GÄLLANDE STADGAR STYRELSENS SYNPUNKTER 29 SEPTEMBER SYNPUNKTER FRÅN JOHAN









Gällande stadgar

Styrelsens synpunkter 29 september

Synpunkter från Johan Edstav & Joachim Ahl 31 oktober

AU:s förslag 7 november





§ 1


Arkivets ändamål


Folkrörelsearkivet i Uppsala län, nedan kallat folkrörelsearkivet, utgör en ideell förening av i Uppsala län hemmahörande organisationer av folkrörelsekaraktär. Dess uppgift är att samla, inventera, bevara och vårda skrivna handlingar, trycksaker m m med anknytning till anslutna föreningar och enskilda personer.


Folkrörelsearkivet har även till uppgift att väcka intresse för folkrörelsernas historia samt stödja sådant intresse.


Om § 1 Ändamålsparagrafen

Första paragrafen, ändamålsparagrafen, föreslås ändras väsentligt till sin form. Till sitt innehåll märks att ändamålet dokumentation tillkommer.

Påpekande att ”Folkrörelsernas och dess historia”, skall vara ”deras historia”



”Uppsala län” berördes i samtalet. Inget definitivt om uttrycket ”region” är bättre för framtiden.

§ 1


Arkivets ändamål


Folkrörelsearkivet i för Uppsala län [?], nedan kallat Folkrörelsearkivet, utgör en ideell förening av i Uppsala län hemmahörande föreningar och organisationer av folkrörelsekaraktär. Folkrörelsearkivet är en partipolitiskt och i religiösa frågor obunden förening. Folkrörelsearkivet står för demokratiska värderingar och respekt för alla människors lika värde. Folkrörelsearkivet har till med uppgift:

  • att inventera, samla, förteckna, vårda och bevara arkivhandlingar,

  • att tillgängliggöra arkivhandlingar för allmänhet och forskare,

  • att väcka intresse för dokumentation och forskning om folkrörelserna och deras historia,

  • att förmedla och levandegöra den kunskap som arkivet förfogar över, genom bland annat utbildning, publikationer, seminarier och utställningar.

§ 2


Medlemskap


Medlemskap i folkrörelsearkivet är öppet för inom länet verksamma föreningar, som erlägger medlemsavgift, Uppsala läns landsting samt kommuner. Ansökan om inträde i föreningen skall göras skriftligen hos styrelsen.


Arkivet övertar, om annat inte överenskommes, äganderätten till medlems eller annan arkivbildares handlingar när organisationen har upphört, liksom enskild persons arkiv efter deponentens frånfälle.


om § 2 Medlemskap

Paragraf två, om medlemskap. Ger utrymme för att enskild person att bli medlem. Även ett stycke om att utse hedersmedlem har lagts till. Styrelsen diskuterade för eller emot det enskilda medlemskapet och vilket inflytande ett enskilt medlemskap i så fall skulle berättiga till.

Enligt den nuvarande skrivningen i paragraf fyra, så kan varje medlem företrädas av två ombud – även enskilda medlemmar. I följande paragraf har enskilda medlemmen ingen rösträtt alls. Det är otydligt. AU får i uppdrag att hitta en tydligare skrivning och överväga om den enskildas medlemskap ska se annorlunda ut när det gäller rösträtt än föreningar som är medlem (t.ex. genom att som enskild medlem vara stödmedlem, men inte röstberättigad).

En annan svårtolkad fråga är om Region Uppsala kommer att vara medlem? Stadgarna ger regionen rösträtt och plats i styrelsen, men är inte entydigt beskrivet som medlem. Det behöver tydliggöras att region Uppsala har rätt att delta på årsmötetstämman och ingå i styrelsen. Föreslås att befogenhet att acceptera medlemsansökningar överlåts till arkivchefen (en sådan delegation finns idag).

Även här ”inom länet”. Ändra till regionen?


Renodla medlemskapet. Bara föreningar. Inte regionen, kommuner och landsting. Inte heller enskilda medlemmar.


”Stödmedlem” otydligt och farligt ord. Enskilda intressenter ett alternativ.


