MANUAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL CÓDIGO SIM1 VERSIÓN

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MANUAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL CÓDIGO SIM1 VERSIÓN

MANUAL

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

INSTITUCIONAL

Código: SI-M1

Versión: 8

Vigente Desde:

18/12/2015








MANUAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL CÓDIGO SIM1 VERSIÓN












MANUAL

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL



























MINISTERIO DEL INTERIOR

BOGOTÁ D.C.


  1. INTRODUCCIÓN


Este documento describe el Sistema Integrado de Gestión, entendiéndolo como el conjunto de políticas, elementos y requisitos contenidos en los Sistemas de Desarrollo Administrativo, el Sistema de Control Interno y Sistema de Gestión de la Calidad respectivamente. Con base en la complementariedad existente entre los requisitos, elementos y políticas de estos sistemas, la entidad ha conformado el Sistema Integrado de Gestión Institucional (SIGI) del Ministerio del Interior y de los Fondos a su cargo, con un enfoque basado en procesos para el desarrollo de las funciones que le han sido asignadas.


  1. OBJETIVO


El presente manual tiene por objeto describir el Sistema Integrado de Gestión Institucional (SIGI) del Ministerio del Interior y de los Fondos a su cargo, en el marco de las políticas, elementos y requisitos establecidos en los Sistemas de Desarrollo Administrativo, Sistema de Control Interno y Sistema de Gestión de la Calidad respectivamente.


  1. ALCANCE


El alcance del Sistema Integrado de Gestión Institucional - SIGI - cubre las principales actividades que dan cuenta del objeto misional del Ministerio del Interior tales como:

 

La formulación y coordinación de las políticas públicas para el fortalecimiento de la democracia, la participación ciudadana y la igualdad de derechos, así como la interlocución política dentro de la nación, de la nación con el territorio, con el Congreso y actores sociales, para el afianzamiento del Estado Social de Derecho en condiciones de respeto a los valores democráticos, la preservación del orden público interno y la solidaridad.


Para la ejecución de estas actividades el Ministerio cuenta con los siguientes procesos misionales:

 

 

Este alcance se enmarca en los requisitos establecidos en las normas ISO 9001 y la Norma Técnica de Calidad – NTC GP 1000.


  1. EXCLUSIONES


El Ministerio del Interior de acuerdo con el numeral 1.2 de la Norma ISO: 9001: 2008 y 2.2 de la NTC GP 1000: 2009 establece que cuando uno o varios requisitos no se puedan aplicar debido a la naturaleza de la entidad, pueden considerarse para su exclusión. Por lo anterior se ha decidido excluir el numeral 7.6 del Sistema de Gestión de la Calidad, debido a que el Ministerio del Interior no utiliza dispositivos o equipos de medición y de seguimiento para medir la conformidad de sus productos frente a sus requisitos, sin embargo, cuenta con mecanismos apropiados para realizar el control y seguimiento, para proporcionar productos y servicios de calidad, los cuales se han planificado y señalado en los procedimientos que describen los procesos y subprocesos, mapa de riesgos, plan de acción y demás instrumentos utilizados por la entidad.





  1. TERMINOS Y DEFINICIONES1


Calidad. Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos.

Cliente. Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio.

Eficacia. Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.

Eficiencia. Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

Efectividad. Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

Mejora de la calidad. Parte de la gestión de la calidad orientada a aumentar la capacidad de cumplir con los requisitos de la calidad.

Mejora continua. Acción permanente realizada, con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño.

Manual de la calidad. Documento que describe y especifica el Sistema de Gestión de la Calidad de una entidad.

Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Producto o servicio. Resultado de un proceso o un conjunto de procesos.

Satisfacción del cliente. Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos.

Trazabilidad. Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquello que está bajo consideración.


  1. NORMATIVIDAD

LEYES

Ley 872 de 2003, por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios.

Ley 489 de 1998, por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones.

Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones.

DECRETOS


Decreto 943 de 2014, por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno - MECI


Decreto 2482 de 2012, por el cual se establecen los lineamientos generales para la Integración de la Planeación y la Gestión


Decreto 4485 de 2009, por del cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública


Decreto 4110 de 2004, por la cual se reglamenta la ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.


OTRAS NORMAS


NTCGP 1000, Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública Bogotá.


ISO 9001, Sistema de Gestión de la Calidad


Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano - MECI



7 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN


7.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN


El Ministro del Interior ha designado mediante acto administrativo al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación como Representante de la Dirección para liderar el Sistema Integrado de Gestión Institucional - SIGI, integrado por los Sistemas de Gestión de la Calidad, Sistema de Desarrollo Administrativo y Sistema de Control Interno.


Las funciones previstas en dicho acto administrativo para el representante de la Alta Dirección son las siguientes:


  1. Asegurarse de que se establezcan, implementen y mantengan los procesos necesarios para la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad.

  2. Informar a la alta dirección sobre el desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad y de cualquier necesidad de mejora.

  3. Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la entidad.


En este mismo sentido se definió la política y objetivos de la calidad y se adoptó el Sistema Integrado de Gestión Institucional, SIGI mediante acto administrativo.


