Microsoft
Office Outlook 2003
Microsoft Outlook 2003
Introducción
Outlook 2003 proporciona una solución integrada para administrar y organizar mensajes de correo electrónico, programas, tareas, notas, contactos y demás información. Outlook 2003 ofrece innovaciones que puede utilizar para administrar las comunicaciones, organizar el trabajo y trabajar mejor con otros usuarios. Todo ello desde un único lugar.
Puntos clave
Puede organizar mejor la información para ahorrar tiempo y aumentar la productividad.
Administre todo el correo electrónico en un solo lugar: Puede enviar, recibir y tener acceso a mensajes de correo electrónico con varias cuentas (incluidas cuentas de correo electrónico de trabajo, personales o basadas en el Web, como MSN® Hotmail®) en una única vista.
Imprima menos y lea más: Outlook 2003 hace más fácil y cómoda la lectura de mensajes en pantalla, incluidos los mensajes extensos. El Panel de lectura se ha trasladado a la parte derecha de la pantalla para mostrar el doble de contenido y reducir la necesidad de desplazarse al leer en pantalla mensajes largos de correo electrónico.
Ahorre tiempo y busque mensajes más rápidamente: Puede buscar mensajes de correo electrónico de forma más sencilla agrupándolos por fecha, tamaño, conversación, asunto, importancia u otro criterio.
Organice la Bandeja de entrada: Ya no tiene que guardar los mensajes de correo electrónico en la Bandeja de entrada para recordarle los elementos de acción. En su lugar, puede utilizar las Marcas rápidas para señalar los mensajes por prioridad o limitaciones de tiempo, y buscarlos en cualquier carpeta en la que se encuentren.
Organice los mensajes y reciba recordatorios automáticamente: Mediante las Reglas y alertas mejoradas, los mensajes de correo electrónico entrantes se organizan según sus preferencias y se pueden activar alertas automáticamente para recordarle o avisarle cuando sea necesario, por ejemplo, cuando se deba realizar una tarea o esté a punto de comenzar una reunión.
Busque mensajes de forma sencilla: Puede guardar los resultados de búsquedas utilizadas con frecuencia como Carpetas de búsqueda en lugar de tener que volver a ejecutar búsquedas comunes cada vez que las necesite. Las Carpetas de búsqueda ofrecen una forma automatizada de mantener juntos los mensajes de correo electrónico relevantes, sin moverlos a otra carpeta.
Tenga acceso rápidamente a los contactos, calendarios y tareas: Puede utilizar el nuevo Panel de exploración (o hacer clic en Ir en la barra de menús) para tener acceso a los Contactos, el Calendario, las Tareas, las Carpetas, los Accesos directos y el Diario, y buscar la información que necesite para completar los mensajes de correo electrónico, programar citas y finalizar proyectos.
Outlook le ayuda a obtener la información que necesita (y bloquear la que no necesita) para ser productivo.
Bloquee el correo no deseado: El nuevo filtro de correo electrónico no deseado le ayuda a impedir que los mensajes de correo no deseado abarroten la Bandeja de entrada. Obtenga más información acerca de cómo Bloquear los mensajes de correo electrónico no deseado con Outlook 2003.}
Bloquee los datos adjuntos no deseados: Para ayudar a impedir que los datos adjuntos no deseados y archivos voluminosos ocupen demasiado espacio de almacenamiento, Outlook 2003 bloquea los mensajes de correo electrónico y los archivos de las personas que no se encuentren en la lista de remitentes seguros. Después de que usted examine y apruebe el mensaje, Outlook descargará el mensaje completo con el archivo.
Lea el correo electrónico con independencia de la conexión: El nuevo Modo de intercambio en caché descarga los mensajes y otros datos de Outlook en el equipo, de forma que pueda mantener su productividad durante el tiempo de inactividad de la red. El Modo de intercambio en caché requiere una conexión a un servidor de Microsoft Exchange.
Conocimiento de la conexión: Puede indicar si tiene una conexión rápida o lenta, o dejar que Outlook lo detecte por usted. Outlook adaptará su rendimiento mediante la presentación de una vista previa de un mensaje o el mensaje completo en función de la velocidad de la red.
