ROZDZIAŁ 8 MODYFIKOWANIE POSTACI PROJEKTU W TYM

Dział i Przepisy Ogólne Rozdział 1 Informacje Ogólne
Specyfikacja Techniczna Rozdział ii – Wymiana Nawierzchni Bitumicznej Jezdni





Rozdział 8.

Rozdział 8.

Modyfikowanie postaci projektu

W tym rozdziale:

Zmienianie wyglądu projektu

Korzystanie z Kreatora wykresu Gantta

Formatowanie poszczególnych elementów

Wstawianie rysunków i obiektów


Po wprowadzeniu do projektu potrzebnych informacji warto się zastanowić nad formatowaniem poszczególnych elementów harmonogramu. Jeżeli projekt ma być realizowany przez kilka miesięcy lub nawet lat, lepiej żeby od razu wyglądał porządnie.

Istnieją dziesiątki sposobów formatowania wyglądu elementów projektu, od tekstu po paski wykresu, linie połączeń i ramki diagramu sieciowego. Niektóre zmiany mają charakter praktyczny, inne — wyłącznie estetyczny. Można korzystać z kolorów, wprowadzać do harmonogramu rysunki i obrazy, aby coś lepiej zilustrować. Można również kopiować obrazy z pliku programu do innych dokumentów Microsoft Office — np. żeby umieścić je w raporcie. Niniejszy rozdział pozwoli nam rozwinąć nasze możliwości twórcze.

Zmienianie wyglądu projektu

Istnieje szereg praktycznych powodów do modyfikowania wyglądu harmonogramu poza samą intencją stworzenia bardziej wyrazistego obrazu. W celu udostępnienia informacji w dogodniejszy sposób można na przykład:

Jak widać, poza funkcją czysto estetyczną format elementów harmonogramu ma duży wpływ na sposób, w jaki program udostępnia informacje. Należy pamiętać, że zmiany odnoszą się tylko do aktualnie otwartego harmonogramu i będą się pojawiać zarówno na ekranie, jak i na odpowiednich wydrukach naszego projektu.

Wskazówka

Format może być zmieniany w dowolnym momencie, może też być w dowolnym momencie przywracany — nie ma to wpływu na dane w projekcie. Można na przykład zrezygnować z wyświetlania linii zależności, aby móc wydrukować raport o przydziałach zasobów, w którym linie nie będą zasłaniać listy zasobów obok każdego paska wykresu. Linie zależności można potem w dowolnym momencie przywrócić.

Liczy się konsekwencja

Wyświetlanie zbyt dużej ilości elementów w harmonogramie może przynieść skutki odwrotne od zakładanych. Wyróżnianie zadań krytycznych, dodawanie paskom wykresu kształtów końcowych oraz prezentowanie zarówno linii planu bazowego, jak i rzeczywistych wraz z zapasem czasu itd. może skomplikować obraz na wykresie. Celem formatowania elementów jest stworzenie bardziej czytelnego obrazu, a nie zaspokojenie własnych upodobań kolorystycznych.

Stworzenie spójnego modelu formatowania w danym przedsiębiorstwie ułatwi jego pracownikom poprawne odczytywanie i rozumienie harmonogramu projektu. Im częściej ten sam model formatowania będzie pojawiać się w projektach, tym szybciej wszyscy użytkownicy nauczą się poprawnie odczytywać symbole. Warto ustalić określone standardy dla formatowania projektów obowiązujące w przedsiębiorstwie i trzymać się ich.

Korzystanie z Kreatora wykresu Gantta

W kilku widokach programu można dokonywać zmian określonych elementów. W widoku Wykres Gantta istnieje specjalny kreator do formatowania różnych elementów i warto przyjrzeć mu się dokładniej, aby zdać sobie sprawę z istniejących możliwości.

Uwaga

Kreator to seria interaktywnych okien dialogowych, w których musimy odpowiadać na pytania lub dokonywać wyboru. Program korzysta z wprowadzonych danych i tworzy lub modyfikuje niektóre aspekty programu — w tym wypadku formatowanie w widoku Wykres Gantta. Produkty z rodziny Microsoft Office korzystają z kreatorów do automatyzacji wielu funkcji.

Kreatora wykresu Gantta można używać bądź w widoku Wykres Gantta, bądź w widoku Wykres Gantta — śledzenie. Zmiany dokonane w tym kreatorze stosują się tylko do utworzonego już i otwartego projektu, zatem zacząć należy od otwarcia projektu, który chcemy formatować. Następnie należy wykonać poniższe kroki:

  1. Kliknąć przycisk Kreator wykresu Gantta na standardowym pasku narzędzi lub z menu Format wybrać Kreator wykresu Gantta, aby go uruchomić. Pojawi się okno dialogowe przedstawione na rys. 8.1.

ROZDZIAŁ 8  MODYFIKOWANIE POSTACI PROJEKTU  W TYM

Rysunek 8.1. Krok 1. w kreatorze wita i informuje, do czego kreator służy

Uwaga

Cztery przyciski u dołu okna dialogowego pojawiają się w każdym oknie dialogowym kreatora. Możemy kliknąć Anuluj, aby nie zapisywać żadnych zmian, Wstecz, aby powrócić do poprzedniego kroku, Dalej, aby przejść do następnego, albo Zakończ, aby zakończyć pracę z kreatorem na informacjach wprowadzonych do danego momentu.

  1. Kliknąć Dalej, aby przejść do następnego kroku. W drugim oknie dialogowym (patrz rys. 8.2) należy wskazać kategorię informacji, którą chcemy prezentować. Można wybrać tylko jedną kategorię. Warto kliknąć każdą z nich, aby zobaczyć podgląd jej stylu prezentowany po lewej stronie okna dialogowego.:

ROZDZIAŁ 8  MODYFIKOWANIE POSTACI PROJEKTU  W TYM

Rysunek 8.2. Podgląd pozwala zorientować się, w jaki sposób poszczególne opcje formatują wykres Gantta

Uwaga

Jeżeli w drugim oknie dialogowym kreatora wybierzemy jedną z opcji Inne, pozostałe okna dialogowe odnoszą się do elementów, które chcemy wyświetlać za pomocą pasków wykresu, takich jak nazwy zasobów, daty lub informacje własne. Mamy również możliwość określenia, czy program ma wyświetlać linie określające współzależność zadań.


  1. Kliknąć przycisk opcji Niestandardowy wykres Gantta, a następnie kliknąć przycisk Dalej. Pojawi się trzecie okno dialogowe przedstawione na rys. 8.3. W tym oknie można wybrać, czy wyróżniać zadania krytyczne.

ROZDZIAŁ 8  MODYFIKOWANIE POSTACI PROJEKTU  W TYM

Rysunek 8.3. Formatowanie odróżniające zadania krytyczne od niekrytycznych pozwala wcześnie zauważyć potencjalne problemy w harmonogramie

  1. Pozostawić ustawienie domyślne Tak, proszę i kliknąć Dalej, aby otworzyć czwarte okno dialogowe przedstawione na rys. 8.4. Można w nim wybrać kolor, deseń i kształty końcowe pasków zadań krytycznych.

RROZDZIAŁ 8  MODYFIKOWANIE POSTACI PROJEKTU  W TYM
ysunek 8.4. Kształty końcowe to oznaczenia na dwóch końcach pasków wykresu

Wskazówka

Wyróżnienie zadań krytycznych pozwala na zwrócenie na nie szczególnej uwagi podczas przeglądania lub śledzenia postępów w realizacji projektu. Jeżeli nie chcemy formatować wykresu Gantta w sposób, który wyróżnia zadania krytyczne, warto skorzystać z filtru, omówionego w rozdziale 7., wyświetlającego tylko zadania krytyczne.

  1. Kliknąć każde z pól rozwijanych i wybrać żądane opcje stylu. Po zakończeniu należy kliknąć Dalej. Okno dialogowe Krok 5 przypomina okno przedstawione na rys. 8.4. W oknie tym można wybrać kolor, deseń i kształty końcowe dla pasków zadań, które nie są krytyczne.

