MÓDULO 2 CONTROLE LOGÍSTICO CASO VOCÊ TENHA ESTUDADO

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CONTROLE LOGÍSTICO

MÓDULO 2 - CONTROLE LOGÍSTICO

Caso você tenha estudado logística em outros cursos, verificará que aqui estamos realizando uma abordagem prática, envolvendo orientações e mecanismos de organização que farão com que esta atividade seja realizada de forma competente, evitando-se centenas de problemas.

A organização e controle logístico de uma instituição compreende a realização de atividades relacionadas a esta atividade.

Estas atividades estão relacionadas ao transporte e armazenamento. Tais atividades são classificadas da seguinte forma:

1) DIMENSIONAMENTO:

A logística deve realizar o dimensionamento fazendo uma análise do que deverá ser transportado, fazendo-se as considerações seguintes:

a) Cuidados especiais: O que vais ser transportado é perecível? Neste caso são necessários mecanismos de acondicionamento apropriados, onde seja possível realizar o monitoramento do produto transportado. Um bom exemplo, é o transporte de vacinas para serem distribuídas em locais onde vai ocorrer uma vacinação. Neste caso, a orientação de um profissional da área é fundamental para passar informações técnicas sobre a conservação do produto que vai ser embalado e transportado. Isto deve ser feito com muita antecedência e estas orientações devem ser passadas por escrito e seguidas fielmente. Uma cópia simplificada destas orientações deve ser passada ao motorista ou responsável direto durante o transporte para que possa estar ciente e as entregue no destino. Muitas vezes o produto não será usado imediatamente.

b) Tempo: É necessário saber qual é o tempo necessário para fazer o deslocamento, sendo previsto algum tipo de atraso devido a congestionamento, chuva, impedimento do trânsito, demora no carregamento e liberação ou outra causa. O motorista e o responsável pelo despacho devem ter conhecimento deste tempo para que possam tomas as devidas providências, o que inclui a guarda do veículo após a realização do transporte. No destino, deve ser consultado o destinatário para verificar se o horário previsto de chegada está adequado e se haverá uma pessoa responsável por receber o produto e assinar este recebimento. O motorista deve levar uma ficha com os dados completos do destinatário, hora prevista de chegada, telefones do destinatário e indicação de rota correta e segura.

c) Quando é um caso de transporte de pessoas, os cuidados devem ser redobrados. São necessárias as seguintes considerações:

- O transporte é adequado a transportar o número de pessoas necessário?

- As pessoas portam documentos pessoais?

- As pessoas devem ser informadas do horário que ocorre a saída, das paradas previstas e do horário previsto para a chegada ao destino. No caso de retorno, especificar o local do ponto de encontro, data e horário do retorno e avisar se o transporte partirá apenas com todos ou se algum passageiro poderá se ausentar.

- As pessoas também devem ser informadas sobre o uso do cinto de segurança durante todo o trajeto e para não jogarem lixo ou objetos em vias públicas. Isto deve ficar claro pois o motorista será considerado responsável por não realizar o alerta.

d) Meio eficiente: É necessário avaliar se a forma de transporte a ser utilizada está adequada, é insuficiente ou se trata-se de um desperdício. Assim devemos compreender que é incorreto deslocar um ônibus para levar apenas três pessoas, ou cento e cinqüenta, em apenas uma viagem.

2) CONTROLE:

Para realizar o controle logístico, devem ser observadas as situações:

a) É uma regra: sempre que receber algum produto, deve ser checado:

- A quantidade

- O estado do produto

- Informações adicionais sobre cuidados especiais e riscos

- Dados da origem do produto, tais como remetente, telefones de contato, endereço, etc.

- Informações completas do destinatário, telefones de contato, endereço, etc.

- Caso o produto deve ser armazenado, quais são as condições de armazenamento e tempo previsto de armazenamento.

- O produto deve ser etiquetado com o número do volume e numero da nota fiscal ou documento, total de volumes da carga e data. Veja o exemplo de etiqueta:

NÚMERO DO VOLUME: ...........................

TOTAL DE VOLUMES: ...............................

NOTA FISCAL/DOCUMENTO Nº ...............................................

DATA: ........./........../.............

b) Sempre, ao retirar o produto ou entregar um produto, solicitar a assinatura e conferência das duas partes, realizando o alerta de que reclamações posteriores não serão aceitas.

c) No caso de produtos a serem armazenados, devem ser monitoradas as condições necessárias de armazenamento.

d) Verificar a documentação que acompanha o produto, tendo o conhecimento se esta documentação deverá ser apresentada para algum tipo de fiscalização e se é suficiente ou está incompleta. Em caso de dúvida, é necessário entrar em contato com os órgãos fiscalizadores ou autoridades competentes.

e) Forma do transporte: verificar se a forma de transporte que vai ser utilizada é considerada como adequada e se não existe excesso de peso para o veículo.

