GUÍA DE PRÉSTAMO INTERBIBLIOTECARIO EXTERNOS JUNIO 2011 LA DIRECCIÓN

GESTIÓN DE PRÉSTAMO INTERBIBLIOTECARIO

GUÍA DE PRÉSTAMO INTERBIBLIOTECARIO: EXTERNOS

JUNIO 2011

La dirección del programa de PI es: http://europa.sim.ucm.es:81/pi/externos/

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1. CORREO

Las peticiones de Préstamo Interbibliotecario que otros centros nos hacen, pueden llegar por diversos medios: correo ordinario, fax y, sobre todo, a través de correo electrónico. En cualquiera de estos casos, la petición debe volcarse en el apartado “Peticiones” del programa de PI (Préstamo Interbibliotecario).

Pinchando en “Correo” accedemos a los mensajes, que pueden ser de diversa índole:

-Mensajes de peticiones.

-Mensajes de SSCC con instrucciones o información relativas al PI.

-Mensajes referentes a las Salidas de PI, es decir, mensajes de centros a los que hemos solicitado peticiones y que suelen aludir al estado de las mismas.

PETICIONES SOD

La mayoría de los mensajes de peticiones suelen utilizar, en el asunto, la fórmula “SOD:SOLICITUD ELECTRÓNICA DE DOCUMENTO”.

Tras ser abiertos y leídos para asegurarnos de que se trata de auténticas peticiones, se mueven a Peticiones pinchando el icono (“Mover a peticiones”).

Las peticiones SOD suelen venir bien estructuradas por campos, en cuyo caso, lo único que hay que hacer, tras comprobar que tenemos el material solicitado y que la biblioteca que lo pide está registrada en el programa, es tramitarla.

PETICIONES NO SOD

Las peticiones no SOD (a veces también ocurre con las SOD cuyos datos han sido mal introducidos por el peticionario), no vuelcan correctamente los datos en sus campos correspondientes. En este caso aparece en Publicación/Título del listado de peticiones la frase “Correo no descifrado procedente de ...”. Deberemos pues introducir manualmente los datos en sus campos correspondientes: tras pinchar el icono (“Organizar la petición por campos”), el cursor se situará en el primer campo “Su Petición” (si el mensaje no tiene número de petición pondremos la fecha que lleve la misma). Para rellenar el campo “Biblioteca” pincharemos el icono (“Elegir biblioteca”), seleccionando el centro peticionario correspondiente. Después de rellenar todos los campos no debemos olvidar pinchar el icono (“Salvar modificaciones”).

Las peticiones no SOD pueden llegar en un mensaje normal o en un archivo adjunto. En el caso de existir un archivo adjunto en un correo-e deberá imprimirse el contenido del archivo desde el mensaje de “Correo” (si pasásemos el mensaje a peticiones se perdería el archivo), e introduciremos manualmente la petición desde un registro vacío a través del icono (“Nuevo registro”). No olvidar al final borrar el correo-e.

PETICIONES DE SSCC

Aparecen directamente en el listado de peticiones pendientes de tramitar precedidas de una banderita. Normalmente aparecerá un aviso de su llegada en la pantalla inicial del programa

PETICIONES UCM (INTERCENTROS)

Los demás centros de la UCM (fuera del campus de Somosaguas) pueden solicitarnos fotocopias de artículos de revistas o préstamo de libros para un profesor u otro usuario de su centro (PAS, investigador, etc.). En este caso, en vez de prestar en Millenium el libro al carnet de la Biblioteca de Psicología PI, lo prestaremos al carnet del usuario. No obstante, en el programa de PI la petición estará a nombre del centro peticionario pues el Préstamo Interbibliotecario es un servicio sólo para instituciones.

PETICIONES RECIBIDAS POR CORREO ORDINARIO Y FAX

Las peticiones recibidas por correo ordinario y por fax deberán ser volcadas al programa de PI. Para ello utilizaremos el icono (”Nuevo registro”), introduciendo los datos en cada campo sin olvidarnos de salvar al final.

Si hay que volcar varias peticiones correspondientes a un mismo centro peticionario, una vez introducida la primera petición podemos utilizar el icono (“Salvar como nueva entrada”) para no tener que volver a rellenar el campo de biblioteca.

Tanto si la petición es volcada directamente desde correo electrónico, como si hemos tenido que organizar los campos manualmente, o volcar los datos por tratarse de una petición recibida por correo o fax, debemos comprobar que los campos “Concepto” (Fotocopias, Préstamo de libros), “Tipo de documento” (Revista, Libro, Tesis, Otros) y “Enviar por” (Correo, Fax, Correo electrónico), se corresponden con la petición. Recordar, como siempre, pinchar el icono (“Salvar modificaciones”) tras introducir los datos.

Antes de tramitar cada petición, comprobaremos en Cisne que tenemos lo que nos piden. De no ser así contestaremos inmediatamente al peticionario. Si la petición ha llegado por correo o fax, comunicaremos por teléfono la imposibilidad de servir la petición. Si la petición ha llegado por correo electrónico, mandaremos al peticionario el mensaje correspodiente de los incluidos tras el icono (“Contestar a ..... con respuesta tipo”), o bien (“Contestar a ...”) si hubiese que darles una respuesta diferente o adicional.