”Deponent” och ”deponi” bör definieras som en roll och beskrivas i en särskild paragraf.


En separat vänförening ”Folkrörelsehistoriens vänner” för enskilda medlemmar är i så fall att föredra. Två olika funktioner. Föreningarna har ett intresse av att garantera ett fungerande bevarande av de egna handlingarna i arkiv. En vänförening kan stödja arkivets verksamhet ekonomiskt och genom volontärarbete.


En särskild paragraf för att ange finansieringsmodell – regionens anslag ska skrivas in.

(i AU:s förslag 7 november lämnas utrymme för en skrivning om detta i § 14 Ekonomi och finansiering)

§ 2


Medlemskap


Medlemskap i Folkrörelsearkivet är öppet för inom länet verksamma föreningar och organisationer, samt enskilda personer som önskar stödja föreningen. Ansökan om inträde i föreningen ska göras skriftligen hos styrelsen.


Till hedersmedlem kan föreningen på förslag av styrelsen utse en person som särskilt verkat till förmån för föreningen.


§ 3


Medlemsavgift

Medlem i Folkrörelsearkivet erlägger den medlemsavgift som årsmötetstämman beslutar.



§ 3


Representation


Ansluten organisation företrädes vid folkrörelsearkivets årsmöten av två (2) ombud. Uppsala läns landsting och kommuner företrädes likaledes av två (2) ombud vardera. Ombuden utgör folkrörelsearkivets representantskap, som är folkrörelsearkivets högsta beslutande organ och som väljer styrelse.

Om §§ 4–5, föreningsmöte och årsmöte

Styrelsen diskuterade terminologin kring årsmöten, extra årsmöten, föreningsmöten, men med en konsensus kring att det skall vara möjligt att kunna kalla till ordinarie högsta stämma och vid behov extra stämma av samma dignitet inom ett och samma år. Arbetsutskottet uppdrogs att fundera vidare över lämplig terminologi.

”Justeringsmän” bör ändras till ”justerare”, ”röstkontrollanter” bör ändras till ”rösträknare” och ordet ”befullmäktigad” kan utgå. Att varje ombud har rätt att avge en röst, skall framgå.

På grund av logistiken kring utskick mildrades förslagets skrivning om att kallelse till årsmötet skall utgå två månader i förväg, till att det skall utsändas minst en månad tidigare.

En modernisering av språkbruket som anses lämpligt, är att skriva att ordföranden har utslagsröst vid lika röstetal.

Styrelsen förordar att styrelsen i stadgarna ges utrymmet att utse ekonomisk ansvarig, kassör eller liknande befattningshavare inom sig, och att årsmötet endast väljer ordförande.

Punkt tre, bör heta ”fastställande av röstlängd”.

Ändra terminologin till stämma och årsstämma, evt enbart årsstämma.


Ändra från 'förbundets' till 'föreningens'



§ 4


Föreningsmötestämman


Föreningsmötetstämman är förbundets högsta beslutande instans och sammanträder minst en gång per år i form av årsmötestämma. Varje ansluten förening/organisation medlem företräds av två ombud som har en röst vardera. Enskild stödjande medlem och hedersmedlem har yttranderätt men ej rösträtt. Region Uppsala företräds likaledes av två ombud.

Beslut fattas med enkel majoritet, när ej annat föreskrivs i stadgarna. Vid lika

röstetal avgör ordförandens röst, utom vid personval där lotten avgör efter sluten omröstning.

Extra föreningsmötestämma ska sammankallas om styrelsen, revisorerna eller minst en tiondel av medlemmarna begär det.


Vid extra möte stämma kan endast de frågor behandlas som angetts i kallelsen till mötet. Kallelse till sådant mötestämma görs senast två veckor före mötetstämman.


§ 4


Representantskapets möten


Representantskapet sammanträder till årsmöte före maj månads utgång. Då styrelsen finner erforderligt eller då framställning därom sker av minst tio (10) anslutna organi­sationer skall representantskapet därjämte kallas till extra möte.

Skriftlig kallelse skall utfärdas senast fjorton (14) dagar före årsmöte och extra möte.


