la Junta Directiva del INVU el acuerdo de dejar sin efecto los contratos de preadjudicación, el área social de nuestra Oficina Plan de Acción Inmediata estableció relación directa con cada familia ubicada en los ranchos, para determinar si calificaban para el Sistema Financiero Nacional para la Vivienda, y también para explicarles que los contratos de preadjudicación no tenían validez.".



No obstante lo anterior, a la fecha de este estudio, se observó que el INVU no había comunicado formalmente que los contratos de preadjudicación se dejaron sin efecto, por las razones jurídicas expuestas, lo que eventualmente podría crear falsas expectativas a los actuales poseedores de los lotes en el citado Proyecto.

2.3 Algunos asuntos relacionados con los
beneficiarios de la Primera Etapa del Proyecto
Nísperos III



La Primera Etapa del Proyecto Nísperos III la conforman 137 grupos familiares, constituyéndose cada uno en beneficiario de una solución de vivienda. Al respecto, en el estudio efectuado sobre la selección y calificación de los beneficiarios, se determinó lo siguiente:



a) Con el propósito de identificar los beneficiarios
de esa Primera Etapa, este órgano contralor solicitó a las diferentes unidades del INVU, involucradas en la ejecución y administración del Proyecto en referencia, suministrar información relacionada con los casos que se encontraban anotados en los registros de esas unidades. Al respecto se observó que:



i. En los casos que se detallan en el siguiente
cuadro, el representante del grupo familiar varió:

REPRESENTANTE


Nº DE LOTE

INICIAL

FINAL

Nº DE MEMORANDUM EN

QUE SE DA LA

CONDICION DE

BENEFICIARIO





9-3

Alvarado Vega Fidel

Alvarado Ba- rrera Olman

DACYF#341-97 del 1º/4/97

DACYF#636-97 del 23/6/97

7-9

Quirós Chaves John

Hernández Alvarez Leibi

DACYF#341-97 del 1º/4/97

DACYF#636-97 del 23/6/97

M-9

Mora González María

Salas Quirós Víctor Julio

PAI-199-97 del 12/3/97

PAI-597-97 del 10/7/97



En virtud de que lo correcto es que se cite como beneficiario del Proyecto en mención, el detallado en la casilla denominada "representante final", se verificó que en memorándum Nº DACYF#341-97 del 1º de abril de 1997, el Bach. Arturo Solano Abarca, entonces Jefe del Departamento de Crédito y Formalización del INVU, reporta como beneficiarios del Proyecto a los representantes tanto iniciales como finales de los lotes Nos. 9-3 y 7-9, indicando que se encuentran analizados los expedientes de los representantes iniciales y postulados los expedientes de los representantes finales.



ii. Sobre el particular, mediante oficio Nº
DOD-120-97 del 11 de junio de 1997, este órgano contralor le solicitó al Bach. Solano Abarca referirse a ese asunto, quien por medio del memorándum Nº DACYF#636-97 del 23 de junio del 1997, señaló que esa información se consignó en forma errónea y además, indicó lo que se transcribe seguidamente:





"... Es importante dejar claro que éstos proyectos se tramitan en un plazo de tiempo muy corto a petición del nivel superior, situación que aunada a la deficiencia del personal, así como falta de tecnología, nos hace incurrir en errores al momento de brindar informes como el anterior.".



iii. Por otra parte, el Departamento Plan de
Acción Inmediata del INVU en el memorándum Nº PAI-199-97 del 12 de marzo de 1997, reporta como beneficiaria del lote M-9 a la señora María Eugenia Mora González y posteriormente, cita en el memorándum Nº PAI-597-97 del 10 de julio de 1997, como beneficiario a su esposo el señor Víctor Julio Salas Quirós.