Ostrzeżenie

Należy uważać przy wybieraniu jednolitego deseniu dla pasków wykresu, gdyż nałożone na nie linie postępu mają zazwyczaj jednolity kolor (czarny) i mogą być trudne do odróżnienia.

  1. Wybrać kombinację, która będzie wyraźnie odróżnić zadania normalne od zadań krytycznych, a następnie kliknąć Dalej. Na rys. 8.5 przedstawiono szóste okno dialogowe, w którym należy wybrać style dla pasków zadań sumarycznych. Dodatkowo w opcji Styl paska można określić grubość paska.

ROZDZIAŁ 8  MODYFIKOWANIE POSTACI PROJEKTU  W TYM

Rysunek 8.5. Grubszy pasek zakrywa kształt końcowy. Jeżeli ważne jest, aby kształty końcowe były widoczne, należy skorzystać z cieńszego stylu paska

Uwaga

Style wybrane dla pasków zadań sumarycznych powinny wyraźnie odróżniać je od pasków dla zadań normalnych i krytycznych.

  1. Kliknąć Dalej, aby otworzyć siódme okno dialogowe (patrz rys. 8.6), w którym możemy określić kolor, deseń i kształt symboli punktów kontrolnych. Dla punktów kontrolnych należy wybrać kształt odróżniający je od kształtów końcowych wybranych dla pasków wykresu, aby punkty kontrolne wyraźnie odcinały się na wykresie.


ROZDZIAŁ 8  MODYFIKOWANIE POSTACI PROJEKTU  W TYM

Rysunek 8.6. Pełne desenie uwypuklają punkty kontrolne; dzięki jaskrawym kolorom będą łatwe do zauważenia

  1. Kliknąć Dalej, aby otworzyć okno dialogowe Krok 8 (patrz rys. 8.7), i wybrać Plan bazowy i zapas czasu celem określenia dodatkowych pasków wyświetlanych na wykresie Gantta. Plan bazowy to obraz planu przed rozpoczęciem śledzenia rzeczywistych postępów, a zapas czasu to czas, który może być wykorzystany przez zadanie, zanim zmieni się ono w krytyczne.


ROZDZIAŁ 8  MODYFIKOWANIE POSTACI PROJEKTU  W TYM

Rysunek 8.7. Podgląd pozwala zorientować się, jak wyglądają nasze ustawienia


  1. Kliknąć Dalej, aby otworzyć okno dialogowe Krok 9, w którym można wybrać informacje o zadaniu wyświetlane wraz z paskami wykresu — Zasoby i daty (tylko datę zakończenia), Zasoby, Daty, Żadne, dziękuję lub Niestandardowe informacje o zadaniu. Po wybraniu Daty, jak na rys. 8.8, program wyświetli datę rozpoczęcia i datę zakończenia obok paska wykresu. Jeżeli wybierzemy powyższe ustawienie, nie będzie potrzeby pokazywania odpowiednich kolumn dla daty rozpoczęcia i zakończenia w tabeli wykresu Gantta, co pozwala na modyfikację rozmiaru wydruku harmonogramu.


ROZDZIAŁ 8  MODYFIKOWANIE POSTACI PROJEKTU  W TYM

Rysunek 8.8. Przy dużych harmonogramach warto obok pasków wykresu umieścić tekst

  1. Kliknąć Dalej, aby wyświetlić okno dialogowe Krok 13, w którym można określić, czy będą pojawiać się linie przedstawiające współzależności zadań. Ustawienie domyślne powoduje wyświetlanie linii.

  2. Kliknąć Dalej. Czternaste okno dialogowe (patrz rys. 8.9) pokaże wybrane opcje formatowania. Korzystając z przycisku Wstecz, można cofnąć się, aby wprowadzić ewentualne zmiany.


ROZDZIAŁ 8  MODYFIKOWANIE POSTACI PROJEKTU  W TYM

Rysunek 8.9. W przypadku niezadowolenia z wprowadzonych zmian można cofnąć się do okna, w którym zostały one dokonane, wprowadzić poprawki i powrócić do niniejszego okna

  1. Kliknąć przycisk Formatuj, aby zapisać zmiany. Program wyświetli końcowe okno dialogowe informujące, że formatowanie zostało zakończone.

  2. Kliknąć przycisk Zakończ działanie Kreatora, aby zamknąć okno dialogowe i zobaczyć wprowadzone zmiany.

Co za dużo, to niezdrowo

Jeżeli w oknie dialogowym Krok 9 wybrana zostanie opcja Niestandardowe informacje o zadaniu (patrz rys. 8.9), kreator otworzy trzy kolejne okna dialogowe. W tych oknach można wybrać odpowiednio wprowadzanie informacji obok normalnych pasków wykresów, inne informacje dla pasków zadań sumarycznych i jeszcze inne dla punktów kontrolnych. Kreator umożliwia umieszczenie jednych danych po lewej paska wykresu, drugich po prawej i trzecich wewnątrz samego paska. Może się skończyć na tym, że powstanie wianuszek dziewięciu informacji wokół i wewnątrz każdego paska wykresu.

Wyboru należy dokonać z listy rozwijanej w tych trzech oknach dialogowych. Informacje mogą być różne — od nazwy zadania, czasu trwania, priorytetów po procent wykonania i typy ograniczeń.

Oczywiście, jeżeli wyświetlonych zostanie dziewięć zestawów danych w obrębie pasków wykresu, wykres Gantta stanie się nieczytelny. Można skorzystać z poniższego rozwiązania. Umieścić nazwę zadania wewnątrz pasków zadań sumarycznych i normalnych, umieścić datę rozpoczęcia po lewej, a datę zakończenia po prawej pasków zadań normalnych i umieścić koszt zadań sumarycznych po prawej stronie ich pasków (ten ostatni element jest sumą kosztów wszystkich zadań pod zadaniem sumarycznym).

Możemy również modyfikować informacje dostępne dla innych osób przeglądających nasz harmonogram, zmieniając kolumny wyświetlane po lewej stronie wykresu Gantta.

Formatowanie poszczególnych elementów

Kreator wykresu Gantta pozwala na wprowadzanie zmian w kilku typowych elementach, jak paski zadań sumarycznych czy linie współzależności. Program umożliwia również oddzielne formatowanie tych elementów, stwarzając zarazem więcej opcji do wyboru. Można zmieniać styl wielu innych elementów, takich jak:

Praca z tekstem

Czasami chcemy zmienić wygląd tekstu, np. powiększyć czcionkę, aby była bardziej czytelna, skorzystać z pogrubienia dla tytułów rzędów i kolumn, lub zmienić czcionkę dla zadań sumarycznych.

Uwaga

W każdym widoku w ten sam sposób dokonujemy formatowania tekstu. W widoku Kalendarz nie możemy zmieniać czcionek, ale możemy formatować kategorie tekstu.

Program pozwala na dokonanie tych zmian, a także na szereg innych. Można nawet zmienić cały tekst w pewnej kategorii, lub tylko zmienić pojedynczy, wybrany fragment tekstu w tabeli. Można na przykład zastosować pogrubienie dla nazwy zadania początkowego punktu kontrolnego, ale nie dla wszystkich nazw zadań punktów kontrolnych.

Ostrzeżenie

Przy wprowadzaniu zmian w czcionkach i formatowaniu tekstu nie jest dostępna funkcja przywracająca poprzednie ustawienia. Jeżeli chcemy powrócić do poprzedniego wyglądu, musimy zrobić to ręcznie.

Formatowanie wybranego fragmentu tekstu

W celu sformatowania wybranego fragmentu tekstu należy:

  1. Otworzyć widok zawierający tabelę z kolumnami (np. Wykres Gantta, Obciążenie zadania lub Arkusz zasobów).

  2. Kliknąć komórkę zawierającą tekst, który chcemy formatować. Aby sformatować kilka komórek sąsiadujących, należy kliknąć pierwszą z nich, a następnie przeciągnąć myszkę, aby podświetlić komórki powyżej, poniżej, po lewej lub po prawej.