Ärenden, som avser ändring av stadgarna, ändring av årsavgift och ekonomiska frågor av vikt, får ej avgöras med mindre än att ombuden delges detta i kallelse.


Vid ordinarie årsmöte skall följande ärenden behandlas:


1. Val av sammanträdesordförande, sekreterare och justeringsmän

tillika röstkontrollanter


2. Anteckning av de närvarande och justering av röstlängd


3. Fråga om årsmötet blivit behörigen utlyst


4. Styrelsens verksamhetsberättelse och revisorernas berättelse


5. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsens ledamöter


6. Fastställande av medlemsavgift


7. Fastställande av nästkommande års budget


8. Fråga om arvode åt styrelseledamöter och revisorer


9. Val av styrelseordförande och kassör


10. Val av övriga styrelseledamöter jämte suppleanter


11. Val av revisorer jämte suppleanter


12. Val av valberedning


13. Av styrelsen eller revisorerna väckta frågor


14. Av ansluten organisation väckt fråga


Varje ombud vid representantskapets möten äger en röst. Beslut fattas med enkel majoritet av de i omröstningen deltagande samt genom öppen omröstning, såvida icke vid sammanträde förslag framställs om sluten omröstning. Vid lika röstetal gäller den mening, som mötets ordförande biträder utom vid val då lotten avgör.



§ 5


Årsmötetstämman


Års mötetstämman ska hållas före april månads utgång. Kallelse till års mötetstämman ska vara utsänd två månader före dagen för årsmötetstämman. Motioner ska vara inlämnade till styrelsen vid januari månads utgång. Varje befullmäktigat [MI: modernare ord?] ombud har en röst. Enskild stödjande medlem och hedersmedlem har yttranderätt men ej rösträtt. Beslut fattas med enkel majoritet, om ej annat stipuleras. Vid lika

röstetal gäller beslut som ordförande biträder [MI: nyare ord?], utom vid val, då lotten avgör.


Vid ordinarie års mötetstämman ska följande ärenden behandlas:


1. Val av sammanträdesordförande, sekreterare, och justeringsmän justerare

tillika samt röstkontrollanter rösträknare


2. Fastställande av dagordning


3. Anteckning av de närvarande och justering av röstlängd


4. Fråga om årsmötestämma blivit behörigen utlyst


5. Styrelsens verksamhetsberättelse och revisorernas berättelse


6. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsens ledamöter


7. Fastställande av medlemsavgift


8. Fastställande av rambudget för nästkommande år


9. Fråga om arvode åt styrelseledamöter och revisorer


10. Val av styrelseordförande och kassör**


11 . Val av övriga styrelseledamöter jämte och ersättare


12. Val av revisorer och ersättare


13. Val av valberedning


14. Behandling av inkomna motioner


15. Av ansluten medlem väckt fråga


16. Av styrelsen eller revisorerna väckta frågor


Varje ombud vid föreningsmöten äger en röst. Beslut fattas med enkel majoritet av de i omröstningen deltagande samt genom öppen omröstning, såvida icke vid sammanträde förslag framställs om sluten omröstning. Vid lika röstetal gäller den mening, som mötets ordförande biträder utom vid val då lotten avgör.

§ 5


Valberedning


Representantskapen väljer vid sitt årsmöte en valberedning. Den utgöres av fem (5) personer, av vilka en utses till sammankallande. Valberedningens förslag bifogas kallelsen till årsmötet.



Om § 6 Valberedning

Det bör föras in en skrivning om jämn könsfördelning i valberedningen.


§ 6


Valberedning


Valberedningen består av fem (5) personer, av vilka en av årsstämman utses till sammankallande av årsstämman. Valberedningens förslag bifogas stämmoårsmöteshandlingarna.


Valberedningens sammansättning ska spegla föreningens medlemssammansättning.


§ 6


Styrelsen


Folkrörelsearkivets styrelse som har sitt säte i Uppsala skall bestå av nio (9) leda­möter.


Representantskapets årsmöte väljer sex (6) ledamöter. Uppsala läns landsting och Uppsala kommun utser en ledamot vardera att ingå i styrelsen. Landsarkivarien i Uppsala ingår som ledamot i styrelsen. Ordförande och kassör utses särskilt av årsmötet.