En relación con lo anterior, no obstante que la vivienda queda incluida dentro del patrimonio familiar, es importante señalar que todas las modificaciones que se realicen del representante de un grupo familiar, deben ser motivadas o justificadas para mayor conocimiento de las unidades del INVU que participan en ese tipo de negociación, así como para facilitar el ejercicio de un adecuado control y seguimiento de la respectiva operación, y evitar la comisión de errores en la información que maneja el citado Departamento de Crédito y Formalización de ese Instituto.



iv. Finalmente, en nota Nº DN-362-97 del 5 de
junio de 1997, el Bach. Alfredo Bolaños Sánchez, funcionario del Departamento de Notariado del INVU, indicó a esta Contraloría que a ese Departamento habían ingresado 111 casos de la Primera Etapa del Proyecto Nísperos III, de los cuales 102 se encontraban formalizados; a su vez, en dicha nota se adjuntó el documento denominado "Reportes de Expedientes por Proyecto", en el cual se verificó que de los 102 casos formalizados, en 54 de ellos se indica que el lugar de localización es la Provincia de Cartago, Cantón Cartago y Distrito El Carmen, siendo lo correcto, en ese orden, Heredia, Heredia, San Francisco, como se cita en los restantes 48 casos. Al respecto, el Bach. Bolaños Sánchez indicó que se procedería a efectuar las correcciones en los registros correspondientes.



Las situaciones comentadas en los incisos anteriores, son producto de un inadecuado sistema de información y control, que incide negativamente en la documentación que se maneja de las operaciones realizadas por el INVU; además, de que inobserva lo estipulado en las normas 110 y 114 del Manual sobre normas técnicas de control interno ya citado, según se transcriben a continuación:



"110 Autorización y registro de operaciones./ Se establecerán por escrito procedimientos para la autorización de operaciones financieras y administrativas así como para el registro y control de las mismas.".



"114 Revisión y evaluación de controles internos./ En cada entidad u órgano se revisarán y evaluarán los controles internos existentes con el propósito de mejorarlos y actualizarlos.".



b) No obstante que a la fecha de este estudio, casi
todos los beneficiarios de la Primera Etapa del Proyecto Nísperos III, cumplen con los requisitos necesarios para ser calificados como tales conforme a la normativa que rige esa materia, se observó que el INVU, pese a que dos de esos beneficiarios no cumplían con todos los requisitos exigidos, pues uno tenía un bien inscrito a su nombre y el otro no contaba con un núcleo familiar, concedió un plazo adicional para que pusieran su situación a derecho.


2.4 Costos incurridos en el desarrollo de la Primera
Etapa del Proyecto Nísperos III



Las obras de la Primera Etapa del Proyecto Nísperos III, la cual consta de la construcción de 137 viviendas, fueron desarrolladas al inicio por la Asociación Coordinadora Nacional de Lucha por una Vida Digna (COPAN), y finalmente concluidas por la Asociación de Vivienda y Mejoras Nísperos 3; por lo tanto, para la determinación de los costos de esas obras se considera lo pagado a ambas asociaciones, así como los costos indirectos incurridos por el INVU en dichas obras.



Con base en la premisa antes indicada, a continuación se detallan algunos asuntos determinados en el estudio realizado al respecto.


2.4.1 Sobre los pagos efectuados y autorizados por
el INVU a COPAN



De acuerdo con lo estipulado en los convenios citados en el punto 2.1 de este informe, los pagos efectuados a COPAN se manejarían a través del Fideicomiso INVU-BANHVI, cuyos recursos se debían girar contra avance de obra, previa autorización del ingeniero designado por el INVU para tal efecto.



En relación con lo anterior, se observó lo siguiente:



a) Mediante oficio Nº DOD-62-97 del 20 de
marzo de 1997, esta Contraloría le solicitó al Ing. Gerardo Ramírez González, en esa oportunidad Subgerente General del INVU, un detalle de todos los pagos realizados a COPAN, por las obras que tuvo a cargo en el Proyecto Nísperos III. Al respecto, se recibió la nota Nº SGG-078-97-C del 31 de marzo de 1997, en la cual el Ing. Ramírez González señala que los pagos a COPAN fueron realizados a través del Fideicomiso INVU-BANHVI; sin embargo, como complemento a esa nota, el 12 de mayo de 1997 remitió la nota Nº SGG-135-97-C, donde indicó lo que se transcribe seguidamente:



"Hemos pedido reiteradamente a la oficina del Fideicomiso INVU-BANHVI la información referente a los cheques, pues no corresponde al suscrito la custodia de tal información, indicándonos que están haciendo los esfuerzos posibles por ordenar y chequear la información que tienen y remitirla a ustedes cuanto antes.".