Busque datos rápidamente: No es necesario que salga del correo electrónico para buscar información. El nuevo panel de tareas de referencia integra en Outlook diccionarios electrónicos, diccionarios de sinónimos y sitios de referencia en línea, de forma que pueda buscar información e incorporarla en los nuevos mensajes de correo electrónico. Algunas funciones del panel de tareas de referencia requieren el uso de una conexión a Internet. Lea más sobre cómo investigar en Office 2003 Editions.
Puede colaborar mejor con otros usuarios y protegerse del uso indebido y la distribución no deseada de información clave de la empresa.
Comuníquese con otros usuarios al instante: No es necesario salir de Outlook para averiguar si un contacto de Mensajería instantánea (IM, Instant Messaging) está conectado. Puede iniciar conversaciones de IM rápidamente desde los mensajes de correo electrónico de Outlook, Contactos de Outlook, Calendario de Outlook y otras áreas de Outlook.
Controle la distribución del trabajo confidencial: Para proteger los activos de la compañía, puede impedir que los destinatarios reenvíen, copien o impriman mensajes de correo electrónico importantes mediante la funcionalidad de Administración de derechos de información (IRM, Information Rights Management). Incluso puede especificar una fecha de caducidad para el mensaje, tras la cual nadie podrá verlo o actuar sobre él. La funcionalidad IRM requiere el uso de Windows Server™ 2003 con Microsoft Windows® Rights Management Services.
Nota:
Con
Microsoft Office Professional Edition 2003, puede utilizar Outlook
para crear mensajes de correo electrónico protegidos por IRM y
conceder a otros usuarios permiso para tener acceso a los mensajes y
modificarlos. También puede aplicar plantillas de directivas a
los mensajes de correo electrónico protegidos por IRM que
cree. Con Microsoft Office Standard Edition 2003, puede leer mensajes
de correo electrónico protegidos mediante IRM; con los
permisos, también puede modificarlos.
Trabaje mejor con otros usuarios: Puede guardar datos adjuntos de mensajes de correo electrónico en áreas de trabajo compartidas, donde otros miembros del equipo pueden obtener las versiones más recientes, proteger o desproteger archivos o guardar listas de tareas, archivos relacionados, vínculos y listas de miembros. Incluso puede saber si los miembros del equipo están conectados y utilizar IM para enviarles un mensaje. Las áreas de trabajo compartidas requieren el uso de Windows Server 2003 con Microsoft Windows SharePoint Services.
Dedique menos tiempo a coordinar programas: Puede tener acceso a calendarios de equipo compartidos desde Outlook y ver varios calendarios juntos para agilizar y facilitar la programación de reuniones. Puede ver sus propios calendarios de trabajo y personales, calendarios de Windows SharePoint Services o calendarios de otros usuarios que le hayan concedido derechos para verlos. Para compartir calendarios de equipo es necesario Windows Server 2003 con Windows SharePoint Services.
Obtenga movilidad: Si dispone de un equipo Tablet PC, puede utilizar el marcado de entrada manuscrita para anotar los mensajes de correo electrónico con su propia escritura manual utilizando un dispositivo de entrada de tipo lápiz. Puede escribir notas para uso personal o mensajes de correo electrónico para enviar a otros usuarios.
Son eventos o actividades que se van a realizar en una fecha programada y que fácilmente pueden ser almacenadas en el Outlook 2003. Ingresando la información necesaria, el Outlook ayudará a manejar de la mejor manera todas estas actividades.
Aprender a crear citas.
Manejar las citas de manera que puedan ser modificadas y canceladas.
Para realizar el almacenamiento de citas se debe utilizar el calendario como medio de ingreso de las mismas.
Los pasos a seguir son:
Hacer clic en el item “Calendar” de la barra de acceso directo (Outlook Shortcuts).
Se mostrará una pantalla donde se visualizan tres segmentos. Panel de eventos (derecha) el cual muestra el día separado cada media hora, que puede ser modificado haciendo clic derecho sobre la columna de horas; navegador de fechas (izquierda superior)
Seleccionar en el navegador de fechas, el día ha realizar la cita.
Seleccionar dentro del calendario, la hora de la cita.
Escribir el asunto del cual trata la cita. Presionar la tecla “Enter”.
