Gällande stadgar |
Styrelsens synpunkter 29 september |
Synpunkter från Johan Edstav & Joachim Ahl 31 oktober |
AU:s förslag 7 november |
|
|
|
|
§ 1
Arkivets ändamål
Folkrörelsearkivet i Uppsala län, nedan kallat folkrörelsearkivet, utgör en ideell förening av i Uppsala län hemmahörande organisationer av folkrörelsekaraktär. Dess uppgift är att samla, inventera, bevara och vårda skrivna handlingar, trycksaker m m med anknytning till anslutna föreningar och enskilda personer.
Folkrörelsearkivet har även till uppgift att väcka intresse för folkrörelsernas historia samt stödja sådant intresse.
|
Om § 1 Ändamålsparagrafen Första paragrafen, ändamålsparagrafen, föreslås ändras väsentligt till sin form. Till sitt innehåll märks att ändamålet dokumentation tillkommer. Påpekande att ”Folkrörelsernas och dess historia”, skall vara ”deras historia” |
”Uppsala län” berördes i samtalet. Inget definitivt om uttrycket ”region” är bättre för framtiden. |
§ 1
Arkivets ändamål
Folkrörelsearkivet att inventera, samla, förteckna, vårda och bevara arkivhandlingar, att tillgängliggöra arkivhandlingar för allmänhet och forskare, att väcka intresse för dokumentation och forskning om folkrörelserna och deras historia, att förmedla och levandegöra den kunskap som arkivet förfogar över, genom bland annat utbildning, publikationer, seminarier och utställningar. |
§ 2
Medlemskap
Medlemskap i folkrörelsearkivet är öppet för inom länet verksamma föreningar, som erlägger medlemsavgift, Uppsala läns landsting samt kommuner. Ansökan om inträde i föreningen skall göras skriftligen hos styrelsen.
Arkivet övertar, om annat inte överenskommes, äganderätten till medlems eller annan arkivbildares handlingar när organisationen har upphört, liksom enskild persons arkiv efter deponentens frånfälle.
|
om § 2 Medlemskap Paragraf två, om medlemskap. Ger utrymme för att enskild person att bli medlem. Även ett stycke om att utse hedersmedlem har lagts till. Styrelsen diskuterade för eller emot det enskilda medlemskapet och vilket inflytande ett enskilt medlemskap i så fall skulle berättiga till. Enligt den nuvarande skrivningen i paragraf fyra, så kan varje medlem företrädas av två ombud – även enskilda medlemmar. I följande paragraf har enskilda medlemmen ingen rösträtt alls. Det är otydligt. AU får i uppdrag att hitta en tydligare skrivning och överväga om den enskildas medlemskap ska se annorlunda ut när det gäller rösträtt än föreningar som är medlem (t.ex. genom att som enskild medlem vara stödmedlem, men inte röstberättigad). En annan
svårtolkad fråga är om Region Uppsala kommer att
vara medlem? Stadgarna ger regionen rösträtt och plats i
styrelsen, men är inte entydigt beskrivet som medlem. Det
behöver tydliggöras att region Uppsala har rätt att
delta på års |
Även här ”inom länet”. Ändra till regionen?
Renodla medlemskapet. Bara föreningar. Inte regionen, kommuner och landsting. Inte heller enskilda medlemmar.
”Stödmedlem” otydligt och farligt ord. Enskilda intressenter ett alternativ.
”Deponent” och ”deponi” bör definieras som en roll och beskrivas i en särskild paragraf.
En separat vänförening ”Folkrörelsehistoriens vänner” för enskilda medlemmar är i så fall att föredra. Två olika funktioner. Föreningarna har ett intresse av att garantera ett fungerande bevarande av de egna handlingarna i arkiv. En vänförening kan stödja arkivets verksamhet ekonomiskt och genom volontärarbete.
En särskild paragraf för att ange finansieringsmodell – regionens anslag ska skrivas in. (i AU:s förslag 7 november lämnas utrymme för en skrivning om detta i § 14 Ekonomi och finansiering) |
§ 2
Medlemskap
Medlemskap
i Folkrörelsearkivet är öppet för inom länet
verksamma föreningar och organisationer, samt enskilda
personer som önskar stödja föreningen. Ansökan
om inträde i föreningen ska göras skriftligen
Till hedersmedlem kan föreningen på förslag av styrelsen utse en person som särskilt verkat till förmån för föreningen.
