COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS GCOPC04 V5 1 OBJETO ESTABLECER

REC UITR P8431 11 RECOMENDACIÓN UITR P8431 COMUNICACIONES MEDIANTE
13 UNIÓN INTERNACIONAL DE TELECOMUNICACIONES OFICINA DE
27 ITUD2136S ORGANISMOS REGULADORES DE TELECOMUNICACIONES EN

3 CMR035S UNIÓN INTERNACIONAL DE TELECOMUNICACIONES CMR03
3 UNIÓN INTERNACIONAL DE TELECOMUNICACIONES OFICINA DE
4 UNIÓN INTERNACIONAL DE TELECOMUNICACIONES OFICINA DE

COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS GCOPC04 V5 1 OBJETO ESTABLECER

Comunicaciones internas y externas



GCO-PC-04

V5


  1. OBJETO:

Establecer las actividades necesarias para lograr una comunicación interna y externa eficaz para la entidad, a través de la divulgación y promoción de las acciones desarrolladas por la UAESP, en los medios de comunicación, tanto internos como externos.

  1. ALCANCE:



Este proceso inicia con el establecimiento de la necesidad de comunicación interna o externa a partir de la recepción de las solicitudes de publicación de información o generación de campaña comunicativa, evaluando la información y determinando la estrategia comunicativa a seguir.



  1. DEFINICIONES:

Afiche: Es un aviso impreso que incluye un diseño que privilegia la imagen sobre el texto y se utiliza para comunicar un mensaje de forma.


Boletín de prensa: Son informaciones con un contenido y orientación noticiosa y periodística que van dirigidos como público objetivo a los medios de comunicación (prensa, radio, televisión y portales de internet). Son multiplicadores de imagen, mensajes y actuar de los diversos frentes de acción de la Unidad.

Campaña de comunicación: Una campaña es un conjunto de estrategias comerciales para difundir y anunciar un producto o servicio.



Comunicación externa: Tiene como propósito, brindar información clara y oportuna al ciudadano, garantizar la difusión de información sobre la gestión y los resultados de la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos (UAESP) en forma amplia y transparente hacia los diferentes grupos de interés, facilitar la rendición de cuentas a la comunidad y organismos de control y posicionar la entidad, entre otros aspectos.

Comunicación Interna: La comunicación interna es la comunicación dirigida al cliente interno, es decir, al trabajador. Nace como respuesta a las necesidades de las entidades de mantener informado a su equipo humano y facilitar los procesos de motivación, manejo de clima laboral, entre otros para el mejoramiento y efectividad de la gestión.

Comunicado de Prensa: Boletín escrito que refleja la posición institucional de la entidad sobre un tema determinado y que es enviado a los medios de comunicación para su divulgación. En todos los casos, el comunicado de prensa debe ser autorizado y aprobado previamente por la dirección general de la entidad.


Correo masivo: Mecanismo a través del cual se envía una información determinada a una lista de correos electrónicos organizadas bajo un solo nombre.


Estrategia Comunicativa: Es el método como se lleva a cabo la comunicación interna y/o externa de acuerdo con las políticas establecidas en el Plan Estratégico de Comunicaciones de la Entidad, haciendo uso de las herramientas como boletines, ruedas de prensa, programas de radio, televisión, medios digitales, etc.

Estrategia Digital: Es el manejo de herramientas online que son la página web y las redes sociales, en el cual se diseña un contenido para estos dos medios de comunicación en línea.


Fondo de escritorio: Es una imagen diseñada que se coloca en el fondo de la pantalla de los computadores y que comunica un mensaje de primera mano al usuario del computador.


Material POP: Son los artículos o piezas de comunicación destinados a promocionar el nombre y los servicios de una entidad.


Medios de comunicación: Con el término medio de comunicación se hace referencia al instrumento o herramienta por el cual se realiza el proceso de comunicación.



Nota de prensa: Texto específico que da a conocer una información clara, precisa y de interés para los lectores.

