PROJEKTPULJEN RETNINGSLINJER FOR KAPACITETSANALYSE – EN STØTTE TIL FREMME

UDKAST – d

PROJEKTPULJEN

RETNINGSLINJER FOR KAPACITETSANALYSE – en støtte til fremme af det langsigtede samarbejde

Disse retningslinjer skal ses i forlængelse af Retningslinjer for Projektpuljen, hvor der på side 21 beskrives mulighed for at få støtte til en kapacitetsanalyse af den danske organisation.

Hvad er en kapacitetsanaylse?

Det overordnede formål med en kapacitetsanalyse er at belyse ansøgerens organisatoriske og administrative kapacitet i forhold til bl.a. projektporteføljens størrelse og sammensætning, samt at understøtte den danske organisations strategiske og organisatoriske processer i forhold til det internationale udviklingsarbejde.

Kapacitetsanalysen tager sit udgangspunkt i et eller flere specifikke områder, som organisationen eller Bevillingsudvalget ønsker belyst eller vurderet.

Analysen kan se på den danske organisations partnerskaber, herunder antallet og karakteren af eksisterende og nye samarbejdspartnere. Analysen kan også undersøge organisationens folkelige forankring, interne beslutningsprocesser og arbejdet med u-landsoplysning i Danmark.

En kapacitetsanalyse foretages af en ekstern konsulent og gennemføres i tæt samarbejde med den pågældende organisation og en af Projektrådgivningens medarbejdere. Der er udarbejdet en standard Terms of Reference for den eksterne konsulent, hvori omfanget af opgaven er beskrevet. Afsnit 4 ’Scope of Work’ tilpasses den pågældende organisations situation og behov og temaer rejst af Bevillingsudvalget.

Der indgås en samarbejdsaftale mellem Projektrådgivningen og den danske organisation. Der tilføres ikke midler til den danske organisation. Det kræver ressourcer, og den danske organisation forventes således at stille med en eller to ressourcepersoner som indgår som kontaktpersoner for den eksterne konsulent og Projektrådgivningen. Det forventes desuden, at den danske organisation deltager med bl.a. repræsentanter fra dens bestyrelse i en afsluttende workshop.

Hvem kan få en kapacitetsanalyse?

Kapacitetsanalysen henvender sig først og fremmest til de danske organisationer som har 3-4 igangværende projekter (Projektpulje og Enkeltbevilling), og/eller er på vej mod en årlig omsætning på 3 mio. kroner. For organisationer som har Enkeltbevillinger og/eller er i overgangfase til en programaftale, vil en eventuel kapacitetsanalyse blive gennemført med inddragelse af Udenrigsministeriet.

Organisationer med mindre projektportefølje kan bruge andre mekanismer til kapacitetsopbygning: partnerskabsaktiviteter, rådgivning/kurser om organisationsudvikling eller anmode om et længere forløb og tilsynsbesøg/Sydbesøg.

Hvem tager initiativ til en kapacitetsanalyse?

Initiativet kan komme fra den pågældende organisation selv som del af en langsigtet strategiudvikling eller forandringsproces. Den pågældende organisation kan udfylde og indsende Ansøgningsskemaet for Kapacitetsanalyse (indsæt link) til Projektpuljen, hvori der er en beskrivelse af planer ift strategiudvikling og/eller forandringsproces og hvordan en kapacitetsanalyse vil indgå i disse.

For en organisation som sigter mod en udvidelse af projektporteføljen, således at man i løbet af 1-2 år vil have en omsætning på ca. 3 mio. årligt, kan det være hensigtsmæssigt at indtænke en kapacitetsanalyse på et relevant tidspunkt. Det vil sikre en bedre planlægning og man kan undgå forsinkelser i forhold til behandling af projektansøgningen. Organisationer kan få yderligere vejledning herom ved at kontakte Projektrådgivningen.

Initiativet til kapacitetsanalysen kan komme fra Bevillingsudvalget, hvis de – i forbindelse med sagsbehandling af ansøgninger til Projektpuljen – anser det for nødvendigt at få en samlet vurdering af den danske organisations kapacitet. I forbindelse med behandling af en indsendt ansøgning til Projektpuljen, kan Bevillingsudvalget anbefale en kapacitetsanalyse af den ansøgende organisation. Den danske organisation kan efterfølgende beslutte sig om den vil deltage eller ej.