En ambos casos, una vez comunicado al peticionario la imposibilidad de servir la petición, la situación de la misma debe cambiarse a negativa no olvidándonos de salvar el cambio de situación. Siempre podremos recuperar las contestaciones dadas a los peticionarios a través del icono (“Ver contestaciones a esta petición”).

Las peticiones solicitadas por las bibliotecas sudamericanas serán contestadas con la respuesta tipo “artículos bibliotecas americanas” del icono , y sólo las tramitaremos y las serviremos cuando SSCC nos confirme el prepago.

2. REPRODUCCIÓN

Tras localizar el artículo, lo escanearemos según las instrucciones o lo fotocopiaremos (en los casos en que no sea posible escanearlo).

3. ALBARANES

UNA PETICIÓN

Abrimos la petición desde el listado de peticiones pendientes de tramitar (pinchar en “Publicación/Título”), ponemos el número de fotocopias en “Cantidad” y pinchamos el icono “Salvar”. El programa calculará automáticamente el importe.

Pinchamos el icono (“Asignar número de albarán”) y, después, el icono (“Preparar albarán ....”), para comprobar que está correcto. Cambiamos la situación de “Sin tramitar” a “Servido”, no olvidando salvar el cambio de situación.

DOS O MÁS PETICIONES

Si tenemos que servir varias peticiones de un mismo peticionario, las seleccionamos en el listado de peticiones sin tramitar. Pincharemos después el icono (“Asignar número de albarán a los seleccionados”). Volveremos al listado de peticiones sin tramitar, marcaremos las peticiones (ahora tienen el número de albarán en el margen derecho) y pincharemos el icono (“Marcar como servidos”).

Las peticiones realizadas por centros de la UCM se dan por servidas sin necesidad de albarán. Solamente en este caso el programa permite dar por servidas peticiones sin otorgarles previamente número de albarán.

El programa permite imprimir etiquetas con la dirección del peticionario a través del icono (“Preparar etiquetas de..............”) de la pantalla de la petición.

4. ENVÍOS

ARTÍCULOS

Las copias de los artículos se envían electrónicamente, siempre que se pueda. Los artículos se envían a través del CASILLERO. Para ello se pincha en el icono (“Contestar a ..... con respuesta tipo”). Se abre la ventana Respuestas Tipo (GPIUE):

Se adjunta el documento escaneado,
seleccionamos la casilla “dejar en el casillero”,
en el asunto: bucm-Artículo electrónico depositado en Casillero
seleccionamos la casilla de adjuntar el albarán si existe.

Se envía y se dá por servido.

LIBROS

Cuando solicitan un libro, lo prestaremos primeramente en Milenium al carnet de la Biblioteca de Psicología PI.

Si el libro ha sido solicitado por un centro de la UCM para un profesor o investigador, se prestará al carnet del mismo.

Desmagnetizamos el libro.

Pondremos la tira de papel correspondiente al préstamo de libros en la que debe quedar bien claro la fecha de devolución, nuestro número de petición y el suyo y, sobre todo, nuestra dirección.

Ponemos en el libro la petición y la copia del albarán (SÓLO EN ESTE CASO IMPRIMIMOS UNA COPIA DEL ALBARÁN) correspondiente al peticionario. Introducimos el libro en un sobre acolchado y pegamos las etiquetas de nuestra dirección y la del destinatario. Finalmente le ponemos en el sobre “certificado”.

Las peticiones de las universidades públicas de la Comunidad de Madrid y de la Biblioteca Nacional las mandaremos a SSCC , añadiendo en el extremo superior derecho de la etiqueta de dirección de SSCC “Correo interno” y, debajo, “Maleta viajera”. En la parte posterior del sobre ponemos (a lapiz) las siglas de la universidad peticionaria y el nombre del centro concreto que las ha solicitado.

Las universidades públicas de la Comunidad de Madrid para las que se utiliza este sistema de “Maleta viajera” y las siglas que las identifican son las siguientes:

UNED=UNIVERSIDAD NACIONAL DE EDUCACIÓN A DISTANCIA

UAH=UNIVERSIDAD DE ALCALÁ DE HENARES

UAM=UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE MADRID

UPM=UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE MADRID

UC3=UNIVERSIDAD CARLOS III

URJC=UNIVERSIDAD REY JUAN CARLOS

BN = Biblioteca Nacional

BN Alcalá

BN Recoletos

IE MADRID=INSTITUTO DE EMPRESA (OJO, SÓLO SEDE DE MADRID)

En cuanto a las peticiones procedentes del extranjero, enviaremos a la biblioteca peticionaria la petición (fotocopias o libro en la forma correspondiente), SIN COPIA DEL ALBARÁN.

5. DEVOLUCIONES

Cuando devuelvan un libro mandado en Préstamo Interbibliotecario, lo devolveremos en Millenium, lo magnetizaremos y registraremos su devolución en el Programa de PI mediante el icono (“Marcar como devueltos”) del apartado “Préstamos” del Menú Principal de PI.

Junio 2011

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