Ordförande och kassör samt övriga av årsmötet valda ledamöter väljs på två (2) år.


För varje ledamot i styrelsen skall årsmötet, Uppsala läns landsting och Uppsala kommun utse en suppleant. Landsarkivarien utser sin suppleant.

Om § 7 Styrelsen

Dagordningen, punkt tio, talar om ersättare, men i kommande paragraf nämns inget om ersättare i styrelsen. Styrelsen når ståndpunkten att ersättare skall finnas också i en framtida styrelse, liksom det gör idag. I paragraf 7 bör därför stå ”nio ordinarie, jämte ersättare”.

Det bör tydligt framgå att styrelsen består av nio ordinarie ledamöter, och att årsmötet väljer sex av dem. Det skall också tydligt framgå att styrelsen har rätt att adjungera till styrelsemöten.

Stadgarna kan inte kräva att Region Uppsala ska utse ersättare, däremot kan stadgarna ge Region Uppsala rätt att utse ersättare.

Det framhölls som lämpligare att Uppsala kommun kan adjungeras vid behov och inte ingå som ordinarie styrelsemedlem. Diskussionen var något vacklande kring om också landsarkivet och region Uppsala ska kvarstå som styrelseledamöter eller om de bör adjungeras vid behov. Ska de betraktas som medlemmar eller som utomstående med rätt / möjlighet till insyn? (Av diskussionens olika röster framgår inte någon färdig linje i om, vid val av adjungering, antalet styrelseledamöter fortfarande skall vara fixerat till nio och om i så fall fler än sex väljs av årsmötet).

Uppsala kommun utgår från styrelsen.


Landsarkivet kvarstår som styrelsemedlem (men är inte föreningsmedlem utan styrelseledamot i egenskap av beskyddare av nationella kulturarvet, garant för professionell hantering av arkiv och, i någon mån, representerar staten som finansiär)


Regionen ökar antalet ledamöter till två eller tre. Representationen kan därmed breddas till, till exempel: Kultur och bildning, en ledamot, landstingsarkivet (tjänstemannanivå), en ledamot representation för regionens forskningsinfrastruktur (preciseras ej i stadgarna)

Inte heller regionen är föreningsmedlem utan ingår i styrelsen som huvudfinansiär av verksamheten (och som ansvarig för regional kultursamverkan)

§ 7


Styrelsen


Folkrörelsearkivets styrelse, som har sitt säte i Uppsala, ska bestå av högst tio nio (9) leda­möter samt ersättare.


Årsmötetstämman väljer sex (6) ledamöter. Regionen Uppsala och Uppsala kommun har rätt att utse utser högst tre en ledamotmöter vardera och ersättare att ingå i styrelsen. Landsarkivarien i Uppsala ingår som ledamot i styrelsen och har rätt att utse en ersättare. Ordförande och kassör utses särskilt av årsmötetstämman. Därutöver kan styrelsen adjungera ledamot.


Ordförande och kassör samt övriga av årsmötetstämman valda ledamöter väljs på två (2) år och halva antalet väljs växelvis.


För ordinarie ledamot i styrelsen ska respektive årsmötetstämman, Region Uppsala och Uppsala kommun utse en ersättare. Landsarkivarien utser sin ersättare.

§ 7


Styrelsens sammanträden


Styrelsen sammanträder när ordföranden finner det erforderligt eller när minst tre (3) ledamöter gör framställning därom för angivet ändamål.


Styrelsen får ej handlägga ärende såvida inte minst fem (5) ledamöter är närvarande.


Vid lika röstetal gäller den meningen, som biträdes av ordföranden.


Suppleanter skall kallas till sammanträde och har, om de ej ersätter ledamot, yttrande­rätt men ej rösträtt. Arkivföreståndaren, för vilken särskild instruktion utfärdas, samt Uppsala kommuns arkivarie skall, om ej styrelsen för särskilt fall annat beslutar, del­taga i styrelsens överläggningar men ej i besluten.



Om § 8 Styrelsens sammanträden

Det skall skrivas in att ordföranden har utslagsröst vid lika röstetal.