Se cuenta con el procedimiento “Revisión por la Dirección”, el cual tiene como objetivo realizar la revisión del Sistema de Gestión de la Calidad, mediante la consolidación y análisis de la información generada por las diferentes fuentes, para evidenciar el grado de conformidad frente a los requisitos legales y normativos aplicables, asegurar el logro de los objetivos planificados, el mejoramiento continuo y la oportuna toma de decisiones que permita su conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad.


Para la Gestión de los Recursos, se cuenta principalmente con los siguientes procesos y con los procedimientos que los describen:



Dentro del proceso de recursos administrativos y financieros, se incluye la guía de lineamientos generales para la Gestión Ambiental, cuyo objeto es facilitar la planificación, implementación, revisión y mejora continua de la eficacia, eficiencia y efectividad de la gestión ambiental, dando cumplimiento a la normatividad vigente aplicable en esta materia. Del mismo modo, el alcance de dicha guía parte desde la revisión o diagnóstico inicial medio ambiental, hasta la revisión final medio ambiental y seguimiento al desempeño de las actividades consignadas en el Plan de Gestión Ambiental del Ministerio del Interior.


Este numeral se ve complementado por los elementos estilo de dirección, estructura organizacional y comunicación organizacional del Modelo Estándar de Control Interno – MECI.





  1. Estilo de dirección: La entidad ha elaborado la siguiente declaración que orienta y guía el comportamiento de los directivos frente al liderazgo institucional:



  1. El código de ética: es otro instrumento previsto por la entidad para orientar el comportamiento ético de sus servidores, el cual incluye la siguiente declaración: “Nosotros los abajo firmantes, servidores públicos del Ministerio del Interior, conocemos, asumimos y cumplimos de manera responsable y consciente los principios, valores y directrices éticas establecidas en el presente Código de Ética y nuestras actuaciones serán en todo acordes con los mismos”.


  1. Estructura organizacional: Está compuesta por las funciones y objetivos (decreto 2893 de 2011), planta de personal (Decreto 2896 de 2011) y el manual de funciones, perfiles y competencias (Resolución 0322 de 17 de marzo de 2015). Adicionalmente se cuenta con las caracterizaciones y procedimientos del proceso de Gestión del Talento Humano que permiten la operación de las actividades del mismo y facilitan la comunicación de todos los que participan en su desarrollo.


  1. Comunicación organizacional: Se cuenta con diferentes medios de comunicación tales como página web, correo electrónico, circulares, memorandos, oficios, carteleras electrónicas y algunos comités como el Comité de Gerencia, el Comité Sectorial de Desarrollo Administrativo, la Comisión de Personal, entre otros, los cuales proporcionan espacios para que sus miembros puedan socializar y tratar los diferentes temas de interés para la entidad.



7.2 ENFOQUE AL CLIENTE


Uno de los procedimientos obligatorios de la Norma Técnica de Calidad es el de control del producto y/o servicio no conforme; con la implementación de este documento la entidad ha proporcionado una herramienta no solo para el control del producto y/o servicio no conforme, sino para establecer las características, especificaciones y expectativas traducidas en requisitos que deben cumplir los productos y/o servicios generados por los procesos misionales y por aquellos que prestan servicios de cara al cliente externo. Igualmente se escucha la voz del cliente preguntándole cómo nos percibe como entidad, cómo percibe la prestación de nuestro servicio y el comportamiento de los servidores públicos que prestan dichos servicios. Las herramientas básicas utilizadas por la entidad para este contacto son las encuestas que permiten medir el grado de satisfacción del cliente.


7.3 POLÍTICAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD.


La entidad ha establecido la siguiente declaración expresada en las políticas de Calidad, Gestión Ambiental y Seguridad de la Información


  1. Política de la Calidad:


“En el compromiso de satisfacer a plenitud a nuestros Clientes y ofrecer un mejor bienestar a la población, nosotros el Ministerio del Interior en acatamiento de su misión y los deberes consagrados en la constitución, suministramos productos y servicios de calidad como reto permanente, mediante una gerencia pública mucho más visible, responsable, confiable y de mayor credibilidad para la ciudadanía, con servidores públicos, íntegros, éticos, competentes y comprometidos con la mejora continua”. 


  1. Política de Gestión Ambiental


El Ministerio del Interior está comprometido a desarrollar un eficiente y sostenible Plan de Gestión Ambiental, conforme a la legislación vigente, mediante la implementación y mantenimiento de proyectos y programas que generen una cultura ambiental en funcionarios, contratistas y usuarios. Para ello identifica, previene, minimiza y controla los impactos ambientales adversos y la contaminación derivada de sus procesos, promoviendo la mejora continua a través de buenas prácticas ambientales y el uso racional de los recursos.


  1. Política de Seguridad de la Información


El Ministerio y el Fondo para la Participación y el Fortalecimiento de la Democracia se comprometen a implementar y mantener como parte del desarrollo de su modelo de gestión de seguridad de la información, programas y planes de capacitación, entrenamiento y concienciación en todo el Ministerio, de manera


Las tres anteriores declaraciones; son adecuadas, coherentes e incluyen el compromiso de cumplir con los requisitos de los clientes y la mejora continua; y son correspondientes con los objetivos de la calidad y de gestión ambiental; son comunicadas por los diferentes medios con que cuenta la entidad; son entendidas por todos los servidores de la entidad y se revisan para su adecuación continua.