3) ARMAZENAMENTO:

a) No caso de produtos a serem armazenados, devem ser monitoradas as condições de armazenamento e os produtos não devem ser colocados diretamente no chão e sim sobre estrados de madeira, conhecidos como PALLETS, que possibilitam o transporte com empilhadeiras e evitam que a umidade do chão estrague o produto, ou que uma pequena quantidade de água no chão também não o estrague.

b) As documentações referentes aos produtos devem ser guardadas em arquivo próprio, para que possam ser realizadas fiscalizações e verificações.

c) Anotações complementares são necessárias, tais como: Quem entregou, que data foi entregue, etc.

4) CONTROLE DE INSUMOS E MANUTENÇÃO:

Os insumos a serem gastos e as manutenções necessárias devem ter controle rígido, sob pena de ocorrerem sérios problemas. As recomendações são as seguintes:

a) Os principais insumos são os combustíveis. Todos os documentos que comprovem o gasto de combustíveis devem ser guardados, juntamente com uma ficha de identificação como esta:

Ficha de Identificação e checagem

Placas do veículo: ...................................................................................

Tipo/modelo: ...........................................................................................

Verificações:

Documentação do veículo OK ( ) FALHA ( )

Documentação da carga OK ( ) FALHA ( )

Verificação da parte elétrica do veículo OK ( ) FALHA ( )

Verificação da parte mecânica do veículo OK ( ) FALHA ( )

Verificação de freios e suspensão. OK ( ) FALHA ( )

Calibração dos pneus OK ( ) FALHA ( )

Verificação de pneu estepe OK ( ) FALHA ( )

Verificação de Macaco, triangulo e ferramentas OK ( ) FALHA ( )

Nome do motorista: ...................................................................................

Data do abastecimento: ...../...../........ Litros: ...... Combustível: ...................

Data do transporte: ...../...../........ Data do retorno ...../...../........

Quilometragem inicial: ......................... Quilometragem final: ......................

Origem: ......................................................................................................

Destino: ......................................................................................................

Autorizado por: ...........................................................................................

Motivo do transporte: ...................................................................................

Observações: ...............................................................................................

......................................................................................................................

b) Em anexo a este curso, lhe enviamos uma planilha em Excel com o nome veiculo.xls que calcula automaticamente o consumo de combustível de cada veículo. Podem ser cadastrados vários veículos. Ela é importante para que possam ser acompanhados os abastecimentos e o rendimento do veículo. Desta forma, no caso da ocorrência de baixa quilometragem por litro de combustível, pode ser constatada a necessidade de manutenção ou levantamento de informações para se saber se os abastecimentos realmente foram feitos.

c) A manutenção dos veículos é fundamental para que eles possam estar sempre em condições de uso.

d) Os motoristas devem ser responsáveis pela realização ou acompanhamento das manutenções e limpezas para que sempre estejam a par da situação atual do veículo e peças que foram trocadas ou já estão desgastadas.

5) PLANEJAMENTO FUTURO:

A divisão de logística deve fazer um planejamento relacionado aos seus veículos e dependências de armazenamento. Este planejamento deve estar embasado nas características dos serviços que são realizados e em sua tendência de aumento, redução ou estabilidade.

O planejamento está relacionado com:

a) Contratação ou demissão de funcionários

b) Aquisição e venda de veículos

c) Ampliação ou redução de instalações de logística

d) Relacionamento de despesas previstas para o ano, tais como troca de pneus, pagamento de impostos dos veículos, realização de cursos de aperfeiçoamento aos motoristas e funcionários, serviços de retífica e recuperação de veículos, etc.

6) PLANO EMERGENCIAL:

A divisão de logística sempre deve ter um plano emergencial. Este plano deve prever as seguintes questões:

a) O veículo da organização apresentou problema em local distante da base, quais são os procedimentos a serem tomados? O motorista deve telefonar para uma pessoa específica ou deve resolver tudo individualmente?

b) No caso de atrasos ou imprevistos relacionados com demora na realização do transporte, quem deve ser informado?

c) A organização possui veículo de apoio ou parceria com determinado serviço para resolver emergencialmente o problema? No caso de transporte de passageiros em ônibus, é interessante ter o contato de uma empresa que pode realizar o serviço de forma emergencial.

d) no caso de um acidente envolvendo o veiculo da organização, quais são as medidas imediatas a serem tomadas? Algumas coisas podem ser determinadas pela a organização como medidas imediatas.

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