  3. Z menu Format wybrać Czcionka, aby otworzyć okno dialogowe Czcionka pokazane na rys. 8.10. Z trzech list u góry okna możemy wybrać czcionkę, jej styl, np. Kursywa lub Pogrubiony (Normalny oznacza tekst bez pogrubienia i kursywy) oraz zmienić rozmiar czcionki. Możemy wprowadzić podkreślenie, zaznaczając tę opcję, lub wybrać kolor z listy rozwijanej. W okienku podglądu możemy zobaczyć wygląd wybranych ustawień.


ROZDZIAŁ 8  MODYFIKOWANIE POSTACI PROJEKTU  W TYM

Rysunek 8.10. Program korzysta ze standardowego okna Czcionka dla Windows i większość ustawień zapewne jest użytkownikowi znana

Wskazówka

Można również skorzystać z paska narzędzi Formatowanie do zmiany czcionki, jej rozmiaru, zastosowania pogrubienia, kursywy i podkreślenia.

  1. Kliknąć OK, aby zapisać zmiany.

Nowość

Można przeglądać czcionki przed ich wprowadzeniem, jak na rys. 8.11.

RROZDZIAŁ 8  MODYFIKOWANIE POSTACI PROJEKTU  W TYM
ysunek 8.11. Podczas przeglądania czcionek w polu listy Czcionka oglądamy krój czcionki, jaka pojawi się po jej wybraniu

Stosowanie formatowania do kategorii tekstu

Do zmieniania formatu tekstu w jednej komórce lub do stosowania wyjątkowego formatu dla całej kategorii informacji, np. dla wszystkich nazw punktów kontrolnych, można wykorzystać style tekstu. Są one identyczne jak opcje formatowania opisane w poprzednim podrozdziale, lecz umożliwiają zastosowanie stylu tekstu dla wybranej kategorii tekstu.

W celu nadania tekstowi stylów tekstowego należy wykonać poniższe kroki:

  1. Z menu Format wybrać Style tekstu, aby otworzyć okno dialogowe Style tekstu pokazane na rys. 8.12.

ROZDZIAŁ 8  MODYFIKOWANIE POSTACI PROJEKTU  W TYM

Rysunek 8.12. Ustawieniem domyślnym w polu Element do zmiany jest Wszystkie, co oznacza cały tekst w harmonogramie projektu


  1. Kliknąć strzałkę obok pola Element do zmiany, aby wyświetlić dostępne opcje. Jest to jedyny element odróżniający to okno dialogowe od okna dialogowego Czcionka, prezentowanego wcześniej).

  2. Korzystając z paska przewijania, przejrzeć listę. Tekst można formatować dla takich kategorii jak tytuły wierszy i kolumn, zadania sumaryczne, zadania na ścieżce krytycznej i punkty kontrolne. Należy kliknąć żądaną kategorię.

  3. Wybrać ustawienia dla tekstu, takie jak czcionka, jej rozmiar i styl, kolor oraz podkreślenie. Po wybraniu kliknąć OK, aby zaakceptować formatowanie.

Korzystając z pola listy Element do zmiany, można przez formatowanie kategorii tekstu uwypuklić pewne kluczowe elementy, np. zadania krytyczne lub punkty kontrolne, lub zapewnić większą przejrzystość w harmonogramie, powiększając tekst lub wybierając czcionkę bardziej czytelną. Na rys. 8.13 przedstawiono harmonogram, w którym wykorzystano style tekstu dla różnych elementów, jak tytuły rzędów i kolumn, zadania krytyczne i normalne oraz zadania sumaryczne.


RROZDZIAŁ 8  MODYFIKOWANIE POSTACI PROJEKTU  W TYM
ysunek 8.13. Kursywą oznaczono zadania krytyczne, zadania sumaryczne są pogrubione

Ostrzeżenie

Nie należy przesadzać z różnorodnością czcionek w jednym harmonogramie, gdyż projekt może stać się mniej czytelny. Należy unikać używania więcej niż jednej lub dwóch czcionek w harmonogramie — lepiej skorzystać z pogrubienia i kursywy lub rozróżnienia między kategoriami z użyciem różnych rozmiarów czcionek. Warto również opracować standard formatowania używany w całym przedsiębiorstwie, aby wszystkie harmonogramy projektów miały spójny i profesjonalny wygląd.

Zmienianie pasków wykresu

Oprócz zmieniania stylów tekstu można również modyfikować wygląd pasków wykresu. Niektóre z możliwości były opisywane we wcześniejszej części niniejszego rozdziału poświęconej Kreatorowi wykresu Gantta. Zmieniać można kształt, wzór i kolor pasków, jak również styl kształtów pojawiających się na końcach pasków wykresu.

Formatowanie pasków wykresu

Formatowanie pasków wykresu jest podobne do formatowania tekstu, tu również można formatować pojedyncze paski lub całe ich kategorie, jak np. punkty kontrolne czy zadania krytyczne. Po kliknięciu wybranego zadania i wybraniu z menu Format polecenia Pasek pojawi się okno dialogowe służące do formatowania paska tego zadania. Można również, wybierając z menu Format polecenie Style pasków, otworzyć okno dialogowe do formatowania całych kategorii. W obu wypadkach możliwe są takie same opcje ustawień.


Wskazówka

Okno dialogowe Formatowanie paska można otworzyć, klikając prawym przyciskiem myszki wybrany do modyfikacji pasek i wybierając z pojawiającego się menu polecenie Formatuj pasek. Okno dialogowe Style pasków można otworzyć, klikając prawym przyciskiem myszki puste pole na wykresie Gantta i wybierając z pojawiającego się menu opcję Style pasków.

Rysunek 8.14 przedstawia okno dialogowe Formatowanie paska, a rysunek 8.15 — okno dialogowe Style pasków. W oknie Style pasków znajdują się dwie zakładki — Tekst i Paski. Ich odpowiednikami w oknie Formatowanie paska są zakładki Kształt paska i Tekst paska. W oknie Style pasków znajduje się również tabela, w której można określić kategorię zmienianych pasków i żądane zmiany.

ROZDZIAŁ 8  MODYFIKOWANIE POSTACI PROJEKTU  W TYM

Rysunek 8.14. Można modyfikować wygląd pojedynczego paska wykresu, aby zwrócić na niego uwagę

ROZDZIAŁ 8  MODYFIKOWANIE POSTACI PROJEKTU  W TYM

Rysunek 8.15. Zakładka Paski w oknie dialogowym Style Pasków pozwala na zmianę wyglądu całej kategorii zadań

Tabs for bar formatting — Zakładki do formatowania paska

Entry bar — Pasek wprowadzania



Zakładka Paski u dołu okna Style pasków umożliwia określenie kształtu, typu lub deseniu oraz koloru paska i jego kształtów końcowych, podobnie jak przy korzystaniu z Kreatora wykresu Gantta. Zakładka Tekst pozwala na umieszczenie tekstu w części zawierającej wykres w widoku Wykres Gantta. Aby zmodyfikować wygląd pasków wykresu, należy wykonać poniższe czynności:

Uwaga

Tekst można umieścić w większej ilości miejsc niż było to możliwe przy korzystaniu z Kreatora wykresu Gantta. Okno dialogowe pozwala również na umieszczenie więcej informacji obok pasków wykresu.

  1. Kliknąć zakładkę Tekst, aby wybrać informacje, które powinny się znaleźć po lewej, po prawej, powyżej, poniżej lub wewnątrz wybranej kategorii pasków wykresu (patrz rys. 8.16).

