AFSCARRIERSNET INSTRUCCIONES PARA FACTURACIÓN EN LÍNEA VISIÓN GENERAL AFS

Online Invoicing Instructions:

AFSCarriers.net Instrucciones para facturación en línea:

Visión general:

AFS ha proporcionado una nueva característica para permitir a los transportistas subir sus propias facturas directamente en vía internet en el sitio http://www.afsCarriers.net. Usando una interface simple y fácil de utilizar, los transportistas pueden ingresar la información necesaria de la factura y subir una imagen escaneada. Una vez que la información es ingresada; la factura se coloca en nuestro Sistema de Pago, con un estatus identificado como “Carrier Submitted”, indicando que la información ha sido recibida. Un analista de Trendset propiamente capacitado, examinara después la información para garantizar su validez. Si algo de la factura es incorrecto, el analista rechazara la factura y especificara la razón del rechazo. Si la factura es válida, se moverá al sistema de pagos como cualquier otra factura.

En el sitio www.afscarriers.net, de clic en el menú “Online Invoicing”, en la pantalla se desplegara el estatus actual de las facturas subidas recientemente vía internet. Clic en “Create New Invoice” para comenzar.

Paso 1: Ingrese la información de la factura:

Nota: Los campos en negritas son campos obligatorios.

Sección del Cliente:

Seleccione el cliente y la locación de la lista desplegable.

ProBill information (Información de la Factura):

Nota: Esta información es un compilado de la factura del transportista.

Type (Tipo): Solamente cargamentos Regulares o Reenvíos, puedes subirse por internet.

Pro Bill #: Es el número de la facture del transportista.

Pro Date: Fecha de creación de la factura. (Formato: MM/DD/YYYY)

Terms (Términos): Prepaid para envíos del cliente, Collect para entregas al cliente.

3^rd Party: Cuando el cliente no es ni quien envía ni quien recibe.

Weight: Peso total indicado en la facture del transportista.

Miles (no requerido): Millas indicadas en la facture del transportista.

Inv # (no requerido): Solo se usa cuando son envíos de grupo donde las facturas se pagan por airway bill o número de rastreo (tracking#) o guías.

Invoice Amounts (Montos de la Factura):

Nota: No introduzca porcentajes, introduzca únicamente montos en dólares americanos. Use la tecla tab para moverse a dentro de la sección de montos.

Gross: Monto del flete cobrado por el transportista.

Disc: Descuento dado por el transportista.

Fuel: Monto de gasolina cobrada por el transportista.

Accesorials (Cargos adicionales):

Nota: Cargos adicionales, pueden ser introducidos para cada factura.

Code: Seleccione el código del cargo adicional deseado en la lista desplegable.

Amount: Introduzca el monto del cargo adicional en dólares Americanos.

De clic en “Add Accessorial”

Cada cargo adicional seleccionado, se mostrara en la caja arriba del el campo “Code”.

Para borrar un cargo adicional, de clic en el reglón que desee borrar en la cuadricula “Accessorial”. Una flecha aparecerá al principio del renglón, de clic en el botón “Delete Accessorial”.

Paso 2: Introduzca la información del documento de Soporte (Conocimiento de embarque)

Master BOL # (no requerido): Usado para múltiples embarques, cuando el master BOL está disponible.

BOL #: Numero de referencia del embarque, se encuentra en los documentos de soporte, tales como carta porte o conocimiento de embarque.

Ship Date: Fecha del embarque (formato: MM/DD/YYYY)

Delivery Date: Fecha de entrega (formato: MM/DD/YYYY)

Shipper (Quien envía):

Introduzca la información como aparece en el documento de soporte

Para introducir un Código Postal de EUA, use solo cinco dígitos, ex: 12345

Para introducir un Código Postal de Canadá, deje un espacio entre el código a los tres dígitos, ex: T5T 1T1

Consignee (Quien recibe):

Introduzca la información como aparece en el documento de soporte

Para introducir un Código Postal de EUA, use solo cinco dígitos, ex: 12345

Para introducir un Código Postal de Canadá, deje un espacio entre el código a los tres dígitos, ex: T5T 1T1

Line Items (línea de Articulos):

Description (no requerido): Introduzca la descripción del documento de soporte

Class: Introduzca la clase del documento de soporte, utilizando la lista desplegable, si no se muestra la clase, use 00

Quantity: Introduzca del documento de soporte, la cantidad de artículos enviada

Weight: Introduzca el peso total del documento de soporte

Volume (no requerido): Introduzca el volumen del documento de soporte

PO # (no requerido): Introduzca el # PO del documento de soporte.

Weight UOM (no requerido): El peso en automático estará marcado en libras. Cambie a toneladas o Kilos si es necesario

Volume UOM (no requerido): El volumen en automático estará en metros cúbicos, cambie si es necesario.

Una vez que toda la información de los artículos en la línea ha sido introducida, de clic en “Add Item”. Esto debe hacerse para cada línea de artículos que se encuentre en el documento de soporte. Una vez que todas las líneas se han ingresado, se desplegaran en una cuadricula arriba de “Description”.

Para editar alguna línea, de clic en ella para seleccionarla. Una flecha aparecerá al principio de la misma, y en los campos se desplegaran con la información. Haga los cambios necesarios en los campos y una vez que termine, de clic en “Save Item”.