§ 3
Medlemsavgift Medlem
i Folkrörelsearkivet erlägger den medlemsavgift som
års
|
§ 3
Representation
Ansluten organisation företrädes vid folkrörelsearkivets årsmöten av två (2) ombud. Uppsala läns landsting och kommuner företrädes likaledes av två (2) ombud vardera. Ombuden utgör folkrörelsearkivets representantskap, som är folkrörelsearkivets högsta beslutande organ och som väljer styrelse. |
Om §§ 4–5, föreningsmöte och årsmöte Styrelsen diskuterade terminologin kring årsmöten, extra årsmöten, föreningsmöten, men med en konsensus kring att det skall vara möjligt att kunna kalla till ordinarie högsta stämma och vid behov extra stämma av samma dignitet inom ett och samma år. Arbetsutskottet uppdrogs att fundera vidare över lämplig terminologi. ”Justeringsmän” bör ändras till ”justerare”, ”röstkontrollanter” bör ändras till ”rösträknare” och ordet ”befullmäktigad” kan utgå. Att varje ombud har rätt att avge en röst, skall framgå. På grund av logistiken kring utskick mildrades förslagets skrivning om att kallelse till årsmötet skall utgå två månader i förväg, till att det skall utsändas minst en månad tidigare. En modernisering av språkbruket som anses lämpligt, är att skriva att ordföranden har utslagsröst vid lika röstetal. Styrelsen förordar att styrelsen i stadgarna ges utrymmet att utse ekonomisk ansvarig, kassör eller liknande befattningshavare inom sig, och att årsmötet endast väljer ordförande. Punkt tre, bör heta ”fastställande av röstlängd”. |
Ändra terminologin till stämma och årsstämma, evt enbart årsstämma.
Ändra från 'förbundets' till 'föreningens'
|
§ 4
Förenings
Förenings Beslut fattas med enkel majoritet, när ej annat föreskrivs i stadgarna. Vid lika röstetal avgör ordförandens röst, utom vid personval där lotten avgör efter sluten omröstning. Extra
förenings
Vid
extra
|
§ 4
Representantskapets möten
Representantskapet sammanträder till årsmöte före maj månads utgång. Då styrelsen finner erforderligt eller då framställning därom sker av minst tio (10) anslutna organisationer skall representantskapet därjämte kallas till extra möte. Skriftlig kallelse skall utfärdas senast fjorton (14) dagar före årsmöte och extra möte.
Ärenden, som avser ändring av stadgarna, ändring av årsavgift och ekonomiska frågor av vikt, får ej avgöras med mindre än att ombuden delges detta i kallelse.
Vid ordinarie årsmöte skall följande ärenden behandlas:
1. Val av sammanträdesordförande, sekreterare och justeringsmän tillika röstkontrollanter
2. Anteckning av de närvarande och justering av röstlängd
3. Fråga om årsmötet blivit behörigen utlyst
4. Styrelsens verksamhetsberättelse och revisorernas berättelse
5. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsens ledamöter
6. Fastställande av medlemsavgift
7. Fastställande av nästkommande års budget
8. Fråga om arvode åt styrelseledamöter och revisorer
9. Val av styrelseordförande och kassör
10. Val av övriga styrelseledamöter jämte suppleanter
11. Val av revisorer jämte suppleanter
12. Val av valberedning
13. Av styrelsen eller revisorerna väckta frågor
14. Av ansluten organisation väckt fråga
Varje ombud vid representantskapets möten äger en röst. Beslut fattas med enkel majoritet av de i omröstningen deltagande samt genom öppen omröstning, såvida icke vid sammanträde förslag framställs om sluten omröstning. Vid lika röstetal gäller den mening, som mötets ordförande biträder utom vid val då lotten avgör. |
|
|
§ 5
Års
Års
Vid
ordinarie års
1. Val
av sammanträdesordförande, sekreterare,
2. Fastställande av dagordning
3. Anteckning av de närvarande och justering av röstlängd
4.
Fråga om års
5. Styrelsens verksamhetsberättelse och revisorernas berättelse
6. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsens ledamöter
7. Fastställande av medlemsavgift
8. Fastställande av rambudget för nästkommande år
9. Fråga om arvode åt styrelseledamöter och revisorer
10.
Val av styrelseordförande
11 . Val
av övriga styrelseledamöter
12. Val av revisorer och ersättare
13. Val av valberedning
14. Behandling av inkomna motioner
15. Av ansluten medlem väckt fråga
16. Av styrelsen eller revisorerna väckta frågor
|
§ 5
Valberedning
Representantskapen väljer vid sitt årsmöte en valberedning. Den utgöres av fem (5) personer, av vilka en utses till sammankallande. Valberedningens förslag bifogas kallelsen till årsmötet.
|
Om § 6 Valberedning Det bör föras in en skrivning om jämn könsfördelning i valberedningen. |
|
§ 6
Valberedning
Valberedningen
består av fem
Valberedningens sammansättning ska spegla föreningens medlemssammansättning.
|
§ 6
Styrelsen
Folkrörelsearkivets styrelse som har sitt säte i Uppsala skall bestå av nio (9) ledamöter.