ROZDZIAŁ 8  MODYFIKOWANIE POSTACI PROJEKTU  W TYM

Rysunek 8.16. Należy pamiętać, że umieszczenie zbyt dużej ilości informacji wokół pasków wykresu może doprowadzić do zagmatwanego i nieczytelności wykresu Gantta

  1. Wybrać nazwę kategorii pasków wykresu, do której ma zostać dodany tekst. Jeżeli istnieje taka potrzeba, należy wprowadzić zmiany w kategorii w tabeli u góry okna dialogowego. Poniżej znajduje się wyjaśnienie rodzaju informacji pojawiającej się w każdej z kolumn tabeli.

  2. U dołu okna dialogowego należy wybrać miejsce, w którym ma być wprowadzona informacja. Program wyświetla strzałkę pola listy z boku okna.

  3. Wybrać tekst dla wybranej kategorii, jaki ma się pojawić w części zawierającej wykres w widoku Wykres Gantta.

  4. Kliknąć OK, aby zapisać wprowadzone zmiany.

Kolumny pojawiające się w tabeli okna Style pasków to:

Uwaga

Po kliknięciu jednej z następnych kolumn program wyświetli strzałkę pola listy po prawej stronie kolumny. Należy otworzyć pole listy, aby sprawdzić dostępne dla tych kolumn opcje.

Nowość

W programie Microsoft Project 2000 można dokonywać wpisów bezpośrednio do komórek tabeli Style pasków; nie trzeba tego robić w pasku wprowadzania.

Wskazówka

Co się stanie, gdy jedno zadanie będzie się mieściło w kilku kategoriach? Program podejmie próbę wyświetlenia wszystkich ustawień formatowania — np. jeżeli jedna kategoria ma jednolity kolor niebieski, a druga deseń, otrzymamy niebieski deseń. Jeżeli program nie będzie w stanie wyświetlić formatów razem, wyświetli pozycję znajdującą się wyżej na liście. Aby poradzić sobie z takim problemem, należy skorzystać z poleceń Wytnij wiersz i Wklej wiersz w celu zmiany kolejności wierszy w oknie dialogowym Style pasków.

Na rys. 8.17 zaprezentowano harmonogram z wierszami rozwiniętymi; czas trwania wg planu bazowego jest wyświetlany pod normalnymi paskami wykresu, a data zakończenia wg planu bazowego pojawia się po prawej stronie pasków zadań sumarycznych. Do wyświetlenia wierszy rozwiniętych i czasu trwania wg planu bazowego poniżej zadań normalnych wykorzystano ustawienia przedstawione na rys. 8.18.

ROZDZIAŁ 8  MODYFIKOWANIE POSTACI PROJEKTU  W TYM Rysunek 8.17. Dodanie wierszy do każdego zadania ułatwia korzystanie z harmonogramu

RROZDZIAŁ 8  MODYFIKOWANIE POSTACI PROJEKTU  W TYM
ysunek 8.18. W tabeli została zmieniona liczba wierszy dla zadań normalnych i dodano Czas trwania wg planu bazowego do dolnego wiersza zadań normalnych

Ustawienia w oknie dialogowym Style pasków umożliwiają szczegółowe modyfikowanie wyglądu harmonogramu oraz sposobu jego prezentacji i wydruku. Jeżeli wraz z harmonogramem wydrukujemy legendę, będzie ona odzwierciedlać wprowadzone zmiany. Pamiętać należy jednak, że zmienianie kolorów pasków wykresu nie jest przydatne na biało-czarnych wydrukach, a tworzenie zbyt wielu rodzajów formatowania, zawierających zbyt wiele zmiennych, może obniżyć czytelność harmonogramu. Wcześniej poruszona kwestia normalizacji ustawień dla całego przedsiębiorstwa ma zastosowanie również do zmian w formatowaniu pasków wykresu.


Zmiana układu wykresu Gantta

Układ wykresu Gantta odnosi się do wyglądu linii łączących zadania, formatów dat używanych w informacji wyświetlanej obok pasków wykresu, wysokości pasków wykresu oraz tego, w jaki sposób program prezentuje określone cechy pasków wykresu.

Uwaga

W widokach innych niż Wykres Gantta układ wpływa na nieco inne elementy. Na przykład w widoku Kalendarz, ma on wpływ na kolejność, w jakiej program podaje różne zadania w jednym dniu w kalendarzu, i na to, jak dzieli paski daty. W widoku Diagram sieciowy — co zostanie opisane w następnym podrozdziale — układ wpływa na linie połączeń i na to, w jaki sposób program radzi sobie z dzieleniem stron.

Aby zmodyfikować układ, należy z menu Format wybrać Układ. W widoku Wykres Gantta pojawi się okno dialogowe Układ przedstawione na rys. 8.19.

ROZDZIAŁ 8  MODYFIKOWANIE POSTACI PROJEKTU  W TYM

Rysunek 8.19. Układ wpływa w różnych widokach na różne elementy, zatem okno dialogowe Układ będzie inne w widoku Wykres Gantta, a inne w widokach Diagram sieciowy lub Kalendarz

Ostrzeżenie

Jeżeli harmonogram jest na tyle krótki, że wiele zadań trwa tylko kilka godzin, nie należy zaokrąglać pasków wykresu do pełnych dni.

Poniżej wymienione są opcje ustawień dostępnych dla wykresu Gantta:

Uwaga

W różnych krajach czy przedsiębiorstwach mogą być przyjęte różne konwencje numerowania tygodni i mogą być wymagane numery inne niż podawane przez program.

Nowość

Nowością w programie Microsoft Project 2000 są pierwsze dwa pola wyboru w części Paski okna dialogowego Układ.

Poniżej znajduje się opis pól wyboru w oknie dialogowym Układ:

Uwaga

Więcej informacji o nowych możliwościach rzutowania znajduje się w rozdziale 6.

Uwaga

Zadania podzielone to zadania, które zostały rozpoczęte, następnie przerwane i ponownie rozpoczęte. Można stworzyć zadanie podzielone, gdy np. przewiduje się przyjęcie pracowników, ale wiadomo, że dane przedsiębiorstwo, ze względów księgowych, nie zatrudnia nowych pracowników w dwóch ostatnich tygodniach roku. Więcej informacji na ten temat znajduje się w rozdziale 9. Ustawienia dla podziału w oknie dialogowym Układ pozwalają na prezentację zadań podzielonych w postaci dwóch oddzielnych pasków lub jako jeden ciągły pasek wykresu.

Po wprowadzeniu zmian w oknie dialogowym należy kliknąć OK, aby je zastosować.

Zmienianie linii siatki

Linie siatki w tabelach i wykresach to linie oddzielające okresy czasu, rzędy i kolumny, strony harmonogramu i regularne odstępy na wykresie. Na rys. 8.20 linie siatki wyznaczają regularne odstępy na wykresie, co pomaga przy odczytywaniu strony w długim harmonogramie. Pionowa linia oznaczająca bieżącą datę ma postać linii kreskowanej, a nie typowej linii kropkowanej, jaką widzieliśmy poprzednio.

ROZDZIAŁ 8  MODYFIKOWANIE POSTACI PROJEKTU  W TYM Rysunek 8.20. Wyświetlenie dodatkowych linii siatki może ułatwić odczytywanie harmonogramu

W celu modyfikacji linii siatek z menu Format należy wybrać Linie siatki. Pojawi się okno dialogowe pokazane na rys. 8.21. Opcje Wiersze wykresu Gantta, Wiersze arkusza i Kolumny arkusza na liście Linia do zmiany pozwalają na wprowadzenie linii siatki w regularnych odstępach. Na przykład, w projekcie na rys. 8.20 wiersze wykresu Gantta zostały ustawione tak, aby linie siatki były widoczne w co drugim rzędzie. Dla innych opcji z listy Linia do zmiany istnieje możliwość zmiany typu linii i koloru, ale nie odstępu. W celu zmienienia tych ustawień, należy wyróżnić rodzaj linii zmienianej i z list rozwijanych Typ i Kolor wybrać żądane ustawienia.


