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PROCEDIMIENTO DE DIVULGACION

Ministerio de Hacienda

Dirección General de Aduanas

Dirección de Gestión Técnica

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PROCEDIMIENTO PARA DIVULGACION DE DOCUMENTOS A LOS AUXILIARES DE LA FUNCION PUBLICA ADUANERA POR MEDIO DE LA RED DE VALOR AGREGADO (VAN)

















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Serie de Normas y Procedimientos

23 de abril de 2007


  1. OBJETIVO


Establecer el procedimiento para el traslado de Circulares y Resoluciones de alcance general a los Auxiliares de la Función Pública Aduanera a través de la VAN (Red de Valor Agregado) del Ministerio de Hacienda.


  1. ALCANCE


Este procedimiento está dirigido a los funcionarios de la Dirección General de Aduanas encargados del traslado, entrega y divulgación propiamente de las circulares y resoluciones emitidas por sus distintas Direcciones.


  1. REQUISITOS PREVIOS.


Los requisitos que deben cumplirse para los funcionarios responsables de la divulgación de documentos emitidos por la Dirección General de Aduanas serán los siguientes:









  1. RESPONSABILIDADES


Cada Dirección deberá designar un encargado del traslado y entrega de la documentación por divulgar al encargado de la divulgación, siendo su responsabilidad que la misma se encuentre debidamente firmada por quien corresponde.


El funcionario encargado de la divulgación, ubicado en el Area de Presupuesto de la Dirección General de Aduanas, será responsable por el envío correcto de los documentos a los Auxiliares de la Función Pública Aduanera.




  1. PROCESO


Para la ejecución del proceso de divulgación se deberá cumplir lo siguiente:


  1. Debidamente aprobada y firmada la resolución o circular, el funcionario designado por cada dependencia trasladará al encargado de divulgación una copia del mismo donde conste que el documento fue firmado por la jefatura responsable.


  1. El funcionario responsable de la divulgación registrará el documento recibido en la bitácora que, para tal efecto llevará y dejará constancia del recibido conforme del documento a divulgar en una copia del mismo que le aporte el funcionario designado para el traslado del documento.


  1. El funcionario encargado de la divulgación deberá proceder al escaneo y envío del mismo de manera inmediata o a más tardar el día hábil siguiente del recibido.


  1. Para escanear el documento, se procederá de la siguiente forma:


4.1) Enciende la computadora desde su sitio de trabajo.

4.2) Enciende también el escáner.

4.3) Coloca adecuadamente el documento a escanear.

4.4) Busca el acceso directo del escáner en el escritorio de la computadora.

4.5) Selecciona el modo de escáner en la computadora.

4.6) Se busca en la opción “punto tif” que se indica así: Tif

4.7) El documento se escanea automáticamente.

4.8) El documento se envía al sitio donde previamente se asignó para que llegaran los documentos escaneados.


  1. Una vez que el funcionario encargado de la divulgación ha escaneado el documento en formato Tif, en baja resolución y en blanco y negro, determina según el encabezado del mismo la categoría de Auxiliares a quienes va dirigido y procederá a utilizar las funciones “copiar” y, “pegar” el documento, tantas veces como Auxiliares conformen la categoría; siendo que, si va dirigido a los Agentes Aduaneros y son cuatrocientos, se deberán realizar cuatrocientas copias únicamente.


  1. Una vez que se ha clonado el archivo “n” cantidad de veces se procede a renombrar los archivos, según se detalla a continuación:


0025- numerodecircular.tif


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Ejemplo:


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En el archivo de ejemplo se muestra lo siguiente:



  1. Posteriormente se procederá a renombrar los archivos con el programa de manejo de imágenes, para lo que dará clic derecho en el Mouse y seleccionará la opción denominada “rename series”.



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Esta ventana “renames series”, nos conducirá a la ventana denominada “Template”, en la que aparece el nombre del documento en forma automática como se muestra en la siguiente imagen. Los símbolos de número (####) en el nombre deben siempre colocarse al principio para establecer la secuencia.



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En esa misma imagen, aparece la ventana “Start at” donde se debe consignar el número del casillero a partir del cual se inicia el envío.


  1. El archivo “Tif”, es generado automáticamente por el sistema, sin embargo el encargado de la divulgación tiene que realizar igual número copias de archivos como casilleros de Auxiliares sean a los que debe enviar el documento. En forma automática, el sistema procede a depositar los mismos en la carpeta creada por el personal de la Dirección de Informática con ese propósito, como se muestra en la siguiente imagen.


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  1. Luego de un determinado lapso de tiempo, los archivos puestos en la carpeta desaparecerán, esto indica que el proceso automático se ejecutó y el documento fue enviado electrónicamente a los diversos casilleros elegidos.


  1. El envío automático del documento se ejecuta dos veces al día en horarios distintos; específicamente a las 10:00 de la mañana y a las 3:00 de la tarde. Si se requiere alterar dicho horario de envío se deberá coordinar con la contraparte informática.


  1. Al ejecutarse las divulgaciones dos veces diarias, éstas llegan directamente a una carpeta ubicada en los servidores DGI-TICA, en donde existen dos Sistemas denominados PKI y VAN, siendo los segundos el medio electrónico adecuado para hacer llegar hasta los Auxiliares de la Función Pública el archivo que se desea transmitir.


  1. Se termina el proceso cuando en el servidor que opera bajo el Sistema TICA, se firman, se encriptan, se comprimen y se envían los archivos a cada destinatario.


  1. Los mensajes siempre llegarán a los diversos destinatarios, en caso de que alguno de éstos no esté conectado, el documento enviado quedará con un estatus de “no entregado al casillero” y en el momento que este Auxiliar se conecte a la VAN, el sistema descargará automáticamente todos los archivos pendientes.


  1. Ante cualquier consulta relacionada con la no recepción del documento, el encargado de divulgación deberá recomendar su descarga a través de la VAN alterna, siguiendo el procedimiento establecido en la página WEB del Ministerio de Hacienda, específicamente en el Manual de Usuario de la Red de Valor Agregado (VAN).





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