I FASE PRE COMITÉ TÉCNICO RESPONSABLE DENTRO DE LA

Observaciones Generales Adoptadas por el Comité de Derechos
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1st Standing Committee Meeting Première Réunion du Comité

2 Organisation Comité de Soutien au Peuple Sahraoui
2 Perfil Ideal de los Miembros del Comité Cdpd
7 Comité de Expertos del Mecanismo de Seguimiento de

FASE PRE COMITÉ TÉCNICO



  1. FASE PRE COMITÉ TÉCNICO


Responsable dentro de la UCP: Oficial de Infraestructura



  1. PRODUCTO ESPERADO:


En esta etapa se espera contar con un expediente que contenga la información necesaria que permita conocer, discutir y finalmente aprobar un proyecto en el Comité Técnico. Para el efecto se debe recabar información y documentación de los beneficiarios, de la empresa que brinda la asistencia técnica, del Fondo de Tierras y de la Unidad Coordinadora del Proyecto, la que se plasmará en documentos básicos e imprescindibles para la aprobación o rechazo de los proyectos.



  1. DOCUMENTACIÓN REQUERIDA:


    1. De los beneficiarios:

Es necesario garantizar que efectivamente los beneficiarios han discutido sobre las inversiones que se han identificado en la finca, que son factibles de ser apoyadas por el proyecto, que obedecen a una demanda genuina de ellos y que se ha fijado un orden por prioridad. Por tal razón únicamente se abrirá expediente si existe el Acta de Priorización de Proyectos o certificación de la misma emitida por el secretario de la organización beneficiaria.



    1. De la empresa de asistencia técnica:

Es imprescindible que la empresa contratada para brindar la asistencia técnica haya presentado el “Plan de Manejo Integral de la Finca” a la Coordinación de Asistencia Técnica del Fondo de Tierras. Aun cuando este documento no formará parte del expediente se llevará un archivo en copia dura y magnética en la UCP para cualquier consulta.


La empresa a su vez llenará el perfil de los proyectos priorizados (forma x), que se integrará al expediente.


La excepción la constituye inversiones indispensables para garantizar el traslado a la finca, en las cuales la asistencia técnica no tenga incidencia directa. Tal es el caso de habilitación de caminos o sistemas de agua que determinen que efectivamente los beneficiarios puedan trasladarse a la finca.



    1. Del Fondo de Tierras:

La revisión de que los proyectos priorizados por la comunidad y por la empresa de asistencia técnica están incluidos en el “Plan de Manejo Integral de la Finca” será responsabilidad de la Coordinación de Asistencia Técnica, para lo cual emitirá un dictamen (forma x).



    1. De la Unidad Coordinadora del Proyecto:

En base a la información contenida en los documentos anteriores, el oficial de infraestructura procederá a elaborar un informe de proyecto que será el documento que se circulará a los miembros del comité para el análisis respectivo. (forma )



3. RESPONSABILIDAD DE LA UCP:


El oficial de infraestructura será el encargado de toda esta etapa para lo cual deberá cumplir con las siguientes tareas:


    1. Llevar un registro de las fincas entregadas y de las firmas contratadas para brindar asistencia técnica.


    1. Reunirse con personeros de la empresa de asistencia técnica, luego de que firme el respectivo contrato, con la finalidad de clarificar dudas sobre los requerimientos para presentar proyectos a la UCP.


    1. Velar porque sea entregado a la UCP una copia dura y magnética del “Plan de Manejo Integral de las Fincas”. Adicionalmente administrará el archivo de dichos documentos y llevará los registros necesarios para que los planes sean localizados ágilmente.


    1. Coordinar a través de la empresa de asistencia técnica, que la comunidad emita el acta de priorización así como que se llene correctamente el perfil de los proyectos identificados. Deberá obtener un visto bueno del asesor jurídico de la unidad sobre el contenido del acta o de la certificación de la misma.


    1. Solicitar a la Coordinación de Asistencia Técnica la emisión de el dictamen sobre las inversiones solicitadas.


    1. Llenar el informe del proyecto y solicitar la aprobación del Coordinador del Proyecto.


    1. Deberá llevar archivos auxiliares y registros de: actas de priorización, perfiles de proyectos, dictámenes de asistencia técnica y de informes de proyecto. En los archivos se guardará copia de los documentos que integran cada expediente.


