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Microsoft

Office Outlook 2003


Microsoft Outlook 2003


Introducción


Outlook 2003 proporciona una solución integrada para administrar y organizar mensajes de correo electrónico, programas, tareas, notas, contactos y demás información. Outlook 2003 ofrece innovaciones que puede utilizar para administrar las comunicaciones, organizar el trabajo y trabajar mejor con otros usuarios. Todo ello desde un único lugar.


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Puntos clave

Administrar y asignar prioridad a la comunicación

Puede organizar mejor la información para ahorrar tiempo y aumentar la productividad.










Deje que Outlook trabaje en su lugar

Outlook le ayuda a obtener la información que necesita (y bloquear la que no necesita) para ser productivo.







Trabajar con otros usuarios de forma más sencilla



Puede colaborar mejor con otros usuarios y protegerse del uso indebido y la distribución no deseada de información clave de la empresa.



Nota: Con Microsoft Office Professional Edition 2003, puede utilizar Outlook para crear mensajes de correo electrónico protegidos por IRM y conceder a otros usuarios permiso para tener acceso a los mensajes y modificarlos. También puede aplicar plantillas de directivas a los mensajes de correo electrónico protegidos por IRM que cree. Con Microsoft Office Standard Edition 2003, puede leer mensajes de correo electrónico protegidos mediante IRM; con los permisos, también puede modificarlos.

















Creación de Citas


Descripción

Son eventos o actividades que se van a realizar en una fecha programada y que fácilmente pueden ser almacenadas en el Outlook 2003. Ingresando la información necesaria, el Outlook ayudará a manejar de la mejor manera todas estas actividades.

Objetivos

Paso a Paso

Para realizar el almacenamiento de citas se debe utilizar el calendario como medio de ingreso de las mismas.


Los pasos a seguir son:


Hacer clic en el item “Calendar” de la barra de acceso directo (Outlook Shortcuts).




Se mostrará una pantalla donde se visualizan tres segmentos. Panel de eventos (derecha) el cual muestra el día separado cada media hora, que puede ser modificado haciendo clic derecho sobre la columna de horas; navegador de fechas (izquierda superior)

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Seleccionar en el navegador de fechas, el día ha realizar la cita.


Seleccionar dentro del calendario, la hora de la cita.


Escribir el asunto del cual trata la cita. Presionar la tecla “Enter”.


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Automáticamente se mostrará una campanita, indicando que se avisará 15 minutos antes de la cita. (Outlook por defecto asume 15 minutos).


En el caso se desea abarcar más de media hora para una cita, hacer doble clic sobre el espacio respecto a la hora requerida.


Se mostrará la siguiente pantalla, en la cual se ve la cita al detalle. Ingresar el tema de la cita, lugar. Se muestra dos recuadros con horas; escribir la hora de inicio o seleccionarla del recuadro; lo mismo con la fecha de término. Verificar que el “Reminder” esté activado.


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Si la cita requiere que se realice cada cierto tiempo, seleccionar “Recurrence” del menú “Action”.


Adicionalmente, si se está trabajando en red, hacer clic derecho sobre la cita, y seleccionar “Private”. Se mostrará una llave indicando que si algún usuario está viendo el horario, se verán estas horas como ocupado, sin ver más detalle.


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Hacer clic en el botón “Today” de la barra de menú para regresar a la fecha actual.

Para personalizar el color de la cita mostrada en el calendario, hacer clic derecho sobre la cita y hacer clic en “Label”; o seleccionar “Label” del menu “Edit”.

Ejemplos Prácticos

Crear citas que se realicen cada Miércoles durante todo el mes de febrero y que se active el aviso cada medio día.

Conclusión

El uso que se le puede dar a esta opción resulta importante, ya que no es necesario estar acordándose de cada actividad a realizar. Se puede almacenar una gran cantidad de eventos, citas, reuniones, etc. y despreocuparse por acordarse. Permitiendo también categorizar las citas a través de la asignación de colores.





























Creación de Contactos



Descripción

Este componente de Outlook 2003, permite guardar información importante referente a personas o instituciones con la cual se mantiene alguna relación. Se puede almacenar direcciones, direcciones de correo, números telefónicos, etc. a los cuales se puede accesar en cualquier momento.

Objetivos

Paso a Paso

Los pasos a seguir son :


Hacer clic en el item “Contacts” situado en la barra de acceso directo (Outlook Shortcuts). Se mostrará una pantalla donde se visualizan los contactos, en caso los hubiera.


La ventana se muestra en la siguiente página.




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Para generar un nuevo contacto hacer clic en el boton “New” en el menú

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Ingresar la información referente al contacto. En caso se quiera asignar una categoría al contacto, hacer clic en el botón “Categories”. Se mostrará una pantalla donde se podrá seleccionar una o varias categorías que hacen referencia al tipo de contacto.

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Una forma de poder visualizar la información de los contactos, de diversas formas y/o detalles, es seleccionando “Current View” situado en la barra de acceso directo (Outlook Shortcuts).


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Ejemplos Prácticos

Adicionar contactos a la lista de contacto, ordenarlos por categoría y modificar datos.

Conclusión

Es de mucha utilidad tener una herramienta con estas características ya que no sólo es guardar información sino que se puede manejar de tal forma que puede ser usada para diferentes actividades, como por ejemplo enviar correos, crear reuniones.