Representantskapets årsmöte väljer sex (6) ledamöter. Uppsala läns landsting och Uppsala kommun utser en ledamot vardera att ingå i styrelsen. Landsarkivarien i Uppsala ingår som ledamot i styrelsen. Ordförande och kassör utses särskilt av årsmötet.
Ordförande och kassör samt övriga av årsmötet valda ledamöter väljs på två (2) år.
För varje ledamot i styrelsen skall årsmötet, Uppsala läns landsting och Uppsala kommun utse en suppleant. Landsarkivarien utser sin suppleant. |
Om § 7 Styrelsen Dagordningen, punkt tio, talar om ersättare, men i kommande paragraf nämns inget om ersättare i styrelsen. Styrelsen når ståndpunkten att ersättare skall finnas också i en framtida styrelse, liksom det gör idag. I paragraf 7 bör därför stå ”nio ordinarie, jämte ersättare”. Det bör tydligt framgå att styrelsen består av nio ordinarie ledamöter, och att årsmötet väljer sex av dem. Det skall också tydligt framgå att styrelsen har rätt att adjungera till styrelsemöten. Stadgarna kan inte kräva att Region Uppsala ska utse ersättare, däremot kan stadgarna ge Region Uppsala rätt att utse ersättare. Det framhölls som lämpligare att Uppsala kommun kan adjungeras vid behov och inte ingå som ordinarie styrelsemedlem. Diskussionen var något vacklande kring om också landsarkivet och region Uppsala ska kvarstå som styrelseledamöter eller om de bör adjungeras vid behov. Ska de betraktas som medlemmar eller som utomstående med rätt / möjlighet till insyn? (Av diskussionens olika röster framgår inte någon färdig linje i om, vid val av adjungering, antalet styrelseledamöter fortfarande skall vara fixerat till nio och om i så fall fler än sex väljs av årsmötet). |
Uppsala kommun utgår från styrelsen.
Landsarkivet kvarstår som styrelsemedlem (men är inte föreningsmedlem utan styrelseledamot i egenskap av beskyddare av nationella kulturarvet, garant för professionell hantering av arkiv och, i någon mån, representerar staten som finansiär)
Regionen ökar antalet ledamöter till två eller tre. Representationen kan därmed breddas till, till exempel: Kultur och bildning, en ledamot, landstingsarkivet (tjänstemannanivå), en ledamot representation för regionens forskningsinfrastruktur (preciseras ej i stadgarna) Inte heller regionen är föreningsmedlem utan ingår i styrelsen som huvudfinansiär av verksamheten (och som ansvarig för regional kultursamverkan) |
§ 7
Styrelsen
Folkrörelsearkivets
styrelse, som har sitt
säte i Uppsala, ska
bestå av högst tio
Års
Ordförande
|
§ 7
Styrelsens sammanträden
Styrelsen sammanträder när ordföranden finner det erforderligt eller när minst tre (3) ledamöter gör framställning därom för angivet ändamål.
Styrelsen får ej handlägga ärende såvida inte minst fem (5) ledamöter är närvarande.
Vid lika röstetal gäller den meningen, som biträdes av ordföranden.
Suppleanter skall kallas till sammanträde och har, om de ej ersätter ledamot, yttranderätt men ej rösträtt. Arkivföreståndaren, för vilken särskild instruktion utfärdas, samt Uppsala kommuns arkivarie skall, om ej styrelsen för särskilt fall annat beslutar, deltaga i styrelsens överläggningar men ej i besluten.
|
Om § 8 Styrelsens sammanträden Det skall skrivas in att ordföranden har utslagsröst vid lika röstetal. Styrelsen är beslutsför om minst fem ledamöter eller tjänstgörande ersättare är närvarande (utgående från ett antalet ledamöter är nio stycken). |
|
§ 8
Styrelsens sammanträden
Styrelsen sammanträder i den utsträckning det behövs, dock minst två gånger per år.
Styrelsen
är beslutsför om minst fem
Ordföranden
har utslagsröst vid
Kallelse
till styrelsesammanträde skall sändas till ordinarie och
ersättare senast sju dagar före sammanträde.
Ersättare
Styrelsen kan utse arbetsutskott inom sig.
|
§ 8
Styrelsen uppgifter
Styrelsen handhar folkrörelsearkivets angelägenheter i enlighet med dessa stadgar och de riktlinjer, som representantskapet anger.
Styrelsen anställer arkivföreståndare och övrig fast personal samt utfärdar instruktioner för folkrörelsearkivets skötsel.
Styrelsen skall avge verksamhetsberättelse samt budgetförslag till nästkommande års verksamhet till årsmötet. Folkrörelsearkivets räkenskaper skall föras per kalenderår. |
|
Infoga en mening om vad styrelsen gör när den konstituerar sig (här sviker anteckningarna och minnet mig om vad som mer exakt skall tydliggöras.) |
§ 9
Styrelsen uppgifter
Styrelsen
handhar Folkrörelsearkivets angelägenheter i enlighet
med stadgar och de riktlinjer som års
Styrelsen anställer arkivchef och övrig fast personal samt utfärdar instruktioner för Folkrörelsearkivet.
