TC SİVAS CUMHURİYET ÜNİVERSİTESİ İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE

T.C.

İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI

İŞ AKIŞ SÜRECİ

Sorumlular

İş Akışı

Faaliyet

Doküman/Kayıt

Daire Başkanlığı Evrak Kayıt Sorumlusu

Daire Başkanı

Daire Başkanlığı Evrak Kayıt Sorumlusu

Daire Başkanı

Şube Müdürü

Birim Sorumlusu

İlgili Personel

Daire Başkanı

Şube Müdürü

İlgili Personel

Daire Başkanı

Şef

İlgili Personel

Daire Başkanı

Şube Müdürü

İlgili Personel

Daire Başkanı

Şube Müdürü

İlgili Personel

Daire Başkanı

Şube Müdürü

İlgili Personel

Daire Başkanı

Şube Müdürü

Şef

İlgili Personel

Daire Başkanı

Şube Müdürü

Şef

İlgili Personel

Gelen evraklar Evrak Kayıt Sorumlusu tarafından kayda alındıktan sonra incelenmek üzere daire başkanına yönlendirilir.

Gelen evrakların Daire Başkanlığı Evrak Kayıt Personeli tarafından zimmet ile dağıtımı yapılır

Açık ihale, pazarlık usulü ve doğrudan temin usulü ile: Özel Güvenlik, Temizlik, Personel taşıma hizmet alımları, Mal alımları, Bakım onarım hizmetleri (santral, makine teçhizat, taşıt vs.), Diğer hizmet alımları, Yapım işi (küçük) gibi Üniversitemizin ihtiyaçlarının temin edilmesi, Muayene ve Kabul Komisyonlarının kurulması, muayene ve kabul işlemlerinin takibi, , Yapılan hizmetin takibi, Hakediş ve ödeme emirlerinin Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilmesi.

Telefon faturaları, Elektrik faturaları, Su faturaları, Doğalgaz faturaları, İhale ilan bedellerine ait faturaların ödeme emri düzenlenmesi, Abonelik ve sözleşmelerinin yapılması

Satın alınan malzemelere ait faturaların kontrolü, kodlanması, sayımı ve takibi, depo giriş ve çıkışı, stoktaki malzemelerin kontrolü ile taşınır malzemelere ait giriş ve çıkış işlem fişlerinin düzenlenmesi, demirbaş kayıtlarının tutulması işlemleri yapılmaktadır.

Başkanlığımız personellerinin Yurt içi Görev yollukları, Emeklilerin yollukları, Sürekli görev yollukları ödemelerinin hazırlanması, Avans ve kredili alımlar (Devlet Malzeme Ofisinden alımlar dahil), giderlerinin takibi ve ödeme emri hazırlanması bu büro tarafından gerçekleştirilmektedir.

Ek ödenek yazışmaları, Başkanlığımızın plan, proje faaliyet raporlarını hazırlamak,

Bütçenin harcamalara bağlı olarak dönemlere göre takip edilmesi ve bütçe durumunun aylık olarak raporlanması.

Doğrudan temin limitinin takibinin yapılması limitin aşılmaması için gerekli tedbirlerin alınması ve bildirimlerin zamanında yapılması

.

- Üniversitemize ait mekanların 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu çerçevesinde kiralama işlemleri gerçekleştirmek ve takibini yapmak.

Daire Başkanlığı personelinin

Maaşların hazırlanması (memur ve işçi)

Sosyal Güvenlik kesintilerinin hesaplanarak hazırlanması,

Ayrıca üniversitemizin tüm birimlerinin maaş ve Sosyal Güvenlik kesintilerinin hazırlanmasının koordinasyonunun yapılması

Doğrudan temin işleminde Mal, hizmet ve Yapım işi satın alındıktan sonra muayene ve kabul tutanağı ile hakediş hazırlanır.