Este numeral se ve complementado por los elementos, acuerdos éticos, compromisos y protocolos éticos y por las políticas de operación del Modelo Estándar de Control Interno – MECI.


Acuerdos éticos, compromisos y protocolos éticos. Este elemento es evidenciado en la entidad con la implementación del código de ética, el cual fue socializado a todo el personal y se encuentra publicado en la página web del Ministerio.


Políticas de operación. Este elemento se relaciona con la política de la calidad de la NTCGP 1000, y se despliega en cada una de las caracterizaciones de los procesos y subprocesos en razón de la especificidad de que trata cada uno de dichos procesos y subprocesos contenidos en el mapa de procesos.


7.4 PLANIFICACION


  1. Objetivos de la Calidad y de Gestión Ambiental.


El Ministerio del Interior ha establecido los objetivos de la calidad y de Gestión ambiental coherentes con la política de la calidad y de Gestión Ambiental, en el marco de su Direccionamiento Estratégico, que se concreta con el Plan Estratégico Cuatrienal y el Plan de Acción con una periodicidad anual. Estos objetivos se incluyen en los planes Estratégico y de de Acción de la entidad, bajo el control y la medición por parte de los niveles y dependencias responsables, los objetivos referidos corresponden a los siguientes:


Objetivos de calidad:


  1. Fortalecer la Gobernabilidad Territorial y Afianzar la Relación Nación Territorio

  2. Promover el Respeto y Garantía de los Derechos Humanos y del DIH

  3. Promover la Defensa, Fortalecimiento y Consolidación de Derechos de los Grupos Étnicos y Minorías

  4. Impulsar la Participación Social y Política de la Ciudadanía

  5. Apoyar la Promoción de la Seguridad, Orden Público y Convivencia Ciudadana

  6. Fortalecer la Gestión Institucional para el Buen Gobierno 


Objetivos de Gestión Ambiental.


  1. Utilizar de manera eficiente y racional el recurso agua

  2. Utilizar de manera eficiente y racional el recurso energía eléctrica.

  3. Controlar el manejo de los residuos sólidos generados de las diferentes actividades internas del Ministerio

  4. Promover la adquisición de bienes que no atenten contra el medio ambiente


Este numeral se ve complementado por el elemento planes y programas del Modelo Estándar de Control Interno – MECI.


Planes y programas. La entidad cuenta como ya se mencionó con el Plan Estratégico Cuatrienal y el Plan de Acción, y con proyectos de inversión para el desarrollo de actividades misionales que consumen recursos del rubro inversión y que generan valor e impacto en el sector


Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad


El Ministerio del Interior como cabeza de su Sector, ejerce el control de tutela sobre éste y formula las políticas y lineamientos para el fortalecimiento de la democracia, la convivencia y la participación ciudadana, el disfrute de los derechos y libertades públicas y el ejercicio pleno del Estado Social de Derecho. Así mismo lidera la articulación de las políticas orientadas al fortalecimiento de la descentralización, en coordinación con las entidades territoriales y demás actores sociales y la interlocución con el Congreso de la República de los asuntos del interior, en la búsqueda permanente de afianzar el Estado Social de Derecho en condiciones de respeto a los valores democráticos, la preservación del orden público interno, la solidaridad y la prosperidad.


La planificación de la entidad se enmarca dentro de un enfoque estratégico, integrado por los siguientes elementos:


Misión


Ejercer la rectoría y la coordinación de las políticas públicas para el fortalecimiento de la democracia, la convivencia y la participación ciudadana, el disfrute de los derechos y libertades públicas y el ejercicio pleno del Estado Social de Derecho. Así como liderar la articulación de políticas orientadas al fortalecimiento de la descentralización y ser interlocutor de los asuntos del interior en lo atinente a las relaciones políticas dentro de la Nación, con el Congreso de la República, con las entidades territoriales y con los diferentes actores sociales en lo que respecta al afianzamiento del Estado Social de Derecho en condiciones de respeto a los valores democráticos, la preservación del orden público interno y la solidaridad.


Visión


El Ministerio del Interior será reconocido como una institución gubernamental líder, por haber convocado con éxito a la sociedad civil, las instituciones públicas y a los actores políticos, para el desarrollo de los valores democráticos y solidarios en un Estado Social de Derecho, de convivencia y seguridad, de sólida integración, e iniciativa para el ejercicio de la autonomía de las entidades territoriales en beneficio de la consolidación del desarrollo de la Nación.


La Misión y la Visión del Ministerio se encuentran publicadas en la página web del Ministerio del Interior


Principios y Valores.


En el marco de la Ética Pública, los Principios y Valores Éticos son las normas básicas que se deben observar para el buen desempeño de la función pública.


Principios.


Los Principios Éticos del Ministerio del Interior son:



Valores.


Los valores éticos a los cuales se refiere el Código de Ética tienen como propósito fundamental establecer un referente ético, para guiar las actitudes, prácticas y formas de actuación de los servidores públicos del Ministerio del Interior.