Página web: Se conoce como página web al documento que forma parte de un sitio web y que suele contar con enlaces (también conocidos como hipervínculos o links) para facilitar la navegación entre los contenidos. La UAESP cuenta con su página: www.uaesp.gov.co

Pauta: Es un conjunto de espacios publicitarios que se utilizan para comunicar algo durante un periodo de tiempo determinado.


Pendón: Pieza de comunicación de manejo interno o externo, elaborado generalmente en material de banner o vinilo que se cuelga o se exhibe en un área y que promociona algún producto o servicio.


Pieza comunicativa: Es el producto impreso o digital que incluye información específica y de interés de un determinado tema, junto con un diseño, y que cumple con la función de comunicar un mensaje.

Portafolio de servicios: Pieza de comunicación impresa o digital que incluye información de los productos o servicios de una entidad o empresa a un público objetivo. Generalmente se diseña acompañado de imágenes relativas a su objeto misional y se ajusta a diferentes formatos: plegable, cuadernillo, folleto, carpeta.


Producción audiovisual: es la producción de contenidos que utilizan imágenes, video, o audio especialmente para televisión y medios digitales.

Redes sociales: son comunidades virtuales donde sus usuarios interactúan con personas de todo el mundo con quienes encuentran gustos o intereses en común. Funcionan como una plataforma de comunicaciones que permiten conectar gente, instituciones y entidades, y que les permite centralizar recursos, como fotos y vídeos, en un lugar fácil de acceder y administrado por los usuarios mismos. Para el caso de la UAESP las redes sociales utilizadas son: Facebook y Twitter.

Relaciones Interinstitucionales: Son aquellas relaciones que se establecen entre organizaciones o instituciones sean públicas y privadas para el desarrollo de un trabajo o proyecto en común, sea a largo, mediano o corto plazo.

Rueda de Prensa o Conferencia de Prensa: es un acto informativo convocado por un organismo o entidad al que están invitados los periodistas para que informen de lo que allí suceda.

Ventana emergente: Es un elemento aplicativo que se utiliza generalmente dentro de terminología web para señalar la aparición intrusiva de una nueva ventana con información de interés.


Volante: Pieza comunicativa impresa, generalmente del tamaño de media página tamaño carta, que se distribuye directamente de mano en mano a las personas en las calles y en el cual se comunica un mensaje de forma breve y concisa.


  1. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:


No

ACTIVIDADES

PUNTO DE CONTROL

RESPONSABLE

REGISTRO

1

Establecer la necesidad de comunicación interna o externa.

Enviar la solicitud de publicación de información o generación de campaña comunicativa, a través del formulario de la Intranet “Solicitudes a Comunicaciones”. La solicitud de piezas comunicativas impresas y digitales se deben realizarse con 15 días calendario de antelación a la fecha prevista en el caso que sea para entrega de material. Cuando son producciones de videos se debe enviar con 30 días calendario a la fecha prevista de la entrega del material.




Jefe de Oficina o subdirección o Profesional delegado



Solicitud a comunicaciones intranet(formulario)

2

Revisar las solicitudes de comunicación interna o externa. El personal designado de la Oficina Asesora de Comunicaciones y Relaciones Interinstitucionales, para atender la solicitud, el cual revisa a diario e informa por medio de correo electrónico al solicitante confirmando la fecha en que será atendido su requerimiento y el responsable de atender la solicitud, verificando la necesidad de comunicación interna o externa.


Si es una estrategia comunicativa pasar a la actividad No.3

Si es una pieza para publicación pasar a la actividad No.4

El jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones y Relaciones Interinstitucionales evalúa la pertinencia de las publicaciones externas con el jefe de la Oficina o subdirección. En caso de alguna observación se remite al área solicitante para su corrección. La evidencia se encuentra en los correos electrónicos.


Correo electrónico

3

Determinar la estrategia comunicativa
Crear la estrategia de comunicación con el acompañamiento del área solicitante, la cual brindara al información necesaria y texto sugerido para la elaboración de la pieza comunicativa o campaña.