En virtud de lo indicado en los citados convenios y de lo dispuesto por la Ley del Sistema Financiero Nacional para la Vivienda de que es responsabilidad de la entidad autorizada respectiva ejercer, por medio de profesionales idóneos, la fiscalización de inversión y de obras en los mencionados proyectos habitacionales, a fin de garantizar que los desembolsos correspondan al avance de obra, y detectar posibles irregularidades en la construcción de dichas obras, mediante oficio Nº 7150 del 11 de junio de 1997, este órgano contralor le reiteró al Ing. Gerardo Ramírez González, la solicitud planteada sobre el detalle de los pagos efectuados a COPAN para el desarrollo del Proyecto Nísperos III.



En tal sentido, el Ing. Ramírez González, según nota Nº SGG-187-97-C del 17 de junio de 1997, señaló lo que a continuación se transcribe:



"No corresponde al suscrito la custodia de los comprobantes de cheques pagados, sino que de acuerdo al contrato de Fideicomiso, Artículo III Cláusulas 3.1 y 3.2, y Artículo VIII Cláusula 8.3 esa responsabilidad era del fideicomiso, el cual estaba a cargo del máximo jerarca, en este caso el Presidente Ejecutivo. Así, el fideicomiso debió oportunamente establecer los controles necesarios./ Es bueno indicar, como lo dije anteriormente, que el período de desarrollo va aproximadamente de setiembre de 1993 a agosto de 1994, tramitándose en esta administración 6 cheques, de los cuales adjuntamos copia, gracias al trabajo de esclarecimiento que ha venido desarrollando el Lic. Mario Alvarez Rosales, actualmente a cargo de la oficina del Fideicomiso; el resto no se ha podido localizar y corresponden a la administración pasada. Se adjunta cuadro con la información que tenemos a la fecha así como de los comprobantes de los cheques que tenemos.".



b) Con base en la información suministrada
por el Ing. Ramírez González en la citada nota Nº SGG-187-97, se determinó que a COPAN, en el período comprendido entre agosto 1993 a diciembre 1994, el Fideicomiso INVU-BANHVI le canceló la suma de 62.642.966,02, por las obras de urbanización realizadas en el Proyecto Nísperos III, de los cuales aproximadamente 33.794.608,02 corresponden a obras efectuadas en la Primera Etapa de ese Proyecto.



Si bien es cierto, como lo apunta el Ing. Gerardo Ramírez González, que correspondía al Fideicomiso INVU-BANHVI la custodia de los documentos relativos a los pagos que éste hiciere a COPAN, al INVU también le correspondía mantener un control sobre dichos documentos, dado que el ingeniero designado por ese Instituto en el referido Proyecto, tenía como parte de sus funciones autorizar, contra avance de obra, los pagos que debía efectuar el citado Fideicomiso.


En relación con lo comentado, se evidencian débiles controles en el manejo de la documentación que respalda operaciones normales del INVU, la cual es necesaria para determinar los costos totales de los proyectos que promueva o coordine ese Instituto, así como para establecer el monto exacto invertido en esos proyectos, el cual será objeto de recuperación por esa entidad.



Además, tal situación va en detrimento de lo estipulado en las normas 110 y 113 del supracitado Manual sobre normas técnicas de control interno, las cuales se refieren, en ese orden, a la existencia de procedimientos adecuados para el registro y control de las operaciones financieras y administrativas de la institución, y al correcto archivo de los documentos que se originen de esas operaciones.