Styrelsen
ska till års
|
§ 9
Firmateckning
Styrelsen beslutar om vem eller vilka som tecknar folkrörelsearkivets firma. |
Om § 10 Firmateckning Ändra från ”förbund” till ”förening”. En diskussion uppstod om hur preciserade stadgarna behövde vara om vilka som tecknar firma och om det skall vara två i förening, eller om det kan preciseras i ett konstituerande styrelseprotokoll. Karin Hagman åtog sig att undersöka den juridiskt lämpliga formuleringen till nästa möte. |
Joachim Ahl ska återkomma. Styrelsens ordförande eller två representanter från styrelsen som firmatecknare? |
§ 10
Firmateckning
Föreningens firma tecknas av styrelsen eller, om styrelsen så beslutar, av två av styrelsens ledamöter gemensamt eller av en eller flera utsedda personer. |
§ 10
Revision
För granskning av folkrörelsearkivets räkenskaper och förvaltning väljes av årsmöte två (2) revisorer jämte två (2) suppleanter för dessa. Dessutom utser Uppsala läns landsting och Uppsala kommun var sin revisor jämte suppleant. |
|
|
§ 11
Revision
För granskning av föreningens
räkenskaper och styrelsens förvaltning utser
års |
§ 11
Arkivlämnare
Varje organisation av folkrörelsekaraktär inom Uppsala län äger möjlighet att deponera eller som gåva överlämna sina handlingar till folkrörelsearkivet. Även i enskild ägo befintligt arkivmaterial med folkrörelseanknytning kan deponeras eller överlämnas som gåva. |
|
|
§ 12
Arkivlämnare
Varje förening och organisation av folkrörelsekaraktär inom Uppsala län äger möjlighet att deponera eller som gåva överlämna sina handlingar till Folkrörelsearkivet. Även i enskild ägo befintligt arkivmaterial med folkrörelseanknytning kan deponeras eller överlämnas som gåva. |
§ 12
Arkivaliernas användning
Arkivalierna är tillgängliga såvida deponent inte bestämt annorlunda. Begagnande får endast ske då arkivföreståndaren eller dennes medhjälpare är närvarande. Endast någon av dessa personer äger rätt att i folkrörelsearkivet uttaga eller inlägga handlingar. Begagnande av arkivalier och svåråtkomliga trycksaker kan dock medges institution under iakttagande av inom det offentliga arkivväsendet gällande regler eller enligt särskilt styrelsebeslut. |
Om § 13 Arkivaliernas användande Förslag till ändring godkändes, men med synpunkten att den är krångligt formulerad och kan behöva en språklig översyn. |
|
§ 13
Arkivaliernas användande
Bevarade
arkiv ska vara tillgängliga för forskning och
informationssökning
Arkivet
övertar, om annat inte överenskommits, äganderätten
till deponerade arkiv |
§ 13
Ekonomi
Medlemsavgift för folkrörelsearkivets medlemmar fastställes av årsmötet.
För handlingar inlämnade av inte ansluten organisation erlägges en deponeringsavgift, som fastställes av styrelsen. Befrielse från medlemsavgift och deponeringsavgift kan beviljas av styrelsen. |
|
|
§ 14
Ekonomi och finansiering
Medlemsavgift
fastställs av års
För
inlämnade handlingar erlägg [regionen finansierar]
|
§ 14
Utträde
Ansökan om utträde ur folkrörelsearkivet göres skriftligen hos styrelsen. Utträde sker vid utgången av varje kalenderår.
|
|
|
§ 15
Utträde
Ansökan om utträde ställs skriftligen till styrelsen. Utträde sker vid utgången av varje kalenderår. |
§ 15
Stadgeändring
Stadgeändring fordrar beslut på två på varandra följande representantskapsmöten, varav ett skall vara ordinarie årsmöte.
|
|
|
§ 16
Stadgeändring
Stadgeändring kräver
beslut med 2/3 majoritet på två på varandra
följande års |
§ 16
Upplösning
Folkrörelsearkivet kan inte upplösas om minst två (2) av de anslutna organisationerna motsätter sig upplösning. I händelse av upplösning överlämnas arkivets tillhörigheter och tillgångar efter medgivande av inlämnande föreningar (deponenter) till landsarkivet i Uppsala eller annat lämpligt arkiv. |
|
|
§ 17
Upplösning
Beslut
om upplösning av Folkrörelsearkivet ska fattas med 2/3
majoritet vid två på varandra följande
års |
Tags: synpunkter 29, synpunkter, stadgar, september, styrelsens, johan, gällande