Estos valores son los siguientes:



Política de la Calidad y Objetivos de la Calidad, señalados en este documento.


La entidad cuenta con el siguiente mapa de procesos para operativizar la gestión, los cuales incluyen los procesos Estratégicos, Misionales, Apoyo y Evaluación:

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Para la operación de estos procesos se utilizan caracterizaciones de procesos y subprocesos, procedimientos, guías, instructivos, protocolos, formatos y los registros que evidencian la ejecución de dichos procesos y subprocesos, publicados en la página web del Ministerio del Interior, tal y como se ve a continuación:


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7.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN


7.5.1 Responsabilidad y Autoridad.


Mediante el Decreto 2893 de 2011 se modificó y estableció los objetivos, la estructura orgánica y funciones del Ministerio del Interior e integró el Sector Administrativo del Interior. Con base en esta estructura mediante actos administrativos internos el Ministro creo Grupos Internos de Trabajo para atender y coordinar las funciones encomendadas a cada una de las dependencias de la estructura orgánica.


Así mismo con la Resolución 0322 de 17 de marzo de 2015, se adoptó el manual específico de funciones y competencias laborales, en el cual se encuentran previstos los perfiles, las funciones y competencias de cada cargo existente en cada uno de los niveles jerárquicos de la entidad.


Este numeral se ve complementado por el elemento estructura organizacional y estilo de dirección del Modelo Estándar de Control Interno – MECI. Ver numeral 7.1.1 de este documento.


7.5.2 Representante de la Dirección


Mediante la Resolución 0357 del 1º de marzo de 2012, se designó como Representante de la Dirección, al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación a quien se le asignaron las funciones señaladas en el acto administrativo antes señalado y referidas en el numeral 7.1 de este documento.


7.5.3 Comunicación Interna.


La comunicación inicia con la información, es decir definiendo qué se debe comunicar, por qué medio y a quién se debe comunicar, en este orden de ideas, la información mínima con que cuenta la entidad y que debe ser comunicada y los medios de qué dispone para ello, son los siguientes:


Información:



Medios de Comunicación:


La entidad cuenta con los siguientes medios de comunicación para el desarrollo de la comunicación interna u organizacional:




Este numeral se ve complementado por el elemento comunicación organizacional del Modelo Estándar de Control Interno – MECI.


7.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN


Para el cumplimiento de este numeral se ha documentado el procedimiento Revisión por la Dirección, el cual permite operativizar las actividades necesarias para la revisión del Sistema de Gestión de la Calidad, en aras del mejoramiento continuo del mismo. Este documento fue socializado y se encuentra publicado en la página web del Ministerio de Interior.


8. GESTIÓN DE RECURSOS


Para la determinación y provisión de los recursos necesarios de la implementación y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión Institucional y para aumentar la satisfacción del cliente, la entidad cuenta con los siguientes instrumentos y mecanismos:


El proceso de planeación y direccionamiento descrito a través de varios procedimientos, entre ellos: “Formulación y Seguimiento del Plan Estratégico Cuatrienal Sectorial”, “Procedimiento Formulación y seguimiento del Plan de Acción” y “Formulación, Actualización y Seguimiento de Proyectos de Inversión”; que hacen posible la operación del Plan Estratégico Cuatrienal que contiene los objetivos ambicionados por la entidad, el Plan de Acción con una periodicidad anual que junto con los proyectos de inversión permiten la concreción de los objetivos previstos en el Plan Estratégico Cuatrienal, el anteproyecto de presupuesto y el marco de gasto de mediano plazo completan los instrumentos claves para la provisión de los recursos, no solo para la implementación y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión Institucional, sino para la atención de los demás temas misionales propios de la entidad, estos documentos pueden consultarse en la página web del Ministerio de Interior


Otro recurso, quizá el más importante en toda organización, es el denominado factor o talento humano. El Ministerio a través de la Secretaria General – Subdirección de Gestión Humana ha documentado tres (3) subprocesos con sus respectivos procedimientos, los cuales describen el proceso de “Gestión del Talento Humano”, estos documentos pueden consultarse en la página web del Ministerio de Interior.


La infraestructura de la entidad está compuesta por cuatro (4) sedes y sus espacios de trabajo ubicadas en las siguientes direcciones:



Ver caracterización del subproceso de gestión de recursos administrativos y sus procedimientos en la página web del Ministerio de Interior


La entidad cuenta además con redes internas para el suministro de servicios públicos, cableado estructurado, servicio de transporte y comunicación. Así mismo cuenta con equipos, sistemas de información, hardware y software para la gestión de los procesos. La gestión y administración de estos recursos se realiza con la ejecución del subproceso gestión de tecnologías y sus procedimientos. Que se encuentran en la página web del Ministerio de Interior

Dentro del proceso de Gestión del Talento Humano se encuentra el subproceso bienestar social, capacitación y salud ocupacional, el cual se compone de siete procedimientos encaminados a proporcionar optimizar condiciones de trabajo, que se pueden consultar en la página web del Ministerio de Interior


Este numeral se ve complementado por los elementos planes y programas, desarrollo del talento humano y sistemas de información del Modelo Estándar de Control Interno – MECI.


9. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO O PRESTACIÓN DEL SERVICIO


9.1 PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DEL PRODUCTO O PRESTACIÓN DEL SERVICIO


La planificación del producto y/o servicio se desarrolla conforme las siguientes caracterizaciones y procedimientos que describen los procesos misionales y aquellos procesos y subprocesos que prestan servicios de cara al cliente externo:



9.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE


La entidad cuenta con el “procedimiento Control de Producto y/o servicio No Conforme, por medio del cual cada dueño de proceso y/o subproceso identifica las características, especificaciones o requisitos del producto y/o servicio de su respectivo proceso y/o subproceso.


Los requisitos de los productos y servicios son establecidos por la normatividad vigente y se involucran en los diferentes procesos misionales que la entidad desarrolla para el cumplimiento de su Misión, el seguimiento se realiza a través de las actividades de revisión o comparación durante el desarrollo de los procedimientos específicos para lograr el cumplimiento de los objetivos.


Con relación a la comunicación con el cliente; la entidad cuenta con los siguientes instrumentos que le permiten estar en permanente contacto con estos y demás partes interesadas, como son:



Este numeral se ve complementado por los elementos información primaria, políticas de operación, medios de comunicación y comunicación informativa del Modelo Estándar de Control Interno – MECI.


9.3 DISEÑO Y DESARROLLO


Este numeral le aplica básicamente a los procesos a) Formulación y Adopción de Políticas y b) Diseño de Normas, los cuales se describen por medio de sus respectivos procedimientos, estos documentos pueden ser consultados en la página web del Ministerio del Interior.


9.4 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS


La entidad cuenta con el proceso de Gestión Contractual y con sus respectivos procedimientos, para la adquisición de bienes, servicios u obras requeridas, en el cumplimiento de su misión, también publicados en la página web del Ministerio del Interior.


Este numeral se ve complementado por los elementos planes y programas, comunicación informativa y controles del Modelo Estándar de Control Interno – MECI.


9.5 PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICO


La entidad cuenta con el proceso Aplicación y Ejecución de Normas, sus subprocesos y procedimientos correspondientes que le permiten llevar a cabo la producción o prestación del servicio, bajo condiciones controladas. Para su adecuado desarrollo éste proceso, recibe el soporte de los procesos estratégicos, de apoyo y de evaluación.


10. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA


La entidad cuenta dentro del proceso de Planeación y Direccionamiento con el subproceso Planeación y Seguimiento Estratégico y de la Gestión y sus respectivos procedimientos que le permiten realizar seguimiento y la medición de los planes, programas, proyectos y procesos y se encuentran en la página web del Ministerio del Interior.


Estos instrumentos incluyen los métodos e indicadores correspondientes para realizar el seguimiento y la medición de las metas, los productos y/o servicios generados por los planes, proyectos y procesos.


10.1 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN


10.1.1 Satisfacción del cliente


La percepción del cliente respecto a los requisitos por parte de la entidad es medida periódicamente por medio de encuestas de satisfacción.


El Ministerio del Interior ha adecuado dentro de su estructura organizacional, la Oficina de Información Pública del Interior, que cuenta con el Grupo de Servicio al Ciudadano, responsable de coordinar con los responsables de los procesos la atención de las peticiones, quejas, reclamos, denuncias y sugerencias, relacionadas con el objetivo misional.


El Grupo de Servicio al Ciudadano es una herramienta gerencial para el seguimiento y mejoramiento continuo de los procesos; a través de la efectiva atención de las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias de los ciudadanos; frente a los servicios o productos que entrega el Ministerio del Interior. El procedimiento para la Atención y tratamiento de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias, puede ser consultado en la página web de la entidad.


Este numeral se ve complementado por el elemento información primaria del Modelo Estándar de Control Interno – MECI.


10.1.2 Auditoría Interna


Para el desarrollo de este numeral se cuenta con el proceso Seguimiento y Control y sus correspondientes procedimientos, los cuales pueden consultarse en la página web del Ministerio del Interior.



Este numeral se ve complementado por el elemento auditoría interna del Modelo Estándar de Control Interno – MECI.


10.1.3 Seguimiento y medición de los procesos


Para la medición de los procesos se aplican los métodos, procedimientos, mecanismos, indicadores, encuestas y demás controles dispuestos en cada proceso.


Este numeral se ve complementado por los elementos autoevaluación de la gestión, autoevaluación del control, indicadores, medios de comunicación y comunicación informativa del Modelo Estándar de Control Interno – MECI.


10.1.4 Seguimiento y medición del producto y/o servicio


Para la medición de los procesos se aplican los métodos, procedimientos, mecanismos, indicadores, encuestas y demás controles dispuestos en cada proceso.


Se complementa esta medición y seguimiento con las actividades contenidas en los diferentes procedimientos de los procesos y subprocesos misionales y por las disposiciones contenidas en los procesos de Planeación y Direccionamiento, y Seguimiento y Control.