Styrelsen är beslutsför om minst fem ledamöter eller tjänstgörande ersättare är närvarande (utgående från ett antalet ledamöter är nio stycken).


§ 8


Styrelsens sammanträden


Styrelsen sammanträder i den utsträckning det behövs, dock minst två gånger per år.


Styrelsen är beslutsför om minst fem (5) tjänstgörande ledamöter är närvarande.


Ordföranden har utslagsröst vid Vid lika röstetal gäller den meningen, som biträdes av ordföranden.


Kallelse till styrelsesammanträde skall sändas till ordinarie och ersättare senast sju dagar före sammanträde. Ersättare kallas till sammanträde och har närvaro- och yttranderätt, men ej rösträtt om de ej ersätter ledamot, yttranderätt men ej rösträtt. Arkivchefen är föredragande och sekreterare i styrelsen, för vilken särskild instruktion utfärdas, ska, om ej styrelsen för särskilt fall annat beslutar, deltaga i styrelsens överläggningar men ej i besluten.


Styrelsen kan utse arbetsutskott inom sig.


§ 8


Styrelsen uppgifter


Styrelsen handhar folkrörelsearkivets angelägenheter i enlighet med dessa stadgar och de riktlinjer, som representantskapet anger.


Styrelsen anställer arkivföreståndare och övrig fast personal samt utfärdar instruktio­ner för folkrörelsearkivets skötsel.


Styrelsen skall avge verksamhetsberättelse samt budgetförslag till nästkommande års verksamhet till årsmötet. Folkrörelsearkivets räkenskaper skall föras per kalenderår.


Infoga en mening om vad styrelsen gör när den konstituerar sig (här sviker anteckningarna och minnet mig om vad som mer exakt skall tydliggöras.)

§ 9


Styrelsen uppgifter


Styrelsen handhar Folkrörelsearkivets angelägenheter i enlighet med stadgar och de riktlinjer som årsmötetstämman beslutat.


Styrelsen anställer arkivchef och övrig fast personal samt utfärdar instruktioner för Folkrörelsearkivet.


Styrelsen ska till årsmötetstämman avge verksamhetsberättelse samt budgetram till nästkommande års verksamhet. Folkrörelsearkivets räkenskaper ska föras per kalenderår.


§ 9


Firmateckning


Styrelsen beslutar om vem eller vilka som tecknar folkrörelsearkivets firma.

Om § 10 Firmateckning

Ändra från ”förbund” till ”förening”.

En diskussion uppstod om hur preciserade stadgarna behövde vara om vilka som tecknar firma och om det skall vara två i förening, eller om det kan preciseras i ett konstituerande styrelseprotokoll. Karin Hagman åtog sig att undersöka den juridiskt lämpliga formuleringen till nästa möte.

Joachim Ahl ska återkomma. Styrelsens ordförande eller två representanter från styrelsen som firmatecknare?

§ 10


Firmateckning


Styrelsen utser de personer som äger rätt att teckna förbundets föreningens firma var för sig.


Föreningens firma tecknas av styrelsen eller, om styrelsen så beslutar, av två av styrelsens ledamöter gemensamt eller av en eller flera utsedda personer.

§ 10


Revision


För granskning av folkrörelsearkivets räkenskaper och förvaltning väljes av årsmöte två (2) revisorer jämte två (2) suppleanter för dessa. Dessutom utser Uppsala läns landsting och Uppsala kommun var sin revisor jämte suppleant.



§ 11


Revision


För granskning av föreningens räkenskaper och styrelsens förvaltning utser årsmötetstämman två revisorer och två ersättare.

§ 11


Arkivlämnare


Varje organisation av folkrörelsekaraktär inom Uppsala län äger möjlighet att depo­nera eller som gåva överlämna sina handlingar till folkrörelsearkivet. Även i enskild ägo befintligt arkivmaterial med folkrörelseanknytning kan deponeras eller överlämnas som gåva.



§ 12


Arkivlämnare


Varje förening och organisation av folkrörelsekaraktär inom Uppsala län äger möjlighet att deponera eller som gåva överlämna sina handlingar till Folkrörelsearkivet. Även i enskild ägo befintligt arkivmaterial med folkrörelseanknytning kan deponeras eller överlämnas som gåva.