Mal alımı ihalesi; ihale yapıldıktan sonra alımı yapılan cihazın teslimi yapılma aşamasında yüklenici firma cihazın teslimi ve muayene kabul işlemlerinin başlatılmasıyla ilgili dilekçe verir. Dilekçesine istinaden 5 iş günü içerisinde muayene işlemleri başlatılır. Komisyon üyeleri (3 asıl 3 yedek) belirlenir. Gün tespit edilir. Komisyon üyelerine ve firmaya muayene ve kabul günü tarihi tebliğ edilir. Muayene ve kabul gününde cihaz teslim alınır, muayenesi yapılır, faturası kesilir, Muayene ve Kabul Komisyon Tutanağı imzalatılır. Üst yazı ve ödeme ile ilgili evraklar Başkanlığımıza gönderilir.Evraklar kontrol edilerek Tahakkuka verilir.

Hizmet alım ihalelerinde ise birimlerdeki kontrol teşkilatlarının aylık göndermiş oldukları evraklar (Muayene Raporları, Puantajlar, Personel ve Malzeme Listeleri, Maaş Bodrosu, SGK Makbuzu ve Listesi, Personel Devam Listesi vb.)incelenerek hakediş raporu ile muayene ve kabul tutanakları hazırlanıp komisyon üyelerince imzalanır ve yüklenici firmaya imzalatılarak Tahakkuka verilir. Hizmet bittikten sonra Hizmet İşleri kabul Teklif Belgesi ve Hizmet İşleri Kabul Tutanağı Kontrol Teşkilatı tarafından imzalanır. Yüklenici firma kaşeler ve imzalar. Harcama yetkilisi tarafından onaylanır.

Gelen Evrak Kayıt Sistemi.

Satınalma işlemlerine ait yasa gereği düzenlenen evraklar

Faturalar,

Sözleşmeler

-Taşınır işlem fişi

-Zimmet fişi

-İlgili defterler

-Muayene kabul raporu

Merk. Yön.Harc.Belg.Yönetmeliği 23. 25. ve 27.maddelerine istinaden istenen belgeler

-Ödenek ve doğrudan temin takip çizelgeleri

-Plan, proje, faaliyet raporları,

-Bütçe ile ilgili yönetmelik, genelge ve tebliğler

Kiraya verilecek birimlerin yaklaşık maliyetinin belirlenmesi ve ihale evraklarının hazırlanması ve sonuçlandırılması

Nakil Belgesi,

Göreve Başlama Yazısı,

Atama Oluru,

Aile Beyanı,

Asgari Geçim Beyanı,

Banka Hesap Numarası,

Ücretsiz izinli personelin ücretsiz izin oluru

Muayene ve Kabul Komisyon Tutanağı,

Tutanak,

Fatura,

Hizmet ve Yapım Alımlarında;

Hakediş Raporu,

Tesellüm,

Hizmet İşleri Kabul ve Teklif Belgesi,

Hizmet İşleri Kabul Tutanağı.

Ayrıca Hizmet Alımlarında;

Muayene Raporları,

Puantajlar,

Personel ve Malzeme Listeleri,

Maaş Bodrosu,

SGK Makbuzu ve Listesi.

Sorumlular

İş Akışı

Faaliyet

Doküman/Kayıt

Daire Başkanı

Daire Başkanlığı

Evrak Kayıt Personeli

Daire Başkanı

Şube Müdürü

Evrak Kayıt Personeli

İlgili Personel

Daire Başkanlığı

Evrak Kayıt Personeli

Daire Başkanlığı Gelen Evrak Kayıt Sistemi’ne kayıt edilir. Evrak kayıt numarası yazılarak Bilgisayardan toplu dökümleri alınır.

Kayıt altına alınan gelen evraklar şube müdürüne havale edilir. Şube müdürü evrakı ilgili personele havale eder. Havale edilen evraklar evrak kayıt personeli vasıtasıyla ilgili personele dağıtılır.

Hazırlanan evraklar paraf ve imzalardan geçirildikten sonra Daire Başkanlığı Giden Evrak Kayıt Sistemi’ne kayıt edilir. Kaydedilen evraklar genel evrak vasıtasıyla ilgili birim veya kişilere ulaştırılır.

Gelen Evrak Kayıt Dökümü Dosyası

Gelen Evrak Kayıt Dökümü

Giden Evrak Kayıt Dökümü Dosyası