BILAGA 4 ANVÄNDARFALL 12(12) UPPHANDLING AV SCHEMA BEMANNING OCH

Denna bilaga har till syfte att ge anbudsgivaren en kortfattad och övergripande beskrivning av Arbetsförmedlingens organisationsstruktur samt ge ett exempel på hur dagens blankett ser ut för anmälan av tjänstgöringsschema för deltidsarbetare. Vi visar också ett exempel på hur ett bemanningsschema kan se ut för ett Af-kontors kundmottagning (DirektService).

Slutligen presenterar vi ett antal användarfall som vi önskar att anbudsgivaren använder sig av för att presentera sitt förslag till systemlösning, dels direkt i anbudet, dels vid den leverantörspresentation som kommer att ske med de leverantörer som klarar kvalificeringskraven (ska-kraven).

Användarfallen kommer att betygsättas i enlighet med bilaga 4.1 av utvärderingsgruppen utifrån följande poängskala,

5 = Utmärkt

4 = Mycket tillfredställande

3 = Tillfredställande

4 = Acceptabelt

1 = Ej acceptabelt

Den erhållna totalpoängen för bilaga 4 räknas samman med det betyg som anbudsgivaren erhållit från bilaga 2 och 4 så att en totalpoäng erhålls för kriteriet Kvalitet.

2. Organisationsbild

Här nedan presenterar vi Arbetsförmedlingens organisation som är uppbyggd i fyra nivåer. I kravspecifikationen ställer vi krav på att systemet ska klara minst 3 nivåer.

Nedanstående exempel avser ett arbetsmarknadsområde (AMO) där det finns medarbetare som är stationerade på ett kontor (hemmakontor), men jobbar på flera andra kontor inom arbetsmarknadsområdet.

3. Tjänstgöringsschema för deltidsarbetande

Här nedan visar vi den blankett som idag manuellt fylls i vid förändringar av tjänstgöringsschemat för deltidarbetande. Denna manuella rutin vill vi förändra genom upphandlingen av ny systemlösning. Vi önskar få ett elektronisk ansöknings- och attestförfarande där den anställde själv anger om arbetstiden ska fördelas jämt över veckan dagar (mån-fre) eller om man avser att arbeta koncentrerad deltid, dvs. vara helt ledig viss dag/dagar.

Som underlag bifogas Arbetsförmedlingens anvisningar ”Schema över arbetstid inom Arbetsförmedlingen 2010” och ”Tjänstgöringsschema för deltid”.

4. Bemanningsschema

Här nedan visar vi ett exempel på hur ett bemanningsschema för en DirektService (kundmottagning) inom Arbetsförmedlingen kan se ut idag.

I grunden bygger ett bemanningsschema på verksamhetens behov av ett antal aktiviteter (arbetsmoment) och ett behov av antal resurser (anställda/kompetenser) fördelade över en given tidsperiod.

5. Användarfall

5.1 Användargrupper

Användarfallen är beskrivna utifrån nedanstående användargrupper;

Anställd
Chef
Bemanningsplanerare/motsv.
Systemadministratör

5.2 Beskrivning av användarfall

Följande användarfall ska presenteras i anbudsgivarens systemlösning;

5.2.1 Anställd

Registrera sin närvarotid, dvs. in- och utstämpling.
Se sitt flextidssaldo
Korrigera/ändra tidigare registrerad tid
Ansökan om ledighet, ex semester eller tjänstledighet
Anmälan av frånvaro, ex sjukdom eller vård av barn.
Följa sitt ansökningsärende, ex se om anmälan är beviljad/avslagen.
Lägga tjänstgöringsschema och tillika ansöka om partiellt nedsatt arbetstid under en angiven period, där man arbetar koncentrerad deltid.
Se historiskt, aktivt och framåtrapporterat tjänstgöringsschema
Få sammanställning (statusrapport) över aktuella saldon för flextid, uttagen semester, föräldradagar etc.
Se sitt egna och sin arbetsplats bemanningsschema presenterad per dag/vecka/månad.
Tillfälligt byta aktivitet/pass med annan anställd.
Ange egen tid/förhinder att bli bemannad på aktivitet.

5.2.2 Chef

Beskriv er systemlösning vad avser chefens möjligheter att;

Ange sitt resursbehov, dvs. registrera behov av antal personer med olika kompetenser, fördelade på aktiviteter under olika tidsperioder.

Bemanna sin personal utifrån fastställda aktiviteter.

Se sin organisations (ansvarsområdets) aktuella bemanningsschema med sortering på såväl person som tidsperiod.

Få sammanställning (statusrapport) över aktuella saldon för flextid, övertid, mertid, uttagen semester, kvarstående semester, sjukfrånvaro, sjuktillfällen, föräldradagar etc.

Godkänna och attestera ansökan om ledigheter och göra skriftliga kommentarer.

Godkänna och attestera avvikelser innan underlag går till lön.

Registrera anställds sjukfrånvaro och vård av barn.

Godkänna ansökan om nedsatt arbetstid.

5.2.3 Bemanningsplanerare

Beskriv er systemlösning vad avser bemanningsplanerarens möjligheter att;

Ange verksamhetens resursbehov, dvs. registrera behov av antal personer med olika kompetenser, fördelade på aktiviteter under olika tidsperioder.

Bemanna personal utifrån fastställda aktiviteter.

Se organisationens (ansvarsområdets) aktuella bemanningsschema med sortering på såväl person som tidsperiod.

Registrera att en anställd är frånvarande.

5.2.5 Systemförvaltare

Beskriv er systemlösning vad avser systemförvaltarens möjligheter att;

Tilldela behörigheter och attesträtter på olika nivåer.

Sätta upp och ändra regelsamlingar/avtal i systemet.

Sätta upp aviseringar/varning då värden- eller datumgränser uppnåtts.

Ta emot och avhjälpa systemfel.

Upphandling av Schema, Bemanning och Tid
Dnr Af 2.3 2009/57842

2 BILAGA 3 RAPPORTMALL UTÖKAD OLYCKSUTREDNING TRAFIKOLYCKA VERSION
2(2) FÄRDIGHETSPROVER FÖR SÖKANDE TILL ESTETISKA PROGRAMMET BILAGA
20211217 BILAGA – ANBUDETS UNDERSKRIFT 11 ANBUDSGIVARE ANBUDSGIVAREN SKA

Tags: 12(12) upphandling, användarfall, bilaga, 12(12), schema, upphandling, bemanning