Automáticamente se mostrará una campanita, indicando que se avisará 15 minutos antes de la cita. (Outlook por defecto asume 15 minutos).
En el caso se desea abarcar más de media hora para una cita, hacer doble clic sobre el espacio respecto a la hora requerida.
Se mostrará la siguiente pantalla, en la cual se ve la cita al detalle. Ingresar el tema de la cita, lugar. Se muestra dos recuadros con horas; escribir la hora de inicio o seleccionarla del recuadro; lo mismo con la fecha de término. Verificar que el “Reminder” esté activado.
Si la cita requiere que se realice cada cierto tiempo, seleccionar “Recurrence” del menú “Action”.
Adicionalmente, si se está trabajando en red, hacer clic derecho sobre la cita, y seleccionar “Private”. Se mostrará una llave indicando que si algún usuario está viendo el horario, se verán estas horas como ocupado, sin ver más detalle.
Hacer clic en el botón “Today” de la barra de menú para regresar a la fecha actual.
Para personalizar el color de la cita mostrada en el calendario, hacer clic derecho sobre la cita y hacer clic en “Label”; o seleccionar “Label” del menu “Edit”.
Crear citas que se realicen cada Miércoles durante todo el mes de febrero y que se active el aviso cada medio día.
El uso que se le puede dar a esta opción resulta importante, ya que no es necesario estar acordándose de cada actividad a realizar. Se puede almacenar una gran cantidad de eventos, citas, reuniones, etc. y despreocuparse por acordarse. Permitiendo también categorizar las citas a través de la asignación de colores.
Este componente de Outlook 2003, permite guardar información importante referente a personas o instituciones con la cual se mantiene alguna relación. Se puede almacenar direcciones, direcciones de correo, números telefónicos, etc. a los cuales se puede accesar en cualquier momento.
Aprender a crear contactos.
Aprender a usar los contactos para manejar información importante.
Los pasos a seguir son :
Hacer clic en el item “Contacts” situado en la barra de acceso directo (Outlook Shortcuts). Se mostrará una pantalla donde se visualizan los contactos, en caso los hubiera.
La ventana se muestra en la siguiente página.
Para generar un nuevo contacto hacer clic en el boton “New” en el menú
.
Ingresar la información referente al contacto. En caso se quiera asignar una categoría al contacto, hacer clic en el botón “Categories”. Se mostrará una pantalla donde se podrá seleccionar una o varias categorías que hacen referencia al tipo de contacto.
Una forma de poder visualizar la información de los contactos, de diversas formas y/o detalles, es seleccionando “Current View” situado en la barra de acceso directo (Outlook Shortcuts).
Adicionar contactos a la lista de contacto, ordenarlos por categoría y modificar datos.
Es de mucha utilidad tener una herramienta con estas características ya que no sólo es guardar información sino que se puede manejar de tal forma que puede ser usada para diferentes actividades, como por ejemplo enviar correos, crear reuniones.
Administrar y asignar prioridad a la comunicación
Deje que Outlook trabaje en su lugar
Trabajar con otros usuarios de forma más sencilla
Uso de Microsoft Word como Editor de Mensajes
Las reglas son acciones que se realizan, bajo ciertas condiciones, sobre los mensajes recibidos y enviados; es decir; manejar los correos (almacenar en un directorio específico, enviar una copia) de acuerdo a condiciones configuradas previamente.
Aprender a crear reglas predefinidas o personalizadas.
Entender las acciones generadas por las reglas.
Para crear reglas, es necesario estar ubicado en las bandejas de entrada, salida o elemento eliminados; es decir; donde se encuentran mensajes.
Los pasos a seguir son :
Hacer clic en “Rules Wizard” del menú “Tools”. Automáticamente empezará el asistente de reglas, el cual indicará el proceso paso por paso, utilizando reglas predefinidas o creando una nueva.
Se mostrará la siguiente pantalla:
En esta pantalla se muestran todas las reglas creadas.
Se podrá crear una nueva, copiar la regla hacia otra bandeja, modificar la existente, renombrarla o eliminarla.
Para crear una regla, hacer clic sobre el botón “New”. Se mostrará la siguiente pantalla:
Seleccionar regla predefinida o crear una nueva.