ROZDZIAŁ 8  MODYFIKOWANIE POSTACI PROJEKTU  W TYM

Rysunek 8.21. Tylko kilka typów linii może być ustawionych w regularnych odstępach (interwałach)

Wskazówka

W przypadku wprowadzenia poważnych zmian w oknie dialogowym Linie siatki, można rozważyć zapisanie tego pliku jako szablonu dla innych pracowników w przedsiębiorstwie. Taki szablon nie tylko pozwoli zaoszczędzić czas, ale również pomoże w zachowaniu spójności opracowań sporządzanych w przedsiębiorstwie.

Zmienianie diagramów sieciowych

W diagramie sieciowym można formatować ramki, a także kontrolować jego układ. Można modyfikować tekst umieszczony w ramkach, kontrolować liczbę pól w jednej ramce, jej kształt i rozmiar, a także ustalać grubość i kolor linii ramki.

Nowość

W programie Microsoft Project 2000 diagram sieciowy zastąpił wykres PERT, a użytkownik ma dostęp do dużo większej ilości opcji formatowania ramek diagramu niż miał w przypadku ramek wykresu PERT.

Formatowanie ramek diagramu sieciowego

Modyfikacja ramek w diagramie sieciowym przypomina formatowanie pasków wykresu na wykresie Gantta. Można ustalać kolor i styl linii samej ramki dla każdego zadania, jak również kontrolować liczbę pól w ramce, jej kształt, pionowe i poziome ustawienie tekstu wewnątrz ramki, a także rodzaj czcionki używanej w każdej komórce ramki. Z tych ustawień należy korzystać w celu wyróżnienia odpowiednich kategorii ramek.

Ostrzeżenie

Podobnie jak w wypadku tekstu zadań i pasków wykresu na wykresie Gantta, modyfikując ramki diagramu sieciowego, należy pamiętać o wprowadzanych zmianach, gdyż nie ma możliwości ich cofnięcia. Dla różnych typów zadań program sam określa kolor i rodzaj linii i może się zdarzyć, że po sformatowaniu jakiejś kategorii będzie ona wyglądać tak samo jak inna. Odpowiednie odczytanie informacji z wykresu programu jest podstawą naszego sukcesu, dlatego też należy zachować ostrożność przy zmienianiu ustawień domyślnych.

Modyfikowanie stylu ramki

Ramki można modyfikować pojedynczo lub modyfikować określoną kategorię ramek. W celu zmienienia pojedynczej ramki należy ją zaznaczyć i z menu Format wybrać Ramka, aby otworzyć okno dialogowe przedstawione na rys. 8.22.

ROZDZIAŁ 8  MODYFIKOWANIE POSTACI PROJEKTU  W TYM Rysunek 8.22. Okno dialogowe umożliwiające zmienianie wyglądu pojedynczej ramki w diagramie sieciowym

Pole Kształt umożliwia wybór jednego z 10 kształtów ramki, pole Kolor określenie koloru linii, a pole Szerokość jej szerokości. Można również wprowadzić kolor i deseń tła w ramce. Po wprowadzeniu zmian w oknie podglądu widoczny jest ich efekt. Po zakończeniu należy kliknąć OK, aby zapisać zmiany.

W celu formatowania całej kategorii, np. Krytyczne punkty kontrolne, należy skorzystać z okna dialogowego Style ramek pokazanego na rys. 8.23. Można je wyświetlić, wybierając z menu Format polecenie Style pól.

ROZDZIAŁ 8  MODYFIKOWANIE POSTACI PROJEKTU  W TYM

Rysunek 8.23. Okno dialogowe, w którym wybieramy kategorię ramki do formatowania

Typ ramki, jaki ma powstać w wyniku formatowania, należy wybrać z listy Ustawienia stylu dla. W oknie podglądu pojawią się aktualne ustawienia. Pozostałe opcje dostępne w tym polu dialogowym są takie same jak w oknie Formatowanie ramki, za wyjątkiem pola wyboru Ustaw styl filtru wyróżnienia. W programie Microsoft Project 2000 można filtrować informacje w diagramie sieciowym, jak opisano to w rozdziale 7. Zaznaczenie opcji Ustaw styl filtru wyróżnienia pozwala na ustalenie koloru stosowanego przez program przy filtrowaniu zadań na diagramie sieciowym.

Wskazówka

Jedną z informacji wyświetlanych powinna być Nazwa. W przeciwnym wypadku ciąg zadań w diagramie sieciowym będzie zupełnie nieczytelny.

Formatowanie pól w ramkach

Ustawieniem domyślnym dla ramek diagramu sieciowego jest wyświetlanie następujących informacji: Nazwa zadania, Czas trwania, Id., Data rozpoczęcia, Data zakończenia, Procent wykonania i Nazwa zasobu, jeżeli został przydzielony. Można jednak wyświetlać do 16 informacji. W celu skoncentrowania się podczas zebrania załogi na kosztach, można na przykład zmienić informacje w ramce na Nazwę zadania, Koszt wg planu bazowego, Koszt rzeczywisty, Koszt pracy w nadgodzinach i Odchylenie kosztowe. Z kolei żeby przedstawić raport obrazujący, czy harmonogram projektu przebiega w odpowiedni sposób, można zmienić informacje na Nazwę zadania, Krytyczne, Zapas czasu rozpoczęcia i Zapas czasu zakończenia.

Ostrzeżenie

Można wprowadzać do 16 informacji, należy jednak uważać, żeby nie wprowadzić ich zbyt wiele. W rezultacie przeładowania informacjami diagram sieciowy będzie nieczytelny i trudny do oceny, a czytelnik nie będzie wiedział, o co chodzi.

Wygląd informacji w ramce możemy można zmieniać na kilka sposobów — modyfikując zawarte w ramce informacje, użytą czcionkę oraz pionowe i poziome ustawienie informacji. Należy wykonać poniższe czynności:

  1. Otworzyć okno dialogowe Formatowanie ramki lub Style ramek.

  2. Kliknąć przycisk Więcej szablonów. Program wyświetli okno dialogowe Szablony danych przedstawione na rys. 8.24.

ROZDZIAŁ 8  MODYFIKOWANIE POSTACI PROJEKTU  W TYM

Rysunek 8.24. Wybieramy szablon do modyfikacji, kopiowania lub tworzenia nowego szablonu

Uwaga

W szablonie znajdują się uprzednio wprowadzone ustawienia formatu ramki.

  1. Podświetlić szablon, który ma być zmieniony i kliknąć przycisk Edytuj. Nowy szablon można stworzyć, klikając przycisk Nowy, a w celu skopiowania szablonu i modyfikowania jego kopii należy kliknąć przycisk Kopiuj. W podanym przykładzie szablon Standardowy został skopiowany przy użyciu przycisku Kopiuj. Niezależnie od wybranego przycisku program wyświetla okno dialogowe Definiowanie szablonu danych przedstawione na rys. 8.25.

ROZDZIAŁ 8  MODYFIKOWANIE POSTACI PROJEKTU  W TYM

Rysunek 8.25. Okno dialogowe służące do zmieniania informacji prezentowanych we wszystkich ramkach diagramu sieciowego

Click here to change ... node — Należy kliknąć tabelę, aby zmieniać zawartość komórek ramki

Uwaga

W polu u góry okna dialogowego można przeglądać aktualne ustawienia dla komórki. Ramka na rysunku zawiera dziewięć komórek — po trzy w każdej kolumnie i wierszu. Puste komórki są połączone z komórkami zapełnionymi.

  1. Aby zmienić zawartość komórki ramki, należy kliknąć odpowiednią komórkę w środku okna dialogowego. Po prawej stronie komórki pojawi się strzałka pola listy; należy otworzyć pole listy i wybrać nowe pole dla wybranej komórki.