La Oficina Asesora de Comunicaciones y Relaciones Interinstitucionales será la única responsable del diseño y producción de las piezas comunicativas y deberá dar estricto cumplimento al Manual de Imagen Institucional establecido por la Alcaldía Mayor de Bogotá.




Jefe de Oficina o subdirección o Profesional delegado


Solicitud a comunicaciones intranet (Formulario)

4

Elaborar la propuesta de la pieza divulgación

Realizar el diseño de la pieza de divulgación, si se trata de una nota periodística y/o comunicado de prensa, seleccionar las fotografías videos o audio que acompañan la nota y remitir propuesta para aprobación del jefe de la oficina.


Si no es una nota periodística elaborar la pieza de comunicación teniendo en cuenta la información entregada por la dependencia solicitante y acorde a lo establecido en el Manual de Imagen de la Alcaldía Mayor.


Nota: En caso de que sea necesario elaborar piezas de comunicación que sobrepasan la capacidad del equipo de la Oficina de Comunicaciones, o que se requieran para la implementación de una campaña, se hará la evaluación de la pertinencia de contratación.


jefe de la Oficina o subdirección. En caso de alguna observación se remite al área solicitante para su corrección.






Profesional a Cargo

Propuesta de Pieza y/o nota periodística

Pieza comunicativa (boletín, revistas, folletos, volantes, afiches, plegables, material POP, materiales impresos, piezas digitales y piezas de comunicación interna (protectores de pantalla, correo masivo, ventanas emergentes)


Acta de reunión con el área solicitante o la que brinda la información

5

Aprobar propuesta de comunicación
Aprobar la estrategia y las piezas diseñadas y autorizar su ejecución o publicación.


Toda información que remitan las diferentes dependencias de la UAESP será revisada y se le dará el trámite respectivo y se publicará en el medio de comunicación que defina la Oficina de Comunicaciones.




jefe de la Oficina o subdirección. En caso de alguna observación se remite al área solicitante para su corrección.

Director (a) General o quien éste delegue, subdirectores y Jefes de Oficina.


Correo Electrónico o Acta de Reunión

6

Implementar propuesta de comunicación
Realizar la publicación o implementación de la campaña en los términos definidos por la Oficina Asesora de Comunicaciones y Relaciones Interinstitucionales.





Jefe de la Oficina

Correos electrónicos


Entrega de material o piezas de comunicación- Piezas comunicativas


  1. CONTROL DE CAMBIOS:


Versión

Fecha

Descripción de la modificación

01

20/10/2010

Versión inicial

02

31/10/2011

Actualización del procedimiento

03

30/11/2012

Modificación del código, versión, alcance, insumos, normatividad, definiciones, responsabilidad y autoridad, lineamientos o políticas de operación, descripción del procedimiento, área responsable, cargo responsable, actividades, flujograma. e incorporación de actividades.

04

30/11/2015

Se ajusta el nombre, el código, se ajusta el objetivo, el alcance, se modifican los productos y las definiciones; se replantea la descripción del procedimiento.

Adicionalmente, el Procedimiento Comunicación Organizacional identificado con el código ES-GC-PCCO-03, versión 2, se incorpora a las actualizaciones del presente procedimiento.

05

23/10/2019

Se realiza actualización del procedimiento, incorporando definiciones y responsables en el proceso.



  1. AUTORIZACIONES:

NOMBRE

CARGO

FIRMA

Elaboró

Sara Gabriela Ortega Beltran

Profesional Universitario Oficina Asesora de Comunicaciones y Relaciones Interinstitucionales


Revisó

Carolina Alejandra Marín Martínez

Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones y Relaciones Interinstitucionales


Luisa Fernanda Santiago Delvasto

Contratista Oficina Asesora de Planeación


Aprobó

Marta Cecilia Murcia Chavarro

Jefe Oficina Asesora de Planeación




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5 UNIÓN INTERNACIONAL DE TELECOMUNICACIONES OFICINA DE
82 Ca158s Unión Internacional de Telecomunicaciones Oficina


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