Seleccionar el tipo de regla mostrada en el primer recuadro; automáticamente se mostrará una referencia de la(s) accion(es) a ejecutar. Hacer clic en “Next”.
Luego de seleccionar el tipo de regla predefinida (plantilla) o crear una nueva (personalizada), se mostrarán varias pantallas formulando las condiciones.
Primero, elegir la condición para la regla.
Segundo, seleccionar que acción tomar.
Luego, especificar alguna excepción dentro de las condiciones seleccionadas.
Por último asignar un nombre a la regla y hacer clic en “Finish”.
Crear reglas que permitan guardar los mensajes en una carpeta nueva. Hacer clic aquí para accesar a Microsoft Outlook.
Es una herramienta muy útil, con muchas opciones que permiten un manejo personalizado de los mensajes y mantener un orden respecto a carpetas y mensajes.
Permitir que el usuario de formato al mensaje que va a enviar a través del editor de texto Microsoft Word, permitiendo también usar gran cantidad de características de Word.
Aprender a activar la opción del uso de Microsoft Word como editor de mensajes por defecto
Utilizar las funcionalidades del Word dentro del la ventana de mensajes.
Hacer clic en el botón ”Options...” que se encuentra en el Menú ”Tools”.
Aparecerá el cuadro de diálogo “Options”. Hacer clic en la pestaña “Mail Format”.
Marque la opción “Use Microsoft Word to edit e-mail messages”, para editar el texto del mensaje con las herramientas del Word.
En caso desee leer los correos con Texto Enriquecido entrantes en su “Inbox”, seleccione la opción “Compose in this message format”
Presionar “OK” para guardar los cambios.
Siguiendo los pasos anteriores configurar para que Microsoft Word sea editor por defecto.
A través de las opciones mencionadas se puede dar una mejor vista al mensaje, ya sea que este contenga un texto en formato enriquecido o HTML
Permite crear y manejar distintas cuentas de correo en una misma sesión de Outlook.
Aprender a crear diferentes tipos de cuentas.
Los pasos a seguir son:
Seleccionar “E-mail Accounts” desde el menú “Tools”.
En el cuadro de diálogo “E-mail Accounts”, seleccionar la opción “Add a new e-mail account” y presionar el botón “Next”.
Aparece un cuadro de diálogo “Server Type” el cual solicita el tipo de servidor con el que trabaja nuestra cuenta de correo.
En el caso de añadir una cuenta Hotmail, seleccionar “HTTP” y presionar “Next”.
Aparece una ventana como se muestra a continuación, en la que se pide ingresar los datos del usuario y del servidor.
Realizar la creación de una cuenta de correo, siguiendo los pasos mencionados.
Esta característica permite tener gran ventaja por el hecho de que en un solo perfil se puede crear varios tipos de cuentas y no es necesario salir del Outlook para accesar a las cuentas.
Podemos hacer diversas configuraciones a la carpeta correo electrónico no deseado para evitar el correo masivo (SPAM)
Ir al menú Herramientas y seleccionar Opciones. Luego dar clic en el botón Correo electrónico no deseado
.
En la pantalla opciones podemos predefinir 4 diferentes niveles de discernimiento para clasificar que mails son SPAM y cuales no.
En Remitentes seguros podemos definir una lista completa de direcciones de correo o de dominios que nosotros consideremos fuentes seguras.
En destinatarios seguros podemos definir una lista completa de direcciones de correo o de dominios que nosotros consideremos destinos seguro
En remitentes bloqueados podemos definir una lista completa de direcciones de correo o de dominios que consideremos peligrosos.
Alianza por la Educación
! COPYRIGHT (C) MICROSOFT CORPORATION ALL RIGHTS RESERVED
!DOCTYPE HTML HTML LANGEN HEADMETA CHARSETUTF8 META NAMEGENERATOR CONTENTMICROSOFT
!DOCTYPE HTML HTML XMLNSMSOURNSCHEMASMICROSOFTCOMOFFICEOFFICE XMLNSMSDTUUIDC2F4101065B311D1A29F00AA00C14882 HEAD TITLEERROR 404TITLE LINK
Tags: microsoft office, que microsoft, microsoft, office, outlook