  2. Aby zmienić czcionkę dla określonej komórki, należy wybrać ją i kliknąć przycisk Czcionka. Z otwartego w ten sposób okna dialogowego należy wybrać nową czcionkę, jej rozmiar i atrybuty, np. pogrubiony czy kursywa.

  3. Korzystając z pól listy Wyrównanie Poziome i Wyrównanie Pionowe, można zmienić ustawienie tekstu wewnątrz kolumny.

  4. W polu listy Ogranicz tekst komórki do należy określić liczbę wierszy dla każdej z komórek; w komórce mogą być maksymalnie trzy wiersze.

  5. Kliknąć pole wyboru Pokaż etykietę w komórce, aby wprowadzić do komórki identyfikator typu informacji. Jeżeli na przykład wybrana zostanie komórka zawierająca nazwę, a następnie zaznaczymy opcję Pokaż etykietę w komórce, tytuł zadania będzie zawierał słowo „Nazwa:”, po którym pojawi się tytuł zadania.

  6. Aby zwiększyć lub zmniejszyć liczbę komórek w ramce, należy kliknąć przycisk Układ komórki w celu otwarcia okna dialogowego przedstawionego na rys. 8.26. W tym oknie dialogowym można określić liczbę komórek we wszystkich ramkach. Po kliknięciu OK program ponownie wyświetla okno Definiowanie szablonu danych, udostępniając odpowiednią liczbę komórek do formatowania.

ROZDZIAŁ 8  MODYFIKOWANIE POSTACI PROJEKTU  W TYM

Rysunek 8.26. Okno dialogowe umożliwiające zmianę liczby komórek w ramce

  1. Kliknąć OK, aby zamknąć okno dialogowe Definiowanie szablonu danych, następnie kliknąć Zamknij, aby zamknąć okno Szablony danych, i na koniec kliknąć OK, aby zamknąć okno dialogowe Style ramek.

Zmienianie układu diagramu sieciowego

Liczba dostępnych elementów sterujących w diagramie sieciowym w programie Microsoft Project 2000 znacznie wzrosła w stosunku do uprzednio dostępnych w wykresie PERT z wersji poprzedniej. Jak widać na rys. 8.27, można określać tryb układu, ułożenie pól, styl i kolor łącza oraz szereg innych opcji.


ROZDZIAŁ 8  MODYFIKOWANIE POSTACI PROJEKTU  W TYM

Rysunek 8.27. Można określać tryb układu, ułożenie pól i styl łącza w diagramie sieciowym



Zgodnie z ustawieniem domyślnym, program automatycznie rozmieszcza wszystkie ramki w diagramie, ale można zrobić to również ręcznie.

Pole listy Ułożenie pozwala na zmianę kolejności, w jakiej program wyświetla ramki. Wybierać można pomiędzy Zstępująco od lewej, Zstępująco według dni, Zstępująco według tygodni, Zstępująco według miesięcy, Zstępująco — najpierw krytyczne, Wyśrodkowane od lewej, Wyśrodkowane od góry. Różne ułożenia zmieniają liczbę stron wydruku.

Można również zmieniać ułożenie wiersza i kolumny, odstępów oraz wysokość wiersza i szerokość kolumny. Korzystając z pól wyboru w części Układ pola, możemy ukrywać lub prezentować zadania sumaryczne, zachować zadania z ich podsumowaniami i dopasować podziały stron.

Można zmieniać styl łączy, a także decydować, czy pokazywać strzałki i etykiety łączy, które informują o typie współzależności dwóch zadań (zakończenie-rozpoczęcie, zakończenie-zakończenie itd.). Możemy również wybrać różne kolory dla łączy krytycznych i niekrytycznych.

Uwaga

Więcej informacji o typach łączy znajduje się w rozdziale 4.

Istnieje możliwość ustalenia koloru tła dla całego diagramu (nie dla pojedynczych ramek). Zadania wykonywane można oznaczać połówką litery X, a zakończone całą literą X. Jeżeli w ramkach ukryjemy wszystkie informacje poza numerem Id., program zmniejszy rozmiar ramek w diagramie sieciowym, co z kolei zmniejszy liczbę stron wydruku. Można także wyświetlić miejsce podziału stron, pojawiające się na ekranie w postaci linii kropkowanej. Na rys. 8.28 umieszczone zostały etykiety łączy i ukryto wszystkie informacje poza numerem Id. Miejsce podziału strony pojawia się po prawej stronie diagramu.

ROZDZIAŁ 8  MODYFIKOWANIE POSTACI PROJEKTU  W TYM Rysunek 8.28. Zmiana układu diagramu sieciowego może zdecydowanie zmienić jego wygląd

Należy jednak pamiętać, że tworzenie zbyt wielu rodzajów formatowania, zawierających zbyt wiele zmiennych, może obniżyć czytelność harmonogramu. Wcześniej poruszona kwestia normalizacji ustawień dla całego przedsiębiorstwa ma zastosowanie również do zmian wprowadzanych w układzie diagramu sieciowego.


Formatowanie widoku Kalendarz

Jak już wspomniano wcześniej, formatowanie tekstu w widoku Kalendarz odbywa się w taki sam sposób jak formatowanie tekstu w innych widokach. Nie można formatować tekstu w pojedynczych pozycjach widoku Kalendarz, można jednak skorzystać z okna dialogowego Style tekstu, jak opisano wcześniej, do formatowania kategorii tekstu.

W widoku Kalendarz można formatować style pasków, a także zmieniać układ kalendarza. Poniżej opisano zmiany, jakie można wprowadzać.

Formatowanie pozycji Kalendarza

Gdy wyświetlany jest widok Kalendarz, dane w nim zawarte pojawiają się w okienkach zwanych przez program paskami. Można zmieniać styl tych pasków, np. tak, aby zadania krytyczne pojawiały się w kolorze czerwonym. Po wybraniu z menu Format polecenia Style pasków pojawi się okno dialogowe jak na rys. 8.29. Należy wybrać typ zadania z listy po lewej. Podczas wprowadzania zmian w obszarach Kształt paska i Tekst,w oknie u dołu pojawia się przykład prezentujący efekty dokonywanych zmian.

ROZDZIAŁ 8  MODYFIKOWANIE POSTACI PROJEKTU  W TYM

Rysunek 8.29. Okno dialogowe umożliwiające zmianę wyglądu widoku Kalendarz

W oknie Typ paska, znajdującym się w obszarze Kształt paska, można zmienić sposób prezentacji zadań, korzystając z ustawienia Linia, Pasek lub Brak — po wybraniu Brak, program ukryje wybrany typ zadań w widoku Kalendarz. Gdy wybierzemy Pasek, należy otworzyć pole listy Deseń i wybrać żądany deseń umieszczany wewnątrz paska. W polu Deseń rozdzielenia możemy wybrać wzór, jaki program ma wyświetlać pomiędzy zadaniami podzielonymi. Po zaznaczeniu pola Cień, program będzie wyświetlał cień za paskiem (ta opcja jest dostępna wyłącznie dla ustawienia Pasek).

Jeżeli chcemy, żeby program rysował pasek dla zadań krótszych niż jeden dzień w sposób prezentujący ich czas trwania, nie należy zaznaczać pola Zaokrąglenie paska. Pozwoli to na stworzenie paska rozciągającego się na długości trzech czwartych szerokości pola dnia dla zadania, którego wykonanie zajmuje 3/4 dnia pracy. Jeżeli nie skorzystamy z pola Zaokrąglenie paska, program nie będzie informował o czasie trwania za pomocą długości paska.