    1. Elaborará un plan de ejecución del proyecto el cual como mínimo indicará si es necesario contratar el diseño, evaluación y supervisión del proyecto y establecerá fechas tentativas. Además velará porque los proceso de contratación inicien oportunamente.


    1. Notificar a los beneficiarios, a través de la empresa de asistencia técnica, del avance de los proyectos solicitados. Además enviará periódicamente informes generales sobre el estado de los proyectos a los coordinadores regionales del Fondo de Tierra.



Finalmente previa presentación a Comité Técnico, los expedientes deberán ser revisados por el Asesor Jurídico.




  1. FASE DE PRESENTACIÓN DE LOS PROYECTOS

AL COMITÉ TÉCNICO


Responsable dentro de la UCP: Coordinador




1. PRODUCTO ESPERADO:


Acta de aprobación de proyectos y punto resolutivo del Comité Técnico.



2. CONVOCATORIA:


El Coordinador del Proyecto convocará a los miembros a reunión de Comité Técnico según lo establecido en el reglamento de dicho cuerpo.




3. ACTAS Y PUNTOS RESOLUTIVOS:


De lo acordado en Comité Técnico se elaborará un acta que resuma las discusiones y acuerdos de dicho Comité. Para el efecto el registro de las mismas constituirá un libro de actas que estará bajo custodia del asesor jurídico de la UCP.


El Coordinador del Proyecto en su calidad de secretario del Comité Técnico emitirá un Punto Resolutivo de Aprobación de Proyecto ó de Autorización de la Inversión que se adjuntará al expediente.


Adicionalmente el Punto Resolutivo incluirá el tipo de contratación a seguir (consultor individual, firma consultora, adquisición de bienes etc.) dependiendo del tipo del proyecto.


El Coordinador trasladará los Puntos Resolutivos al Oficial de Infraestructura para que los incluya en el expediente respectivo.


El Asesor Jurídico llevará un archivo auxiliar de los Puntos Resolutivos, además custodiará el libro de actas del Comité Técnico.



4. LISTAS CORTAS DE CONSULTORES INDIVIDUALES, FIRMAS CONSULTORAS O EMPRESAS CONSTRUCTORAS:


Cuando el proceso así lo requiera, el Coordinador solicitará al Oficial de Infraestructura que emita la lista corta de consultoras, firmas ó empresas para lo cual llenará la forma x.


El oficial de infraestructura presentará al Coordinador la propuesta de lista corta la que será incluida en el expediente.



  1. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE BIENES U OBRAS Y TERMINOS DE REFERENCIA:


El Oficial de Infraestructura será el responsable de la elaboración de términos de referencia para el caso de consultorías (incluyendo diseños, evaluaciones y gerencia de obras entre otras), del detalle de las especificaciones técnicas para la adquisición de bienes y de las especificaciones técnicas, planos, cantidades de trabajo, etc. que se necesiten para la contratación de obras.


Para el efecto solicitará el apoyo del Coordinador a fin de establecer la metodología más adecuada para la obtención de dichas en cada proceso.



  1. CONVENIO DE SUBPROYECTO:


Según lo establecido en la sección 3.03 literal c. Del Convenio de Préstamo, el Coordinador instruirá al Asesor Jurídico para que elabore la propuesta de Convenio de Subproyecto. Una vez aprobado el contenido del mismo se procederá a suscribir el Convenio con los beneficiarios.


La suscripción del mismo será responsabilidad del Oficial de Infraestructura. El Convenio firmado será parte integral del expediente.


El Asesor Jurídico llevará un archivo auxiliar de los convenios suscritos.



  1. FASE DE ADQUISICIÓN O CONTRATACIÓN


Responsable dentro de la UCP: Oficial de Adquisiciones



1. PRODUCTO ESPERADO:


Proceso de adquisición acorde a las normas y procedimientos establecidos en el Convenio de Préstamo, debidamente finalizado e Informe de Aprobación de Inversión elaborado para presentarlo al Comité Técnico.