2.4.2 Sobre los pagos efectuados y autorizados por
el INVU a la Asociación de Vivienda y Mejoras
Nísperos 3



Con el propósito de cancelar las obras realizadas por la Constructora Urbanizadora El Triángulo del Norte, S.A. en la Primera Etapa del Proyecto Nísperos III, el INVU giró a nombre de la Asociación de Vivienda y Mejoras Nísperos 3, cheques por la suma de ¢180.079.348,92.



Del monto antes indicado, ¢523.107,00 corresponden a reparaciones de la casa ubicada en el lote M-11, que de acuerdo con información remitida a este órgano contralor por el Departamento Plan de Acción Inmediata del INVU, según memorándum Nº PAI-505-97 del 16 de junio de 1997, no fue construida por la mencionada empresa, sino que la hizo el INVU; por consiguiente, esa casa no está incluida entre las 137 viviendas, que se estipulan en el convenio que ampara esa Primera Etapa del Proyecto en comentario, motivo por el cual dicho gasto de reparación no debió cargarse a la construcción de esas casas.



En razón de lo anterior, del monto total cancelado por el INVU a esa Asociación, ¢179.556.241,88 corresponde a las obras de la citada Primera Etapa, de los cuales se pagó por concepto de obras de urbanización la suma de 29.525.760,88 y por la construcción de las 137 viviendas el monto de 150.030.481,00.


2.4.3 Sobre la determinación de los costos de la
Primera Etapa del Proyecto Nísperos III



a) Con base en la información suministrada
por el Ing. Gerardo Ramírez González, entonces Subgerente General del INVU, en la citada nota Nº SGG-187-97-C, de los pagos efectuados por ese Instituto a COPAN, aproximadamente 33.794.608,02 corresponden a las obras de urbanización de las 137 viviendas de la Primera Etapa del Proyecto Nísperos III, según se observa en el Anexo Nº 1 de este informe.



Ahora bien, sumando el monto anterior a los 29.525.760,88 pagados a la Asociación de Vivienda y Mejoras Nísperos 3, por concepto de obras de urbanización en esa Primera Etapa del Proyecto, y agregándole los costos indirectos, sean 7.598.444,27, los cuales de conformidad con el memorándum Nº PAI-490-97 del 11 de junio de 1997, corresponden a la aplicación del 12% sobre los costos directos, porcentaje que fue autorizado por la Subgerencia General de ese Instituto, se obtiene que el costo total de las obras de urbanización asciende a la suma de 70.918.813,17, y si se adiciona el monto de 150.030.481,00 cancelado a la Asociación de Vivienda y Mejoras Nísperos 3, por la construcción de las 137 viviendas, el total de costos de la Primera Etapa del Proyecto en referencia sería de 220.949.294,17, según se aprecia en Anexo Nº 2 de este informe.



b) El Departamento Plan de Acción Inmediata
del INVU, en memorándum Nº PAI-353-97 del 5 de mayo de 1997, suministró a este órgano contralor, según sus registros, la liquidación de los costos de la citada Primera Etapa, reportando por concepto de obras de urbanización la suma de 59.535.641,00 (24.566.122,00 girados a COPAN y 34.969.519,00 a la Asociación de Vivienda y Mejoras Nísperos 3), que al aplicarle a ese monto el 12% de los costos indirectos, produce un costo total en obras de urbanización de 66.679.918,00; el cual al sumarle el monto de 150.030.481,00 cancelado a la mencionada Asociación de Vivienda por la construcción de las 137 viviendas, da un costo total de esa Primera Etapa de 216.710.398,92.



c) De conformidad con la información
suministrada por el Departamento Plan de Acción Inmediata del INVU, se presenta una diferencia de 4.238.895,25 de menos, respecto de los cálculos efectuados por esta Contraloría, según se comentan en el inciso a) inmediato anterior. Dicha diferencia obedece a que ese Departamento reportó de menos 9.228.486,02 en relación con la denominada obra existente ejecutada por COPAN y 5.443.758,12 de más en el costo de las obras de urbanización realizadas por la Constructora El Triángulo del Norte, S.A., canceladas a través de la Asociación de Vivienda y Mejoras Nísperos 3; lo que a su vez afecta el cálculo del monto de los costos indirectos correspondientes. Ver detalle en Anexo Nº 3 del presente documento.



d) Adicionalmente, y con el propósito de
corroborar los cálculos anteriores, mediante oficio Nº DOD-111-97 del 5 de junio de 1997, esta Contraloría le solicitó al Lic. Francisco Murillo Peralta, Jefe de Contabilidad General del INVU, suministrar un detalle de la distribución de costos de la Primera Etapa del Proyecto Nísperos III.