10.2 CONTROL DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME


Como se mencionó anteriormente, la entidad cuenta con el “procedimiento Control de Producto y/o Servicio No Conforme, por medio del cual cada dueño de proceso y/o subproceso ejecuta las acciones previstas en dicho procedimiento para identificar, controlar y prevenir el uso o entrega no intencionados de productos y/o servicios que no cumplan con los requisitos especificados. Este documento se puede consultar en página web de la entidad.


Este numeral se ve complementado por el elemento controles del Modelo Estándar de Control Interno – MECI.


10.4 ANÁLISIS DE DATOS


Los dueños de los procesos de acuerdo con los procedimientos previstos, periódicamente recopilan, analizan y consolidan la información generada por el desarrollo de los planes, programas, proyectos y procesos, de los que son responsables, con dicha información elaboran los informes que serán tenidos en cuenta en la toma de decisiones.


Los métodos utilizados para el desarrollo de esta labor se encuentran en algunos procedimientos que hacen parte de los procesos de Planeación y Direccionamiento y Administración del Sistema Integrado de Gestión Institucional, lo cuales están publicados en la página web de la entidad.


Los procedimientos que permiten el análisis de datos son:



Adicionalmente se mide periódicamente la percepción del cliente por medio de encuestas de satisfacción.


Este numeral se ve complementado por el elemento información secundaria del Modelo Estándar de Control Interno – MECI.


10.5 MEJORA


10.5.1 Mejora continua


Con base en los datos e información recopilada y analizada, los dueños de cada proceso y subproceso, realizan las acciones de mejoramiento que se materializan en acciones preventivas, correctivas o los llamados planes de mejoramiento, los cuales se concretan con la implementación de las acciones previstas.


10.5.2 Acción preventiva y correctiva


La implementación de este numeral se evidencia con la aprobación e implementación del procedimiento Acciones preventivas correctivas y de mejora, documento que se encuentra en la página web de la entidad.


Este numeral se ve complementado por los elementos planes de mejoramiento por proceso y controles del Modelo Estándar de Control Interno – MECI.


11. Anexos


N

PROCESO

N

SUBPROCESO

N

PROCEDIMIENTO


PROCESOS ESTRATÉGICOS


1

Planeación y Direccionamiento

Planeación y Direccionamiento

1

Planeación y Seguimiento Estratégico y de la Gestión

1

Formulación y Seguimiento del Plan Estratégico Institucional y Sectorial


2

Procedimiento Formulación y seguimiento del Plan de Acción


3

Procedimiento Funcionamiento Comité de Desarrollo administrativo


2

Programación, Gestión y Seguimiento Presupuestal

1

Procedimiento Programación y Seguimiento Presupuestal del Ministerio de Interior


2

Procedimiento Modificaciones Presupuestales


3

Procedimiento Autorizaciones de Vigencias Futuras del Ministerio del Interior y Conceptos de Viabilidad para Vigencias Futuras del Sector


4

Procedimiento Formulación, Actualización y Seguimiento de Proyectos de Inversión


5

Procedimiento Formulación, Actualización y Seguimiento Programas Misionales de Funcionamiento


3

Gestión de Recursos Internacionales

1

Coordinación y Elaboración de Proyectos para la Demanda y Oferta de Cooperación Internacional


2

Expedición del Aval y Certificado de Utilidad Común


2

Gestión del Talento Humano

1

Administración de Talento Humano

1

Procedimiento Elaboración y Pago de la Nómina de Personal, Aportes de Seguridad Social y Parafiscales


2

Procedimiento Reconocimiento y Liquidación Horas Extras, Dominicales, Festivos, Recargos Nocturnos y Descanso Compensatorios


3

Procedimiento Certificaciones Laborales


4

Procedimiento Ingreso y Retiro de Funcionarios


5

Procedimiento Evaluación del Desempeño para el Reconocimiento de Prima Técnica


6

Procedimiento Reconocimiento de Prima Técnica


2

Bienestar Social, Capacitación y Salud Ocupacional

1

Procedimiento Evaluación del Desempeño


2

Procedimiento Otorgamiento de Incentivos


3

Procedimiento de Capacitación


4

Procedimiento Concertación, Seguimiento y Evaluación de los acuerdos de Gestión


5

Procedimiento Inducción


6

Procedimiento Re inducción


7

Procedimiento de Bienestar Social


3

Reconocimiento de Viáticos y Gastos de Viaje

1

Procedimiento Caja Menor de Viáticos y Gastos de Viaje


2

Procedimiento Comisión de Servicios al Interior y Exterior


3

Administración del sistema Integrado de Gestión Institucional


N/A

1

Elaboración y Control de Documentos



2

Control de Producto y/o Servicio No Conforme



3

Acciones Preventivas Correctivas y de Mejora



4

Revisión por la Dirección



5

Guía Gestión de Indicadores de Proceso.