I forhold til indsendte ansøgninger kan Bevillingsudvalget fortsat godkende ansøgninger, der ligger inden for ansøgerens demonstrerede kompetenceområde og ikke øger omsætningen for meget. Omvendt vil kapacitetsanalysen få opsættende virkning på ansøgninger, der går ud over ansøgerens kompetenceområder eller som vil øge omsætningen kraftigt.

Hvad kan en kapacitetsanalyse bruges til

Kapacitetsanalysen kan bruges umiddelbart i bevillingsprocessen som et grundlag for at vurdere om den danske organisation er i besiddelse af nødvendige strategier og redskaber til at gennemføre en projektportefølje ift. størrelsen, sektor, osv.

Den danske organisation forventes at udarbejde en handlingsplan for organisationens opfølgning på kapacitetsanalysens anbefalinger. I efterfølgende ansøgninger og genansøgninger, forventes der at organisationen gør rede for, hvordan man har forholdt sig til og arbejdet videre med kapacitetsanalysens anbefalinger i sin organisationsudvikling og kapacitetsopbygning. Det kan typisk ske i et separat følgebrev til ansøgningen, som på 1-2 sider redegør for organisationens opfølgning på handlingsplanen.

Kapacitetsanalysen skal også hjælpe den danske organisation fremadrettet til at afklare og udvikle sine strategiske mål og processer. Kapacitetsanalysen vil normalt indgå i en længere proces, hvor der arbejdes med organisationsudvikling og kapacitetsopbygning i den danske organisation og hvor partnerne også inddrages (evt. igennem Partnerskabsaktiviteter). Projektrådgivningen kan tilbyde den danske organisation rådgivning i forbindelse med opfølgning af anbefalinger.

Den danske organisations opfølgning på anbefalinger

Den danske organisation forventes at lave en handlingsplan for de anbefalinger, som der skal følges op på. Heri bør der også reflekteres over evt. anbefalinger, som organisationen ikke finder det relevant at følge op på.

Organisationer som er medlem af Projektrådgivningen kan få efterfølgende rådgivning.

Fremtidige ansøgninger til Projektpuljen

Bevillingsudvalget har adgang til kapacitetsanalyser som dermed indgår i organisationens ”track record”.

I forbindelse med efterfølgende ansøgninger, forventes organisationen at vedlægge et følgebrev som gør rede for fremskridt i forhold til handlingsplanen. I følgebrevet kan der også reflekteres over andre forhold som er belyst og som organisationen har taget stilling til – og som kunne være relevante i forhold til behandling af ansøgninger. Følgebrevet har normalt en længde på 1-2 sider.

Efter 1-2 år forventes det, at organisationen har taget højde for anbefalingerne og har implementeret dem i sin handlingsplan. Informationer om kapacitetsanalysen vil efterfølgende kunne inkorporeres i selve ansøgningen og et følgebrev vil ikke længere være nødvendigt.

Har Bevillingsudvalget alligevel behov for yderligere informationer i forbindelse med behandling af en ansøgning, gælder de samme procedurer som ved uddybende spørgsmål. (Læs mere på www.prngo.dk under Projektpuljen/Bevillingsprocessen: Sådan bliver ansøgningen vurderet)

Ansøgningsfrister og behandlingstid

Ansøgninger om kapacitetsanalyse kan indsendes til Projektpuljens tre årlige ansøgningsfrister. Ansøgningen vurderes af Bevillingsudvalget. Behandlingstid er normalt 2½ måneder. Ansøgerne får skriftligt svar direkte fra Bevillingsudvalget. (Læs mere om bevillingsprocesser i Projektpuljens retningslinjer 2009, s. 31.)

Bilag.

Ansøgningsskema til kapacitetsanalyse

Standard Terms of Reference for ekstern konsulent

Standard kontrakt for ekstern konsulent

Samarbejdsaftale mellem Projektrådgivningen og den danske organisation

Procedure-beskrivelse for kapacitetsanalyse

05.10.2010

Retningslinjer- kapacitetsanalyser - 2009

Tags: fremme af, kapacitetsanalyse, fremme, projektpuljen, støtte, retningslinjer