Sobre el particular, el Lic. Murillo Peralta por medio de la nota Nº C.G. 88-97C del 5 de junio de 1997, informó que de acuerdo con los registros que se tienen en esa unidad, los costos directos de la citada Primera Etapa, según convenio de financiamiento entre el INVU y la Asociación de Vivienda y Mejoras Nísperos 3, ascienden a la suma de 204.360.503,03. Este monto es superior en 19.360.503,03 a los costos directos señalados por el Departamento Plan de Acción Inmediata y en 24.804.261,15 al monto determinado por este órgano contralor.



En virtud de lo anterior, se consultó a ese Departamento de Contabilidad General sobre las diferencias en comentario, determinándose que en la cuenta denominada "Nísperos 3-137 Viviendas", se registró la suma de ¢24.281.153,11 correspondiente a costos del Proyecto Tejarcillos, por lo que el monto correcto de costos directos de esa Etapa sería de ¢180.079.349,92; lo que fue corregido en forma inmediata por dicho Departamento, según se apreció en el asiento de diario de la contabilidad de proyectos Nº 7-01 del 28 de julio de 1997.



Así las cosas, se disminuye la diferencia de los citados costos directos a aproximadamente ¢523.108,00, respecto de los cálculos efectuados por esta Contraloría; diferencia que corresponde al monto de las reparaciones realizadas a la vivienda ubicada en el lote Nº M-11, según se comentó en el aparte 2.4.2 anterior, dado que esa suma no fue contemplada en los referidos cálculos de este órgano contralor, por no estar incluida tal reparación dentro del convenio respectivo.



A su vez, al comparar esos costos directos registrados por el Departamento de Contabilidad General con la información suministrada por el Departamento Plan de Acción Inmediata del INVU, respecto a que se le canceló 185.000.000,00 a la Asociación de Vivienda y Mejoras Nísperos 3, según lo indicado en el inciso b) anterior, dicha diferencia asciende a 4.920.650,08.



Con base en lo expuesto, sin considerar los pagos realizados por el INVU a COPAN, los costos determinados por el citado Departamento no coinciden con los costos registrados por el Departamento de Contabilidad General del INVU; dicha situación es producto del manejo de datos estimados por parte del Departamento Plan de Acción Inmediata del INVU; de los débiles controles que se tienen en ese Instituto, en cuanto al manejo financiero y administrativo de proyectos habitacionales, así como el inadecuado registro de operaciones que se originan en dichos proyectos.


3. CONCLUSIONES



De lo expuesto, se puede concluir que existen debilidades en el sistema de control interno establecido en el INVU, en relación con el manejo de la información que generan las operaciones realizadas durante el desarrollo de los proyectos habitacionales que ejecuta esa entidad. Lo que repercute en la exactitud, confiabilidad y oportunidad de la información financiera-contable y administrativa, en el eficiente manejo de los fondos públicos que le han sido asignados a ese Instituto, a fin de cumplir con los objetivos y metas propuestos.



Por lo anterior, se hace imperativo realizar un esfuerzo por el mejoramiento del sistema de control interno establecido al efecto, no sólo por las consecuencias que podría generar la pérdida de lo citados recursos, sino por la urgencia que tiene el país de solucionar los problemas de vivienda.