W obszarze Tekst można wprowadzać pola programu dla każdego typu zadania — aby wprowadzić więcej niż jedno pole, należy oddzielić je przecinkiem, jak na rys. 8.29. Tekst z paskiem lub linią możemy wyrównać, korzystając z pola listy Wyrównaj. Jeżeli jako typ paska zostanie wybrany Pasek, można zaznaczyć pole Zawijaj tekst w paskach — w takim wypadku program umieści cały tekst w oknie. Jeżeli na przykład w oknie zostanie umieszczona długa nazwa zadania trwającego tylko jeden dzień, program tak umieści tekst, że zadanie w kalendarzu zajmie więcej niż jeden wiersz. W ten sposób będzie można przeczytać wszystkie informacje o każdym zadaniu. Jeżeli pole Zawijaj tekst w paskach nie zostanie zaznaczone, program będzie wyświetlał tylko tyle informacji, ile zmieści się w oknie odpowiadającym rozmiarem czasowi trwania zadania. W przykładzie opisanym powyżej można nie zobaczyć całej nazwy zadania i z pewnością nie będzie widoczny czas trwania zadania, gdyż okno będzie obejmować tylko jeden dzień.

Zmienianie układu kalendarza

Korzystając z okna dialogowego Układ (patrz rys. 8.30), możemy zmieniać rozmieszczenie zadań w widoku Kalendarz. Zgodnie z ustawieniem domyślnym program wyświetla zadania na podstawie ich aktualnie posortowanej kolejności.

ROZDZIAŁ 8  MODYFIKOWANIE POSTACI PROJEKTU  W TYM

Rysunek 8.30. Okno dialogowe Układ umożliwia zmienianie sposobu, w jaki program prezentuje zadania w widoku Kalendarz

Uwaga

Informacje o sortowaniu zadań znajdują się w rozdziale 7.

Jeżeli zadania mają się pojawiać w kalendarzu inaczej niż zgodnie z ich aktualnie posortowaną kolejnością, należy zaznaczyć opcję Dopasuj największą liczbę zadań. Program sortuje zadania według całkowitego zapasu czasu, a następnie według czasu trwania, próbując zmieścić maksymalną ich ilość w rzędach dla tygodnia i unikając nakładania się pasków.

Aby ukryć oznaczenie zadań podzielonych w widoku, należy wyczyścić pole Pokaż podziały pasków. Zaznaczenie pola Układ automatyczny powoduje, że program automatycznie dostosowuje widok Kalendarz tak, aby mógł przyjąć dodawane i usuwane zadania.

Wstawianie rysunków i obiektów

W epoce multimediów i MTV elementy wizualne mogą być lepszym sposobem przekazania informacji niż sam tekst. W programie Microsoft Project można umieszczać elementy graficzne (zdjęcia, ilustracje czy wykresy) w czterech miejscach:

Można również kopiować harmonogram do innych programów Office.

Kopiowanie obrazów

Załóżmy, że w raporcie napisanym w programie Word powinien być umieszczony wykres Gantta. Można wydrukować go na osobnej stronie, ale można również wstawić go do dokumentu Worda. Podobnie w wypadku przesyłania wykresu Gantta drogą internetową. Łatwo stworzyć obraz dla każdej z tych możliwości.

Polecenie Kopiuj obraz umożliwia kopiowanie harmonogramu do schowka i następne wklejanie go do dowolnej aplikacji w postaci grafiki. W tym celu należy kliknąć przycisk Kopiuj obraz na standardowym pasku narzędzi lub z menu Edycja wybrać Kopiuj obraz. Pojawi się okno dialogowe jak na rys. 8.31. Aby skopiować obraz do schowka, należy zaznaczyć opcję Dla ekranu i kliknąć OK. Jeżeli kopiowany obraz mieści się bez żadnych problemów w innym dokumencie, program po prostu kopiuje go do schowka. Jeżeli jednak obraz jest szczególnie duży, program informuje o tym i umożliwia skalowanie przed zapisaniem lub wklejeniem (patrz rys. 8.32).

ROZDZIAŁ 8  MODYFIKOWANIE POSTACI PROJEKTU  W TYM

Rysunek 8.31. Po wybraniu Dla ekranu program kopiuje harmonogram do schowka


ROZDZIAŁ 8  MODYFIKOWANIE POSTACI PROJEKTU  W TYM

Rysunek 8.32. Program umożliwia skalowanie dużych obrazów

Po skopiowaniu obrazu należy przejść do dokumentu, w którym ma być umieszczony obraz i kliknąć przycisk Wklej. Na rys. 8.33 widoczny jest wykres Gantta w dokumencie Worda. Pamiętać trzeba, że po kliknięciu wprowadzamy grafikę do dokumentu i nie można na niej:

Uwaga

Nawet jeżeli korzystamy z polecenia Wklej specjalnie, umieszczony obraz jest wciąż tylko wizerunkiem. Nie jest to plik programu i nie można łączyć się z nim z innych aplikacji.

ROZDZIAŁ 8  MODYFIKOWANIE POSTACI PROJEKTU  W TYM Rysunek 8.33. Po skorzystaniu z polecenia Kopiuj obraz, aby renderować obraz dla ekranu, można wkleić go do dowolnego dokumentu

W celu stworzenia pliku graficznego do wykorzystania na stronie internetowej lub w dokumencie, w oknie dialogowym Kopiowanie obrazu należy zaznaczyć opcję Na plik obrazu GIF (patrz rys. 8.31). Jeżeli chcemy przesłać obraz do drukarki, program kopiuje go do schowka, ale korzystając z gamy szarości, a nie z kolorów. Obraz możemy oglądać w aplecie Podgląd schowka dostarczanym z Windows, lub skopiować go do innej aplikacji jako obraz czarno-biały (patrz rys. 8.34).


ROZDZIAŁ 8  MODYFIKOWANIE POSTACI PROJEKTU  W TYM Rysunek 8.34. Obraz projektu w programie Paint

Korzystanie z obiektów wizualnych w harmonogramie

Zarządzanie projektem jest zazwyczaj poważnym zadaniem, którego celem jest dostarczanie informacji i nie należy przesadzać z ilością obiektów wizualnych. Są nimi wykres Gantta i diagram sieciowy, a zbędne dekorowanie obrazkami byłoby nie na miejscu. Niemniej jednak, jeżeli elementy graficzne zostaną wykorzystane w sposób rozsądny, można w lepszy sposób wykorzystać informacje i nadać naszym raportom wygląd profesjonalny.

Wprowadzając grafikę, można skorzystać z poniższych wskazówek:

Ostrzeżenie

Umieszczanie grafiki w harmonogramie może zająć dużo pamięci, powiększając plik i wydłużając czas obliczeń, dlatego też należy korzystać z tego w miarę konieczności.

Uwaga

Obiekty graficzne są dostępne w różnych formatach plików, w zależności od rodzaju grafiki i programu, w którym zostały stworzone. Możemy korzystać z obrazów skanowanych, plików zdjęciowych, ilustracji, wykresów z Excela, tabel Worda czy krótkich filmów wideo. Warto sprawdzić dostępne pliki graficzne w Internecie lub wykorzystać istniejące w oprogramowaniu Microsoft Office.

Wstawianie obiektów wizualnych

W celu wstawienia obiektu do nagłówka, stopki lub legendy, należy w menu Plik wybrać Ustawienia strony i kliknąć odpowiednią zakładkę. Za pomocą przycisku Wstaw obraz należy otworzyć okno dialogowe umożliwiające wybór pliku, który ma zostać wstawiony. Żeby wstawić obiekt graficzny do uwag o zadaniach, należy dwukrotnie kliknąć zadanie, aby otworzyć okno dialogowe Informacje o zadaniu, wybrać zakładkę Uwagi i za pomocą przycisku Wstaw obiekt wstawić plik.

Można skorzystać z Microsoft Clip Gallery dostarczanej z programem Microsoft Project (i z pakietem programów Office) w celu umieszczania grafiki w pliku programu. Jest to kolekcja rysunków w różnych stylach, podzielonych na kategorie, jak Budowle, Dom, Energia i Transport.

Aby wstawić element z Microsoft Clip Gallery do wykresu Gantta, należy otworzyć wykres Gantta, a następnie wykonać kolejne kroki:

Uwaga

W Office 97 dostępna jest Galeria 3.0, a w Office 2000 — Galeria 5.0. Użytkownicy niekorzystający z Office nie będą mogli używać Microsoft Clip Gallery.

