IDENTIFICACIÓN BSMPRO00TE21 EDICIÓN 14 FECHA 1062005 PÁGINA 3 DE








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IDENTIFICACIÓN BSMPRO00TE21 EDICIÓN 14 FECHA 1062005 PÁGINA 3 DE

Identificación

BSM-PRO-00-TE-21

Edición

1.4

Fecha

1/06/2005

Página 3 de 3

Procedimiento para el Control de Envases, Azúcar Producida, Almacenada y Entregada a Clientes


1OBJETIVO

Establecer un procedimiento para el control de los sacos, supersacos, azúcar producida, almacenada y entregada a clientes.

2ALCANCE

Todas las actividades necesarias para realizar los controles referidos en este procedimiento son aplicables a los Ingenios de Beta San Miguel y deberán ejecutarse dentro de los lineamientos de este procedimiento.

3REFERENCIAS

No aplica

4TERMINOLOGÍA

No aplica

5RESPONSABILIDADES

Elabora. Gerente de comercialización

Revisa. Gerente técnico y Gerente de compras

Autoriza. Director General

6DESARROLLO

6.1.1 Recepción de material de envase en el ingenio. Todos los sacos, supersacos y sus contenedores nuevos y usados, bobina, hilo y sellos de inviolabilidad, deben ingresar al Ingenio a través del almacén y es responsabilidad del mismo, su recepción, verificación de las condiciones físicas, la limpieza interior y exterior, resguardo y el control de su entrega a comercialización ingenio para su llenado con azúcar.

6.1.2 Entrega de material de envase a comercialización. El almacén entrega a comercialización ingenio al menos una vez al día antes del primer turno de envasado, el número de envases para llenado de producción, bobina, sellos de inviolabilidad e hilo que solicite, contra el vale correspondiente que los ampara.

Los sacos y supersacos nuevos deberán ser entregados con el número de folio preimpreso progresivo.

Es responsabilidad de comercialización ingenio el resguardo de los sacos, supersacos y contenedores nuevos y usados, bobina de polietileno, sellos de inviolabilidad e hilo una vez que se los ha entregado el almacén y hasta la entrega al cliente. Así mismo es responsabilidad de comercialización ingenio el fomento del uso de supersacos y contenedores de acuerdo al instructivo para manejo de supersacos (BSM-INS-755-co-06) una vez que se los ha entregado el almacén y hasta la devolución del cliente.

No se podrá usar envases de azúcar para usos diferentes al envasado de azúcar.

6.1.3 Registro.

Los movimientos de los sacos, supersacos, bobina y sellos de inviolabilidad, quedan registrados por el jefe de comercialización y del almacén ó la persona que estos designen.

6.1.4 Control de producción, sacos y supersacos.

Al finalizar cada día durante el periodo de zafra, las personas designadas por el jefe del laboratorio, jefe de comercialización, el superintendente de elaboración y el jefe del almacén, se harán presentes en el área del envase de azúcar para revisar el reporte BSM-FOR 824-CO-01 elaborado por comercialización, donde se asienta la información de la producción en cada turno y lleva a cabo el conteo de los envases que no fueron llenados con azúcar, los envases deteriorados, rotos ó mal costurados que no salieron del área del envase, los sellos de inviolabilidad no empleados, así como también las anomalías y observaciones que se consideren.

Con el fin de reducir el reporte BSM- FOR- 824-CO-01, se pueden ocultar las filas o columnas que no se usen por no disponer del producto, envase o movimiento. Así mismo se podrán añadir columnas cuando se tengan otros productos.

El azúcar a granel pesada que salió del ingenio durante el día y la diferencia entre los envases entregados por el almacén en buenas condiciones, la existencia inicial de envases y la existencia final de envases, se considera que es el azúcar producida en el día.

Para el caso de los sacos de 50kg. el número de folio del último saco envasado debe ser coincidente con el indicado en el reporte.

Si existe diferencia, se deberá levantar un acta entre los presentes precisando el motivo de la diferencia. Si en ese momento no se puede precisar, se levantará una solicitud de acción correctiva de acuerdo al procedimiento BSM-PRO-852-DG-01.

La información de la producción, las anomalías y observaciones asentadas en el reporte, son avaladas con la firma diaria de aceptación de las personas referidas en el párrafo anterior. Este reporte firmado queda bajo resguardo del laboratorio y es responsabilidad del jefe del mismo.

6.1.5 Control de los envases deteriorados y rotos. Los envases previamente llenados con azúcar que se rompen ó deterioran, su contenido de azúcar y su reprocesamiento, son contabilizados por laboratorio y comercialización e indicados en el reporte BSM-FOR-824-CO-01, señalándolo como salidas de azúcar contaminada y envasada rotos y entradas en azúcar contaminada y envases rotos.

Comercialización entrega los envases deteriorados o rotos al almacén y este se ocupa de registrarlos y destruirlos con la autorización de contabilidad del ingenio.

6.1.6 Control sacos y supersacos llenos con azúcar en la(s) Bodega(s) de almacenamiento. Los sacos y supersacos llenos con azúcar, son responsabilidad de comercialización

6.2 Auditorias

6.2.1 Objetivo. Con la finalidad de mantener el adecuado control de las operaciones relativas a la producción de azúcar y los elementos involucrados, el jefe del laboratorio y la contraloría del ingenio, deberán practicar auditorias internas mensuales, además se deberán practicar por lo menos dos auditorias conducidas por la contraloría corporativa, una al término de la zafra y otra previa al inicio de la siguiente zafra, de acuerdo al procedimiento específico para tal efecto.

6.2.2 Elementos Auditables. Son auditables, los controles de los sacos y supersacos vacíos para la producción de azúcar, sacos para azúcar no apta para consumo humano, sellos de inviolabilidad; además, los controles para en azúcar producida, almacenada y entregada a clientes así como también los pesos netos de los embarques de azúcares y las existencias físicas en bodegas.

7ANEXOS

8REGISTROS


Código del Formato

Nombre del Registro

Responsable

Medio de Conservación

Localización del Registro

Tiempo de Conservación

BSM-FOR-824-CO-01

Reporte diario de existencias de azúcar de BSM

Jefe de comercialización

Jefe de laboratorio

Electrónico y/o escrito

Escrito y firmado

Comercialización ingenio

Laboratorio

2 años

2 años


Reporte diario de embarques

Jefe de comercialización

Electrónico y/o escrito

Comercialización ingenio

1 año


Reporte semanal de embarques

Jefe de comercialización

Electrónico y/o escrito

Comercialización ingenio

2 años


Vale de Almacén

Jefe de Almacén

Electrónico y/o escrito

Almacén

1 año


Reporte de entrada y salida de envases

Jefe de Almacén

Electrónico y/o escrito

Almacén

1 año


9LISTA DE DISTRIBUCIÓn

De: Gerente de comercialización

Para: Director general, gerente técnico, gerente de compras, BSM gerentes ingenios, BSM comercialización, BSM COPPA, BSM laboratorio, BSM almacén, coordinador de proyectos.







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