4. DISPOSICIONES


4.1 A la Junta Directiva



a) Emitir las directrices correspondientes, con el
propósito de que se establezcan procedimientos adecuados para el manejo y custodia de la información que se genera o se recibe en el INVU, en virtud de las operaciones y gestiones administrativas y financieras que se originan en el desarrollo de los proyectos habitacionales que lleva a cabo ese Instituto, así como para el registro y archivo de los documentos originales que respaldan tales operaciones y gestiones. Lo anterior, a fin de que ese Instituto cuente con información confiable, precisa y exacta, y se conserven los referidos documentos por el tiempo que señalen las disposiciones legales, y así cumplir con lo establecido en las normas Nos. 110, 112, 113 y 114 del Manual sobre normas técnicas de control interno para la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización. Ver punto 2.1, y comentarios al respecto en los puntos del 2.2 al 2.4 de este informe.



b) Girar instrucciones a la unidad que corresponda,
con el propósito de que se comunique formalmente a las personas que poseen contratos de preadjudicación otorgados por el INVU, sobre la invalidez de ese tipo de contratos, según pronunciamiento emitido por la Asesoría Jurídica de esa entidad, ratificado por ese órgano colegiado en sesión ordinaria Nº 4490 celebrada el 8 de marzo de 1995; lo anterior, a fin de no crear falsas expectativas de los actuales poseedores de lotes de un proyecto habitacional, previo a la formalización de las operaciones respectivas. Ver inciso b) del punto 2.2.1 de este informe.


c) Girar las instrucciones pertinentes, con el fin
de que se realice una liquidación exacta de la Primera Etapa Proyecto Nísperos III, a efecto de determinar el monto de la inversión del INVU que deberá recuperarse, de establecer correctamente los recursos girados a las asociaciones que tuvieron a cargo la construcción de las 137 viviendas de esa Etapa, y efectuar los ajustes correspondientes en los registros que se llevan sobre el particular. Ver punto 2.4 del presente informe.



d) Remitir a esta Contraloría, en el transcurso de
los próximos quince días, copia del acuerdo que tome esa Junta Directiva en relación con las disposiciones contenidas en este informe.


4.2 A la Auditoría Interna



a) Incluir en los planes anuales de trabajo de esa
Auditoría, la realización de estudios periódicos sobre el control interno que opera en el proceso de desarrollo de los proyectos habitacionales que ejecute el INVU.



b) Fiscalizar el seguimiento de las disposiciones
que se presentan en este documento, e informar a la Administración del INVU y a esta Contraloría, los resultados correspondientes y las acciones correctivas que se recomienden.


ANEXO Nº 1


DIRECCION GENERAL DE AUDITORIA


DEPARTAMENTO DE ORGANISMOS DESCENTRALIZADOS

DETALLE DE PAGOS EFECTUADOS A COPAN POR PARTE DEL INVU

PARA LAS OBRAS DE URBANIZACION EN EL PROYECTO NISPEROS III

(DE AGOSTO DE 1993 A DICIEMBRE DE 1994)