§ 12


Arkivaliernas användning


Arkivalierna är tillgängliga såvida deponent inte bestämt annorlunda. Begagnande får endast ske då arkivföreståndaren eller dennes medhjälpare är närvarande. Endast någon av dessa personer äger rätt att i folkrörelsearkivet uttaga eller inlägga hand­lingar. Begagnande av arkivalier och svåråtkomliga trycksaker kan dock medges insti­tution under iakttagande av inom det offentliga arkivväsendet gällande regler eller enligt särskilt styrelsebeslut.

Om § 13 Arkivaliernas användande

Förslag till ändring godkändes, men med synpunkten att den är krångligt formulerad och kan behöva en språklig översyn.


§ 13


Arkivaliernas användande


Bevarade arkiv ska vara tillgängliga för forskning och informationssökning för deponenternas behov av att eftersöka information. Arkivlämnare Deponenter och gåvogivare kan i samråd med Folkrörelsearkivet ange villkor för användande tillgänglighet till arkiv eller i arkiv förekommande information. Arkivhandlingar tillhandahålls vid särskilda forskarplatser i arkivet. och ska hanteras varsamt och enligt med iakttagande av det regelverket som utformats för forskarplatserna. Fjärrlån eller hemlån tillåts endast i undantagsfall och Utlån kan endast ske efter att skriftligt tillstånd inhämtats från av arkivchefen eller från arkivlämnare och, i det fall det rör sig om en deposition, av deponent.


Arkivet övertar, om annat inte överenskommits, äganderätten till deponerade arkiv medlems eller annan arkivbildares handlingar när föreningen / organisationen har upphört, liksom enskild persons arkiv efter deponentens frånfälle. Arkivet följer i förekommande fall de villkor för tillgängliggörande som tidigare uppställts av deponenten.

§ 13


Ekonomi


Medlemsavgift för folkrörelsearkivets medlemmar fastställes av årsmötet.


För handlingar inlämnade av inte ansluten organisation erlägges en deponeringsavgift, som fastställes av styrelsen. Befrielse från medlemsavgift och deponeringsavgift kan beviljas av styrelsen.



§ 14


Ekonomi och finansiering


Medlemsavgift fastställs av årsmötetstämman.


För inlämnade handlingar erlägges en deponeringsavgift, som fastställes av styrelsen. Befrielse från medlemsavgift och deponeringsavgift kan beviljas av styrelsen.

[regionen finansierar]


§ 14


Utträde


Ansökan om utträde ur folkrörelsearkivet göres skriftligen hos styrelsen. Utträde sker vid utgången av varje kalenderår.




§ 15


Utträde


Ansökan om utträde ställs skriftligen till styrelsen. Utträde sker vid utgången av varje kalenderår.

§ 15


Stadgeändring


Stadgeändring fordrar beslut på två på varandra följande representantskapsmöten, varav ett skall vara ordinarie årsmöte.




§ 16


Stadgeändring


Stadgeändring kräver beslut med 2/3 majoritet på två på varandra följande årsmötenstämmor, varav ett ska vara ordinarie. Förslaget till stadgeändring ska delges medlemmarna i samband med kallelsen till mötet stämman.

§ 16


Upplösning


Folkrörelsearkivet kan inte upplösas om minst två (2) av de anslutna organisationerna motsätter sig upplösning. I händelse av upplösning överlämnas arkivets tillhörigheter och tillgångar efter medgivande av inlämnande föreningar (deponenter) till lands­arkivet i Uppsala eller annat lämpligt arkiv.



§ 17


Upplösning


Beslut om upplösning av Folkrörelsearkivet ska fattas med 2/3 majoritet vid två på varandra följande årsmötenstämmor, varav det ena ska vara ordinarie. I händelse av upplösning överlämnas arkivets tillhörigheter och tillgångar efter medgivande av inlämnande deponenter till landsarkivet i Uppsala eller annat lämpligt arkiv.



14 (14)





Tags: synpunkter 29, synpunkter, stadgar, september, styrelsens, johan, gällande