COLEGIO PUREZA DE MARÍA MANACOR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PRPE064

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PC 8.3.1. TRATAMIENTO DE NO CONFORMIDADES

COLEGIO PUREZA DE MARÍA MANACOR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PRPE064




COLEGIO PUREZA DE MARÍA

MANACOR

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Pr-PE06.4

Revisión: 3

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GESTIÓN DE INCIDENCIAS











Pr-PE06.4









GESTIÓN DE INCIDENCIAS





















ELABORADO POR:




Equipo Directivo

REVISADO POR:




Coordinadora de calidad

APROBADO POR:



Directora

FECHA: 11/11/04

FECHA: marzo 2014

FECHA: Abril 2012

Este documento es propiedad del Colegio Pureza de María quien se reserva el derecho de solicitar su devolución cuando así se estime oportuno. No se permite hacer copia parcial o total del mismo, así como mostrarlo a empresas o particulares sin la expresa autorización por escrito del Centro.

INDICE


1. OBJETO


2. ALCANCE


  1. DEFINICIONES


4. PROCEDIMIENTO


4.1. Introducción.

4.2. El Registro de Incidencias

4.3. Detección de la Incidencia

4.4. Evaluación y tratamiento.

4.5. Cierre de la Incidencia

4.6. Control de productos no conformes

4.7. Aplicación de acciones correctivas


  1. RESPONSABILIDADES


  1. CONTROL DE LOS REGISTROS DE LA CALIDAD


  1. ANEXOS

Anexo 1: Control de modificaciones.

Anexo 2: Registro de Incidencias

Anexo 3: Aviso de mantenimiento

Anexo 4: Aviso de mantenimiento Técnico Informático


1. OBJETO


Establecer un método para el tratamiento e identificación de las incidencias que pudieran detectarse por parte del personal del Colegio Pureza de María, tanto en el desarrollo de los procesos definidos, como en las inspecciones programadas para la evaluación del cumplimiento de los requisitos del Sistema de Calidad.


2. ALCANCE


El presente procedimiento será de aplicación para todas las incidencias que puedan aparecer en lo referente al mantenimiento de las infraestructuras y problema de documentación y archivos: pérdidas, deterioros, recepción de materiales defectuosos de proveedores y trabajos de subcontratistas con problemas, control del desarrollo de los trabajos y otros.


Están excluidas de este procedimiento aquellas incidencias que tengan que ver con el proceso educativo concreto del alumno puesto que los procesos clave ya tienen definidos los controles y los métodos didácticos y educativos necesarios para su identificación, control y corrección.


3. DEFINICIONES


Incidencia (IN)


Falta de cumplimiento de los requisitos especificados, siendo éstos, los impuestos por la normativa o legislación vigente y los que se establecen en la documentación del Sistema de Calidad del Colegio Pureza de María.


4. PROCEDIMIENTO


4.1 Introducción.


En este procedimiento se describe un método para definir cómo actuará el personal del Colegio Pureza de María, ante la aparición de una incidencia o un Producto No Conforme, de forma que se asegure su control y tratamiento de manera eficaz, evitando su posible utilización en otro proceso posterior mediante su identificación, y tratando de minimizar los efectos adversos que se pudieran producir sobre el grado de calidad en la prestación de servicio.





Se propone un modo de actuación basado en la cumplimentación de una incidencia por cada incumplimiento que aparezca referido a: el mantenimiento de las infraestructuras y Problema Documentación y Archivos, Pérdidas, deterioros, Recepción de materiales defectuosos de proveedores y trabajos de subcontratistas con problemas, Control del desarrollo de los trabajos, otros (Dado que las relacionadas con los procesos educativos tienen sus propios cauces), el establecimiento de unas medidas de control, la posterior gestión de los registros y el análisis del histórico de las incidencias ocurridas. Como consecuencia de este proceso se determinarán las pertinentes acciones correctivas y preventivas, según define el Pr-PE06.6: Acciones Correctivas y Preventivas.


Es muy importante que el personal del Colegio Pureza de María tome conciencia de la importancia que tiene la incidencia como un medio para disponer de una fuente de datos que permita buscar las causas que plantean o pueden plantear problemas reales o potenciales, y NUNCA COMO MEDIO DE PERSECUCIÓN DE SUS CULPABLES.


4.2 La Incidencia (IN)


Es donde se describe de manera clara y detallada la incidencia que aparece tras producirse una desviación en el cumplimiento de los requisitos acordados con cualquier agente de la comunidad educativa: el cliente, la normativa y la legislación vigente o en el Sistema de Calidad del Colegio Pureza de María. Su formato se define en el Anexo 2 para infraestructuras del presente procedimiento y en él se incluye:









El registro de incidencia es iniciado por el personal del Colegio Pureza de María, en el momento en que detecta una Incidencia. Le sigue un proceso de gestión (que se describe a continuación). Finalmente, las IN son archivados por la directora del centro


4.3 Detección de la Incidencia.


En el Colegio Pureza de María los principales puntos de detección de una incidencia pueden ser:







Todo el personal del Colegio Pureza de María es responsable de “abrir” la IN ante la percepción de un incumplimiento.