Nº DE CHEQUE

MONTO ¢

CONCEPTO

DESGLOSE ¢

CORESPONDE A 137 VIVIENDAS ¢

201

6.998.000,00

Estudio de Suelos

500.000,00

63.250,23

1/



Anteproyecto Vivienda

6.498.000,00

822.000,00

1/

202

16.037.097,00

Topografía Linderos

956.142,00

120.952,40

1/



Topografía detalles

892.275,00

112.873,20

1/



Anteproyecto urbanización

3.249.000,00

411.000,00

1/



Planos Urbanización

7.797.600,00

986.400,00

1/



Planos Vivienda

3.142.080,00

397.474,57

1/

203

400.000,00

Gestión de Permisos

400.000,00

50.600,18

1/

204

741.009,47

Plano mosaico catastral

157.329,47

19.902,25

1/



Plano catastro individual

583.680,00

73.835,79

1/

206

1.611.200,00

Plano catastro individual

1.611.200,00

203.817,54

1/

207

1.070.000,00

Plano catastro individual

1.070.000,00

135.355,49

1/

208

893.760,00

Plano Catastro individuales

893.760,00

113.061,05

1/

210

389.120,00

Plano catastro individuales

389.120,00

49.223,86

1/

212

2.496.910,53

Plano mosaico catastral

685.070,53

86.661,74

1/



Plano catastro individual

1.811.840,00

229.198,60

1/

214

346.560,00

Plano catastro individuales

346.560,00

43.840,00

1/

217

2.813.970,96

Botar árbol

35.666,76

35.666,76




Limpieza y desenraíce

2.778.304,20

2.778.304,20


218

10.370.613,23

Tubo potable PVC

477.443,40

477.443,40




Tubo potable PVC

236.285,70

236.285,70




Tubo potable PVC

104.365,53

104.365,53




Tubo potable c-76

1.929.691,61

1.929.691,61




Tubería Pluvial concreto

507.516,75

507.516,75




Tubería Pluvial concreto

419.868,70

419.868,70




Tubería Pluvial concreto

991.367,24

991.367,24




Tubería Pluvial concreto

2.790.299,05

2.790.299,05




Tubo potable PVC

53.997,60

53.997,60




Corte

519.552,40

519.552,40




Corte

2.340.225,25

2.340.225,25


219

2.010.028,24

Tubería Pluvial concreto

372.178,95

372.178,95




Tubería Pluvial concreto

194.107,76

194.107,76




Pozo pluvial

129.258,18

129.258,18




Tubo potable PVC

66.597,04

66.597,04




Tubo potable PVC

20.535,20

20.535,20




Tubo potable PVC

736.200,09

736.200,09




Tubo potable PVC

222.641,28

222.641,28




Prevista potable

39.086,48

39.086,48




Prevista potable

229.423,26

229.423,26








220

3.093.500,00

Valvula compuerta

212.445,33

212.445,33




Prevista potable

671.367,39

671.367,39




Prevista Pluvial

71.408,88

71.408,88




Acera

254.479,68

254.479,68




Previos

111.899,26

111.899,26




Accesorios Potables

492.684,25

492.684,25




Cabezal 120 cm

105.050,48

105.050,48




Muro block

117.417,00

117.417,00




Pozo Pluvial

193.887,27

193.887,27




Tragante Pluvial

183.343,36

183.343,36




Cordón y caño pecho

446.105,10

446.105,10




Cuneta

112.875,70

112.875,70




Válvula compuerta

120.536,31

120.536,31


225

3.777.466,75

Cordón y caño


4.083.747,84




Tubería concre c-76






Corte relleno con






Cordón y caño






Muro block






Cordón y caño pecho paloma





Cuneta






Previstas pluvial






Acera




226

2.339.293,47

Cordón y caño pecho


2.527.190,02




Acera






Muro block






Muro block






Tragante pluvial






Cordón y caño pecho






Cuneta






Prevista Pluvial






Acera






Conformación subrasante






Base 10 lastre




227

625.932,97

Cordón y caño pecho


676.684,30




Acera






Acera




8520077

3.278.777,52

Presup. detall. urbaniz.(349)

1.047.000,00

411.000,00




Corte relleno cont.

2.497.624,35

2.497.624,35


8520078

1.081.201,71

Tubo potable PVC 150 mm

1.168.866,71

1.168.866,71


8520079

1.267.327,12

Planos catastro individuales

1.314.423,04

166.275,12

1/



Tubo potable PVC 150 mm

55.660,32

55.660,32


Totales

61.641.768,97



33.794.608,02




Notas:

1/ Se calculó dividiendo el monto pagado por concepto entre 1083 viviendas del Proyecto y el resultado se multiplicó por las 137 viviendas de la Primera Etapa.


Fuente: Nota Nº SGG-187-97-C del 17/06/97suscrita por el Ing. Gerardo Ramírez González.



INFORME DE ACTIVIDADES VISITA DE TRABAJO AL DEPARTAMENTO
INFORME MENSUAL DE PRECIOS DE LA CARNE VACUNA
INFORME PARCIAL DE RESULTADOS DO PROXECTO PROGRAMA


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