6

Guía Administración y Control de los Riesgos por Proceso y de Corrupción


4










Gestión de Tecnologías de Comunicación e Información

2

Comunicación y Divulgación Institucional

1

Gestión de Comunicación y Divulgación Institucional


2

Gestión de Comunicación y Divulgación Externa


3

Manual de Imagen Corporativa


2

Gestión de Servicio al Ciudadano

1

Para la Gestión y Seguimiento de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Denuncias


2

Para la Prestación de Servicios Bibliográficos


3

Para la Gestión de Material Bibliográfico


4

Guía Protocolos para la Atención al Ciudadano


5

Guía para la Implementación Estrategia Anti Trámites


6

Protocolo Rendición de Cuentas


3

Gestión de Tecnología

1

Administración Infraestructura Tecnológica y Sistemas de Información


2

Soporte Técnico a Usuarios


3

Respaldo y Restauración de Bases de Datos y Portales Web


4

Control Cambios a las Aplicaciones de Software


5

Estudio de Propuestas Relacionadas con TIC’S


6

Guía para Compartir Carpetas


7

Guía para Cambiar la Clave de Correo Electrónico


8

Guía para Acuerdos de Niveles de Servicio


9

Guía de Seguridad Informática y Apoyo Tecnológico


PROCESOS MISIONALES



5

Formulación y Adopción de Políticas

1

N/A

1

Guía Metodológica para la Elaboración de Documentos de Política Pública


6

Diseño de Proyecto de Normas

2

Gestión de los Asuntos Legislativos

1

Procedimiento para la Gestión de los Asuntos Legislativos


7

Aplicación y Ejecución de Normas

4

Coordinación de los Procesos Electorales

1

Procedimiento para Coordinar las Actividades Institucionales de Elección Ordinaria y/o Votación Nacional


2

Procedimiento para Coordinar las Actividades de Elección Extraordinaria y/o Atípica


3

Procedimiento Recepción, Traslado y Seguimiento de Denuncia - URIEL


4

Protocolo Recepción y Entrega de Información a través de la Ventanilla Única Electoral Permanente


2

Promoción de los Mecanismos, Instancias y Canales de Participación Ciudadana.

1

Promoción de los Mecanismos, Instancias y Canales de Participación Ciudadana


3

Asuntos Indígenas, ROM y Minorías

1

Registro y certificación de existencia y representación de resguardos y/o comunidades indígenas


2

Registro de constitución, novedades y certificación de asociaciones de cabildos y/o autoridades tradicionales indígenas


3

Realización Estudios Etnológicos


4

Gestión de denuncias ante las entidades competentes


5

Promover la resolución de conflictos de las Comunidades Indígenas, de conformidad con sus usos y costumbres


6

Organización de espacios de participación para los pueblos indígenas.


7

Gestión de la información censal de resguardos y comunidades indígenas en el SIIC


8

Certificación de existencia, representación y/o pertenencia de kumpañy



Asuntos para comunidades Negras, Afro colombianas, Raizales y Palenqueras

1

Para resolver impugnación de los actos de elección de las juntas de los consejos comunitarios.


4

2

Inscripción de consejos comunitarios de comunidades negras, novedades y expedición de certificaciones



3

Expedir certificación como miembro de la población afrocolombiana.



4

Coordinar la asignación de cupos y/o descuentos especiales en instituciones de educación Superior, técnicas o tecnológicas


5

Inscripción, Novedades y Expedición de Certificación de Organizaciones de Base de Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras


5

Gobierno y Gestión Territorial

1

Asesoría y Asistencia Técnica a las Entidades Territoriales


2

Asesoría y asistencia técnica a las entidades territoriales

Asistencia inmediata y mediata para las presuntas víctimas de trata de personas


3

Atención a la línea gratuita nacional 01 8000 522020 contra la trata de personas


6

Gestión para la Seguridad y la Convivencia Ciudadana

1

Procedimiento Evaluación de informes de riesgo y/o notas de seguimiento del CIAT


2

Procedimiento Seguimiento a la implementación de las recomendaciones del CIAT


3

Procedimiento asesoría y asistencia técnica a las entidades territoriales


7

Derechos Humanos

1

Gestión Preventiva del Riesgo en el Nivel Territorial, de los Derechos a la Vida, la Integridad, la Libertad y la Seguridad Personal.


2

Incorporación y Seguimiento del Componente de Derechos Humanos en Agendas Departamentales


8

Financiación de proyectos para la Seguridad y Convivencia Ciudadana

1

Procedimiento para la Viabilización de proyectos SIES, infraestructura y Movilidad


2

Guía para la Presentación de Proyectos FONSECON


9

Consulta Previa

1

Certificación Sobre la Presencia o No de Grupos Étnicos en el Área de Influencia de un Proyecto, Obra o Actividad


2

Coordinar la Consulta Previa


3

Asesoría y Asistencia Técnica de la Consulta Previa


4

Asesoría Jurídica para la Consulta Previa


5

Guía para la Certificación sobre la Presencia o no de Grupos Étnicos en el Área de Influencia de un Proyecto, Obra o Actividad.


10

Financiación de Proyectos para la Participación y Fortalecimiento de la Democracia – FPFD.