Para borrar una línea, de clic para seleccionarla. Una flecha aparecerá al principio de la línea De clic en ‘Delete Item’ para removerla.

Para añadir otro documento de soporte, de clic en “Add Another BOL” en la parte inferior derecha. Regrese al paso número 2, # BOL e introduzca toda la información del nuevo documento de soporte. Nota: El número de Master BOL # no será accesible en este paso. El número de BOL del primer documento de soporte, se convertirá en el Master BOL#.

Para editar la información de un documento de soporte, de clic en la línea que contenga ese documento que desea editar localizado en la cuadricula arriba de la información del consignee. Los campos serán desplegados con la información original. Simplemente cambien la información que desee. La nueva información se guardara en automático.

Para borrar un documento de soporte, de clic en la línea que contiene el documento que desea borrar y de clic en “Delete BOL”. Usted deberá ingresar toda la información del documento de soporte de nuevo, una vez que este haya sido borrado.

Subiendo una imagen:

Con el fin de que nosotros podamos verificar que la información que ha sido ingresada sea correcta, nuestro sistema está diseñado para requerir una imagen de la facture junto con el o los documentos de soporte cuando las facturas que son subidas y presentadas. Con el fin de soportar imágenes de varias páginas y trabajar sin problemas con nuestra base de datos existente, la carga de los archivos debe ser utilizando un formato .TIFF. Abajo encontrara algunos links con algunos artículos que contienen información para seleccionar y comprar un buen escáner de poco a mediano uso.

Una vez que la facture y sus documentos de soporte fueron escaneados, de clic en “Add Image” en la esquina inferior derecha. Una pequeña ventana emergente aparecerá, con un botón llamado “Browse”. De clic en él y busque el archivo de su computadora que desea cargar. De clic en “Open” para seleccionar el archivo y de clic en “Submit” para cargar el archivo en nuestro sistema.

Una vez que la información de factura, los documentos de soporte y la imagen estén en el lugar correspondiente, de clic en “Preview”. Esto lo llevara a una página de resumen que desplegara toda la información de la factura en la cual estamos trabajando, tal como aparecerá en el sistema de Trendset. Si toda la información es correcta, solo de clic en “Submit” para finalizar y presentar la información.

La pantalla se actualizara y regresara a la pantalla principal en la página “Create New Invoice”. Usted vera al información presentada en una cuadrilla, con el estado de “Carrier Submited”. Mientras una factura esta en este estado, usted puede editarla o borrarla, así como la información del documento de soporte o la imagen. Una vez que el Analista de Trendset ha revisado su información, el estado cambiara de “Carrier Submited” a cualquier otro que indicara el proceso de la factura mientras va pasando por el proceso interno de Trendset.

Recordatorios y sugerencias:

Use la tecla tab o el ratón para moverse de campo a campo.
No use ninguna puntuación en ningún campo. Omita las diagonales, guiones, puntos, etc. Para la información que introducirá en el sistema.
Use el formato correcto para los códigos postales. Usted debe utilizar un código legítimo para la ciudad que usted está introduciendo. Si el código no concuerda con el área geográfica, aparecerá un mensaje de error.
La factura del transportista y los documentos de soporte pertenecientes al movimiento de la facture, deben ser cargados en un archivo .TIFF
Solo los archivos .TIFF pueden cargarse en este sitio.
Un solo clic en el botón “Submit” cargara toda la información
Los archivos a cargar, no pueden exceder los 10MB.Reduzca la resolución si es necesario para ajustar el tamaño del archivo
El escáner debe ser capaz de escanear múltiples paginas como un solo archivo .TIFF. El sitio no soporta una imagen por documento, solo una imagen incluyendo la facture y todos los documentos de soporte necesarios
El sitio no distingue entre mayúsculas y minúsculas, sin embargo, trate de usarlas de la manera adecuada.
Los mensajes de error aparecerán en color rojo en la parte superior de la página y/o en la parte inferior. Estos contendrán información para guiarlo a hacer las correcciones necesarias para la correcta presentación de su información.
La pantalla de actualizar o parpadeara periódicamente cando se sube la información. Esto es completamente normal.
Escanee la facture y el documento de soporte antes de introducir la información al sistema, así el archive estará listo y disponible cuando se requiera.
Si por alguna razón tiene que dejar el sitio mientras introduce la información, el sistema puede tomar un tiempo de espera. La información que estaba introduciendo se perderá y podrá ser necesario que se tenga que entrar de nuevo con su usuario y contraseña.

Solución de Problemas:

Cheque los mensajes de error si usted no puede continuar la siguiente campo
Cheque los mensajes de error si usted no puede añadir una nueva línea
Si la imagen no se cargó, cheque el tamaño del archivo. Recuerde que no puede exceder los 10MB. Para checar el tamaño del mismo, de clic derecho en el y después clic en propiedades, esto le desplegara el tamaño. Ajuste la resolución de acuerdo al tamaño del archivo.

Links de información para el escáner:

http://tech.yahoo.com/gd/asking-yourself-the-right-questions-before-you-buy-a-scanner/153286

http://pcworld.com/article/id,125819-page,1-c,scanners/article.html

http://www.viewz.com/shoppingguide/scanner.shtml

Para asistencia en línea sobre el sitio para Transportistas de Trendset, de clic en “Contact Us” y envía un correo electrónico con información detallada del problema o pregunta que presente. O contacte a nuestro equipo de soporte técnico en [email protected] .

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