  1. Z menu Wstaw wybrać Obiekt, aby otworzyć okno dialogowe Wstawianie obiektu pokazane na rys. 8.35.


ROZDZIAŁ 8  MODYFIKOWANIE POSTACI PROJEKTU  W TYM

Rysunek 8.35. Z listy można wybierać różne typy obiektów do wstawienia, np. arkusz kalkulacyjny Excel, a nawet klip wideo

Wskazówka

Aby wstawić plik graficzny, należy w oknie dialogowym Wstawianie obiektu kliknąć przycisk Utwórz z pliku. Następnie kliknąć przycisk Przeglądaj i odnaleźć żądany plik w pojawiającym się oknie dialogowym. W wypadku produktów Microsoft, korzystających z technologii OLE — łączenia i osadzania obiektów w środowisku Windows, po wstawieniu obiektu z innego programu do programu Microsoft Project można otworzyć ten obiekt do jego edycji w jego oryginalnym programie, klikając go dwukrotnie w programie Microsoft Project.

  1. Kliknąć Microsoft Clip Gallery na liście Typ obiektu i następnie kliknąć OK. Pojawi się okno Microsoft Clip Gallery przedstawione na rys. 8.36.

ROZDZIAŁ 8  MODYFIKOWANIE POSTACI PROJEKTU  W TYM

Rysunek 8.36. Różne zakładki w oknie dialogowym Microsoft Clip Gallery umożliwiają wstawienie różnych rodzajów plików multimedialnych

  1. Wybrać odpowiednią kategorię.

Uwaga

Zgodnie z ustawieniem domyślnym Office nie instaluje wszystkich dostępnych obrazów ze względu na wymagane do tego miejsce, w związku z czym niektóre kategorie mogę początkowo nie zawierać obrazów. W celu zainstalowania dodatkowych obrazów należy skorzystać z płyty CD-ROM z pakietem Microsoft Office.

  1. Korzystając z paska przewijania po prawej stronie, przejrzeć obrazki w wybranej kategorii.

  2. Kliknąć klip, który ma zostać wstawiony (patrz rys. 8.37).

RROZDZIAŁ 8  MODYFIKOWANIE POSTACI PROJEKTU  W TYM
ysunek 8.37. Korzystając z przycisku po prawej stronie, możemy wstawić klip do harmonogramu


  1. Kliknąć przycisk Wstaw, aby wstawić klip. Jednak w przypadku podjęcia decyzji o nieumieszczaniu obrazka w harmonogramie należy kliknąć przycisk Zamknij, aby zamknąć okno dialogowe.

Wybrany obraz pojawi się w obszarze wykresu Gantta. Być może trzeba będzie zmienić jego rozmiar lub przesunąć go — zostanie to wyjaśnione w dalszej części niniejszego rozdziału. Grafika umieszczona na wykresie Gantta na rys. 8.38 pozwala zrozumieć, w jaki sposób można, korzystając z klipartu, oznaczać kluczowy punkt kontrolny w harmonogramie.


ROZDZIAŁ 8  MODYFIKOWANIE POSTACI PROJEKTU  W TYM Rysunek 8.38. Niebezpiecznym momentem w projekcie jest wybór przewodniczącego, a przypomina o tym mały rysunek lasek dynamitu

Korzystanie z paska narzędzi Rysowanie

W programie Microsoft Project istnieje również możliwość rysowania, umożliwiająca budowanie prostych diagramów lub dodawanie kształtów i pól tekstowych do wykresu Gantta. Można na przykład obwieść kółkiem ważny pasek zadania w harmonogramie, aby podkreślić jego znaczenie. Lub, chcąc zasugerować usunięcie zadania z projektu, można je przekreślić (patrz rys. 8.39). Poznane dotąd metody formatowania pozwalają na tworzenie ustawień, w których wcześniej określone informacje pojawią się obok pasków wykresu. Aby jednak wprowadzić własny tekst, należy skorzystać z narzędzia Pole tekstowe w pasku Rysowanie.


ROZDZIAŁ 8  MODYFIKOWANIE POSTACI PROJEKTU  W TYM Rysunek 8.39. Z takiej metody prezentacji można skorzystać podczas prezentacji na ekranie lub podczas targów

W celu wyświetlenia paska Rysowanie, pokazanego na rys. 8.40, można albo z menu Widok wybrać Paski narzędzi i następnie wybrać Rysowanie, albo z menu Wstaw wybrać Rysunek.


ROZDZIAŁ 8  MODYFIKOWANIE POSTACI PROJEKTU  W TYM

Rysunek 8.40. Pasek Rysowanie można przesuwać po ekranie; jeżeli chcemy, aby pojawiał się u góry ekranu, należy przesunąć go w pobliże paska narzędzi Formatowanie, aby go przesuwać, należy kliknąć ciemnoniebieski pasek u góry

Draw — Rysuj

Arrow — Strzałka

Oval — Owal

Polygon — Wielokąt

Cycle fill color — Cyklicznie zmieniaj kolor wypełnienia

Line — Linia

Rectangle — Prostokąt

Arc — Łuk

Text — Pole tekstowe

Attach to task — Dołącz do zadania


Poniżej zamieszczono kilka wskazówek, jak korzystać z narzędzi paska Rysowanie:

ROZDZIAŁ 8  MODYFIKOWANIE POSTACI PROJEKTU  W TYM

Rysunek 8.41. Element graficzny można również dołączyć do miejsca w skali czasu, np. przy określonej dacie

Wskazówka

Trzy narzędzia na pasku narzędzi Rysowanie mogą być używane z innymi typami wstawianych obiektów graficznych. Z przycisków Rysuj, Cyklicznie zmieniaj kolor wypełnienia i Dołącz do zadania można korzystać przy pracy z dowolnie wybranym obiektem, np. klipartem.

Po zakończeniu pracy w pasku narzędzi Rysowanie możemy zamknąć go, klikając przycisk w górnym prawym rogu.

Modyfikowanie grafiki i rysunków

Z okna dialogowego Formatowanie rysunku można również korzystać do formatowania stylów obiektów graficznych. Aby otworzyć to okno, należy kliknąć prawym przyciskiem dowolny obiekt i z pojawiającego się menu wybrać Właściwości. Początkowo pojawi się zakładka Rozmiar i położenie (patrz rys. 8.41). Po kliknięciu zakładki Linia i wypełnienie widoczne staną się dostępne opcje, jak na rys. 8.42.


ROZDZIAŁ 8  MODYFIKOWANIE POSTACI PROJEKTU  W TYM

Rysunek 8.42. Zamiast przeszukiwać dostępne kolory za pomocą przycisku na pasku Rysowanie można wybrać kolor wypełnienia z listy rozwijanej na zakładce Linia i wypełnienie w oknie dialogowym Formatowanie rysunku

Listy rozwijane Kolor i Linia, po lewej, pozwalają na określenie grubości i koloru linii, a Kolor i Deseń, w części Wypełnienie, pozwalają wprowadzić kolor i deseń w obiekcie, np. jednolity lub linie kreskowane.

Wskazówka

Kolor wypełnienia i deseń wypełniają wnętrze rysowanego obiektu oraz tło klipartu lub innego obiektu graficznego. Okno podglądu na rys. 8.42 przedstawia, w jaki sposób wzór wypełnienia otacza (a nie wypełnia) obiekt klipart.

Zmienianie wielkości rysunków i ich przesuwanie przebiega podobnie jak z obiektami w innych programach:

Podsumowanie

W niniejszym rozdziale omówione zostały następujące zagadnienia:


W rozdziale 9. omówiony zostanie sposób dopracowania terminarza, aby skutecznie rozwiązać konflikty w zasobach.





Tags: modyfikowanie postaci, rogu. modyfikowanie, modyfikowanie, projektu, rozdział, postaci