1

Procedimiento para la financiación de proyectos del FPFD



2

Guía para la financiación de proyectos con recursos del FPFD


8

Vigilancia y Control

1

Inspección, Vigilancia y Control a las Federaciones y Confederación Nacional de Acción Comunales

1

Procedimiento para la inspección, vigilancia y control


2

Asesoría y Asistencia a las Entidades Territoriales de Inspección, Vigilancia y Control


PROCESOS DE APOYO



9

Gestión Documental


N/A

1

Recepción y Distribución de la Correspondencia Externa


0

2

Gestión de la Correspondencia Interna con Destino Externo e Interdependencias



3

Organización del Archivo de Gestión



4

Gestión y Control del Archivo Central


10

Gestión de Asuntos Jurídicos

1

Gestión de lo Contencioso

1

Responder a las Solicitudes de Conciliación Prejudicial


2

Procedimiento para Contestar Acción de Tutela


3

Contestar, Presentar y Ejecutar Seguimiento de Demandas


4

 Ejercer la Jurisdicción Coactiva


5

Cumplimiento a Sentencias y Conciliaciones en Contra del Ministerio del Interior y Acción de Representación


2

Actuaciones Administrativas

1

Gestionar consultas ante el Consejo de Estado y emitir conceptos jurídicos.


2

Elaboración, revisión jurídica y aprobación de proyecto de decreto particular y Resolución Interna



3

Asuntos Religiosos No Católicos

1

Reconocimiento e inscripción de personería jurídica especial y novedades a entidades religiosas No Católicas.


11

Gestión de Asuntos Disciplinarios

1

N/A

1

Procedimiento Asuntos Disciplinarios


12

Gestión Contractual

1

N/A

1

Elaboración, aprobación, modificación y seguimiento al Plan Anual de adquisiciones.


2

Desarrollo de procesos de selección, elaboración, perfeccionamiento y legalización de contratos o convenios del ministerio y los fondos a su cargo.


3

Supervisión y Liquidación de la Ejecución Contractual.


13

Gestión de Recursos Administrativos y Financieros


Gestión de Recursos Administrativos

1

Gestión de Bienes.


1

2

Administración del Parque Automotor


3

Gestión de Servicios.


4

Caja Menor Gestión General de Gastos Administrativos


5

Guía lineamientos generales para la gestión ambiental


6

Guía para la Elaboración, Seguimiento y Evaluación del Plan de Gestión Integral de Residuos Peligrosos.


7

Manual Administración de Bienes


2

Gestión de Recursos Financieros

1

Identificación, Clasificación y Registro de la Actividad Contable.



2

Cruces de Información, conciliaciones bancarias y Ajustes.



3

Elaboración de Informes Reportes y Estados Contables.



4

Registro y Seguimiento contable de los Recursos en administración Fiducias y Anticipos.



5

Ejecución Presupuestal.



6

Manejo Tesorería.


7

Para la Recepción y Tramite de Cuentas para Pago


8

Gestión, Control y Seguimiento del Recaudo de FONSECON



9

Guía Metodológica de Políticas Contables.


PROCESOS DE EVALUACIÓN



14

Seguimiento y Control


N/A

1

Procedimiento de Auditorías Internas de Calidad




2

Auditorias Independientes de Control Interno




3

Auditorias de Seguimiento y/o Evaluación a Planes de Mejoramiento




4

Evaluación de los Sistemas y Control Interno Contable



1

5

Autoevaluación de Control




6

Guía para la Elaboración de Informes de Ley de la Oficina de Control Interno


Nota. Los procesos y Subprocesos que se encuentra subrayados contiene los respectivos hipervínculos- Se acede a ellos con el clic derecho del mouse/abrir hipervínculo.


12. CONTROL DE CAMBIOS


FECHA

CAMBIO

VERSIÓN


30/09/2010

Se actualizó el manual en la actualización de todos los nuevos documentos que se han aprobado a la fecha. Se actualizó en su totalidad el componte de riesgos.

04


14/03/2012

Se actualizó el Manual del SIGI al Ministerio del Interior incluyendo cada uno de los cambios realizados al Sistema de Gestión Institucional respecto a actualización Misión, Visión, Políticas de Calidad, Compromiso de la Dirección, Procedimientos, entre otros. Teniendo un documento conforme al Decreto 2893 de 2011.

05


27/11/2012

Se ajusta la introducción, objetivo, alcance, se incluyen la política y objetivos para la gestión ambiental, se actualizan los link para acceder a algunos documentos del sistema y se actualiza la relación de procesos, subprocesos y procedimientos del SIGI anexa a este manual.

06


25/11/2013

Se actualiza la versión 6 de este documento en el siguiente sentido:

Objetivos de calidad, objetivos ambientales, la lista de procedimientos adjunta a este documento y los links relacionados en este documento.

07


11/12/2015

Se actualiza de forma todo el contenido de la versión 7 de este documento.

8










Elaboró:



Aprobó


_____________________________

Jacinto Montero Lora

Coordinador Grupo de Mejoramiento Continuo

Oficina Asesora de Planeación



____________________________

Ángela María López Gutiérrez

Jefe Oficina Asesora de Planeación

Representante de la Dirección























“Archivar en”: 1103.34.03 Manual del Sistema Integrado de Gestión Institucional

1 NTCGP 1000:2009. Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública Bogotá: ICONTEC, 2009. Numeral 3.

22



COACHES MANUAL (LAST REVISED 1106) TABLE OF
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