Uso de Fólderes y Reglas


Administrar y asignar prioridad a la comunicación

Deje que Outlook trabaje en su lugar

Trabajar con otros usuarios de forma más sencilla

Creación de Citas

Descripción

Objetivos

Paso a Paso

Ejemplos Prácticos

Conclusión

Creación de Contactos

Descripción

Objetivos

Paso a Paso

Ejemplos Prácticos

Conclusión

Uso de Fólderes y Reglas

Descripción

Objetivos

Paso a Paso

Ejemplos Prácticos

Conclusión

Vínculos

Uso de Microsoft Word como Editor de Mensajes

Descripción

Objetivos

Paso a Paso

Ejemplos Prácticos

Conclusión

Uso de Múltiples Cuentas de Correo

Descripción

Objetivos

Paso a Paso

Ejemplos Prácticos

Conclusión

Correo Electrónico No Deseado

Descripción

Paso a Paso


Descripción

Las reglas son acciones que se realizan, bajo ciertas condiciones, sobre los mensajes recibidos y enviados; es decir; manejar los correos (almacenar en un directorio específico, enviar una copia) de acuerdo a condiciones configuradas previamente.

Objetivos

Paso a Paso

Para crear reglas, es necesario estar ubicado en las bandejas de entrada, salida o elemento eliminados; es decir; donde se encuentran mensajes.


Los pasos a seguir son :


Hacer clic en “Rules Wizard” del menú “Tools”. Automáticamente empezará el asistente de reglas, el cual indicará el proceso paso por paso, utilizando reglas predefinidas o creando una nueva.


Se mostrará la siguiente pantalla:








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En esta pantalla se muestran todas las reglas creadas.

Se podrá crear una nueva, copiar la regla hacia otra bandeja, modificar la existente, renombrarla o eliminarla.


Para crear una regla, hacer clic sobre el botón “New”. Se mostrará la siguiente pantalla:


Seleccionar regla predefinida o crear una nueva.

Seleccionar el tipo de regla mostrada en el primer recuadro; automáticamente se mostrará una referencia de la(s) accion(es) a ejecutar. Hacer clic en “Next”.



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Luego de seleccionar el tipo de regla predefinida (plantilla) o crear una nueva (personalizada), se mostrarán varias pantallas formulando las condiciones.


Primero, elegir la condición para la regla.


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Segundo, seleccionar que acción tomar.


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Luego, especificar alguna excepción dentro de las condiciones seleccionadas.


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Por último asignar un nombre a la regla y hacer clic en “Finish”.


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Ejemplos Prácticos

Crear reglas que permitan guardar los mensajes en una carpeta nueva. Hacer clic aquí para accesar a Microsoft Outlook.

Conclusión

Es una herramienta muy útil, con muchas opciones que permiten un manejo personalizado de los mensajes y mantener un orden respecto a carpetas y mensajes.

Vínculos

Presentación







Uso de Microsoft Word como Editor de Mensajes



Descripción

Permitir que el usuario de formato al mensaje que va a enviar a través del editor de texto Microsoft Word, permitiendo también usar gran cantidad de características de Word.

Objetivos

Paso a Paso

Hacer clic en el botón ”Options...” que se encuentra en el Menú ”Tools”.


Aparecerá el cuadro de diálogo “Options”. Hacer clic en la pestaña “Mail Format”.


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Marque la opción “Use Microsoft Word to edit e-mail messages”, para editar el texto del mensaje con las herramientas del Word.


En caso desee leer los correos con Texto Enriquecido entrantes en su “Inbox”, seleccione la opción “Compose in this message format”


Presionar “OK” para guardar los cambios.


Ejemplos Prácticos

Siguiendo los pasos anteriores configurar para que Microsoft Word sea editor por defecto.

Conclusión

A través de las opciones mencionadas se puede dar una mejor vista al mensaje, ya sea que este contenga un texto en formato enriquecido o HTML























Uso de Múltiples Cuentas de Correo



Descripción

Permite crear y manejar distintas cuentas de correo en una misma sesión de Outlook.

Objetivos

Paso a Paso

Los pasos a seguir son:


Seleccionar “E-mail Accounts” desde el menú “Tools”.


En el cuadro de diálogo “E-mail Accounts”, seleccionar la opción “Add a new e-mail account” y presionar el botón “Next”.


Aparece un cuadro de diálogo “Server Type” el cual solicita el tipo de servidor con el que trabaja nuestra cuenta de correo.


En el caso de añadir una cuenta Hotmail, seleccionar “HTTP” y presionar “Next”.


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Aparece una ventana como se muestra a continuación, en la que se pide ingresar los datos del usuario y del servidor.


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Ejemplos Prácticos

Realizar la creación de una cuenta de correo, siguiendo los pasos mencionados.

Conclusión

Esta característica permite tener gran ventaja por el hecho de que en un solo perfil se puede crear varios tipos de cuentas y no es necesario salir del Outlook para accesar a las cuentas.








Correo Electrónico No Deseado


Descripción

Podemos hacer diversas configuraciones a la carpeta correo electrónico no deseado para evitar el correo masivo (SPAM)


Paso a Paso


  1. Ir al menú Herramientas y seleccionar Opciones. Luego dar clic en el botón Correo electrónico no deseado


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  1. En la pantalla opciones podemos predefinir 4 diferentes niveles de discernimiento para clasificar que mails son SPAM y cuales no.


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  1. En Remitentes seguros podemos definir una lista completa de direcciones de correo o de dominios que nosotros consideremos fuentes seguras.


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  1. En destinatarios seguros podemos definir una lista completa de direcciones de correo o de dominios que nosotros consideremos destinos seguro


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  1. En remitentes bloqueados podemos definir una lista completa de direcciones de correo o de dominios que consideremos peligrosos.



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Alianza por la Educación 27





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