4.4 Evaluación y Tratamiento.


Una vez iniciada la IN, la persona que lo ha cumplimentado debe conducirlo a la DIRECTORA quien lo remitirá al responsable del área relacionada para la posterior decisión del tratamiento a aplicar. En caso de duda siempre podrá consultar con las funciones superiores jerárquicamente y, en última instancia, con el Director del Centro. Para las incidencias detectadas en auditoría el GCC/Coord de calidad, es responsable de establecer el tratamiento correspondiente.


Para el caso de las incidencias de auditorias el Coordinador de Calidad es el encargado de evaluar la incidencia y decidir su tratamiento, determinando las acciones correctivas al respecto, tal y como se describe en el Procedimiento de Calidad Pr-PE06.6: Acciones Correctivas y Preventivas.


4.5 Cierre de la Incidencia.


Las IN son siempre cerrados por el responsable o el/la director/a con el fin de verificar que se ha solucionado el problema o, en su caso, se han llevado a cabo las medidas necesarias.


En los casos en que se haya dispuesto la reparación, el responsable de decidir el tratamiento se asegurará de que el producto es conforme.


Todas las IN deberán ser solventadas por la directora del centro quien a su vez notificará al coordinador de calidad el número y estado de las mismas para la realización del plan de medición y seguimiento. En los casos en los que parezca conveniente y oportuno, la directora informará al Equipo directivo de las mismas y con éste podrá determinar la aplicación de acciones correctivas y/o preventivas.


4.7 Control de Productos No Conformes.


El Colegio Pureza de María ha establecido como medio para el control de los Productos No Conformes:



Los Productos No Conformes (PNC.), serán retirados del uso y llevados al responsable de mantenimiento para que les de la ruta pertinente.


Los PNC. únicamente serán ubicados en su posición original cuando el responsable de mantenimiento los devuelva a su origen o a la persona encargada de custodiar dicho producto.









4.8 Aplicación de Acciones Correctivas.


Del análisis de Incidencias en las reuniones del Grupo Coordinador de Calidad, se puede derivar la aplicación de acciones correctivas que intenten eliminar las causas que las producen o han podido producir.


El método y las responsabilidades establecidas en el Colegio Pureza de María para su aplicación están descritas en el Pr-PE06.6: Acciones correctivas y preventivas.



5 RESPONSABILIDADES.


Todo el personal del Colegio Pureza de María es responsable de:




6. CONTROL DE LOS REGISTROS DE LA CALIDAD.


Las Incidencias.


Registro

Responsable

Periodicidad

Formato

Contenidos

Registro de incidencia

Coordinadora de calidad

2 años

Papel/informático

Anexo 2

Aviso de mantenimiento

La persona que lo detecta

2 años

Papel/informático

Anexo 3

Aviso de mantenimiento Técnico Informático

La persona que lo detecta

1 curso

Papel

Anexo 4



7. ANEXOS.

Anexo 1: Control de modificaciones.

Anexo 2: Registro de Incidencias

Anexo 3: Aviso de mantenimiento

Anexo 4: Aviso de mantenimiento Técnico Informático



ANEXO 1


CONTROL DE MODIFICACIONES


Revisión

Modificación

Fecha


1


2









3


Sin modificaciones


  • Revisión del PE06.4

  • Se añade anexo 4: aviso de mantenimiento de técnico informático debido a la cantidad de reparaciones concretas en los cada vez más numerosos sistemas informáticos

  • Se especifica el punto 6. Control de registros de calidad

  • Se modifica la ruta en soporte informático que garantiza la vigencia del documento: http://www.pmaria-manacor.org/



  • Modificación del registro de Incidencias: se elimina el registro Word y se utiliza un registro en Excel alineado con ACYP.

  • Punto 5. Responsabilidades: se elimina la mención del registro en papel, y se explica el funcionamiento del HGT en servidor.


20/01/05


Abril 2012









Marzo 2014








ANEXO 2



Nº

Grupo/Origen

Fecha apertura

Causa / Descripción

Responsables

Actuaciones

causa

RACP

Plazo

seguimiento/conclusiones

Fecha cierre
EFICACES

Sí

No

0

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 






ANEXO 3



COLEGIO PUREZA DE MARÍA MANACOR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PRPE064


IN _____/__/__

Fecha de cierre de incidencia ..........................










ANEXO 4


Número incidencia

Nombre de la persona que avisa

Fecha de aviso

Lugar de la avería

Gravedad de la avería o problema

Descripción de la avería o problema

Fecha de cierre

Urgente

Importante

Peligroso





















AVISO DE MANTENIMIENTO TÉCNICO INFORMÁTICO

Este registro debe permanecer en portería

Es de uso de todo el personal del centro

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COLEGIO PUREZA DE MARÍA

MANACOR

20__ - __


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El presente documento forma parte del Sistema de Calidad del Colegio Pureza de María. Su vigencia solo está garantizada para aquellas copias en soporte informático que se encuentren en cada momento en la ruta:

http://www.pmaria-manacor.org/





SOLICITUD DE ALTA BOLSA DE EMPLEO COLEGIO
(MODELO DE QUEJA DEONTOLÓGICA) AL ILUSTRE COLEGIO DE ABOGADOS
1 SOCIEDADES E INSTITUCIONES COLEGIO OFICIAL DE FÍSICOS


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