2. PROCEDIMIENTO:


    1. Reunión de Coordinación: el Oficial de Infraestructura entregará los expedientes al Oficial de Adquisiciones. Para el efecto se llevará a cabo una reunión informativa en la también que participará el Coordinador del Proyecto, con la finalidad de explicar los alcances, metodología y contenido del proyecto para que el proceso de adquisición se pueda llevar a cabo eficiente y oportunamente.


    1. Análisis del Expediente: el Oficial de Adquisiciones analizará el expediente y elaborará un plan de adquisición acorde al tipo del proyecto y a los montos estimados, el cual deberá contar con el Visto Bueno del Coordinador.


    1. Proceso de Adquisición: se seguirán los procedimientos establecidos en el Convenio de Préstamo y contenidos en las normas de adquisición del Banco Mundial. Cuando en el Convenio del Subproyecto se haya establecido que las adquisiciones las realizarán los beneficiarios, los procedimientos a seguir, son los contenidos en el “Manual de Adquisiciones Ejecutadas Directamente por los Beneficiarios para la Ejecución de Subproyectos Productivos”.


    1. Nombramiento de Juntas Calificadoras: cuando el proceso así lo requiera, se solicitará a Gerencia del Fontierras, el nombramiento de los integrantes de las juntas calificadores, para lo cual se utilizará la forma x.


Para el efecto el Oficial de Adquisiciones solicitará, a través del Coordinador del Proyecto, el nombramiento de dichas juntas calificadoras. El funcionamiento de las mismas será acorde a lo establecido en el Reglamento Específico aprobado.


    1. Eventos de Apertura Pública y Calificación de Ofertas: la coordinación de los eventos de recepción, apertura y calificación de ofertas o propuestas, sean públicos o no, serán responsabilidad del Oficial de Adquisiciones. Estos deberán estar contemplados en el plan de adquisición para cada proyecto. Se contará con el apoyo del personal de la UCP.


    1. Responsabilidad de los procesos: la responsabilidad central es del Oficial de Adquisiciones, sin embargo, lo referente a especificaciones técnicas de los bienes u obras y a los términos de referencia del proyecto, será responsabilidad del Oficial de Infraestructura. Adicionalmente toda documentación legal que deba incluirse en el pedido de propuestas deberá contar con el Visto Bueno del Asesor Jurídico.


    1. Presentación de Informes de Adjudicación: una vez concluido el proceso de selección y adjudicación, el expediente se trasladará al Coordinador para que a su vez lo someta a la consideración del Comité Técnico y se emita el respectivo Punto Resolutivo.


    1. Suscripción de Contratos: el Oficial de Adquisiciones incluirá el Punto Resolutivo de aprobación de la inversión en el expediente y coordinará con el Asesor Jurídico la elaboración del contrato definitivo y de la firma del mismo por las partes interesadas. Será su responsabilidad además la obtención de las fianzas y garantías necesarias. Con esto el proceso de adquisición finalizará y se procederá a trasladar el expediente al Oficial de Monitoreo.




IV. FASE DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO


Responsable dentro de la UCP: Oficial de Monitoreo




1. PRODUCTO ESPERADO:


Subproyecto concluido y recibido a satisfacción por los beneficiarios y por el Fontierras; lo que se hará constar en un acta de recepción.




2. PROCEDIMIENTO:



    1. Reunión de Coordinación: el Oficial de Adquisiciones entregará los expedientes al Oficial de Monitoreo. Este analizará el expediente y podrá convocar a una reunión informativa a los oficiales de Infraestructura, de Adquisiciones, al Asesor Jurídico y al Coordinador, o bien podrá entrevistar individualmente a cada uno de ellos para clarificar las dudas que pudieran existir sobre el proyecto.


    1. Emisión de Orden de Inicio: el Oficial de Monitoreo después de constatar que se reunen todos los requisitos administrativos, legales y técnicos, procederá a emitir la orden de inicio del proyecto y notificará al contratista, a los beneficiarios y a la empresa de asistencia técnica.


    1. La ejecución de los proyectos se hará según lo establecido en el Manual de Ejecución y Monitoreo de Proyectos.













Asociación Icomcomité Español (icomce) 1 Denominación y Sede art
El Presente Reglamento Rige el Funcionamiento Interno del Comité


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