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0 COMUNIDAD ANDINA SECRETARIA GENERAL SGPROPUESTA 7
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PROPUESTA DE LA SECRETARIA GENERAL SOBRE REUNIONES Y SESIONES NO PRESENCIALES DEL CONSEJO ANDINO DE MINISTROS DE RELACIONES EXTERIORES, DE LA COMISIÓN DE LA COMUNIDAD ANDINA, DE LOS CONSEJOS, COMITÉS, REUNIONES DE EXPERTOS Y GRUPOS AD-HOC

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S 0 S GPROPUESTA 136 5 DE JULIO G/Propuesta 136

5 de julio de 2004

0.6

PROPUESTA DE LA SECRETARÍA GENERAL SOBRE REUNIONES Y SESIONES NO PRESENCIALES DEL CONSEJO ANDINO DE MINISTROS DE RELACIONES EXTERIORES, DE LA COMISIÓN DE LA COMUNIDAD ANDINA, DE LOS CONSEJOS, COMITÉS, REUNIONES DE EXPERTOS Y GRUPOS AD-HOC

Exposición de motivos

Desde el año 2001, la Secretaría General dio inicio a un programa para utilizar medios electrónicos de comunicación, cuya meta era aprovechar las tecnologías informáticas y de comunicaciones para llevar a cabo reuniones y trabajos en el marco de las responsabilidades y objetivos del proceso de integración de la Comunidad Andina.

La Secretaria General propició reuniones de Grupos de Trabajo a Distancia utilizando las tecnologías existentes para el empleo del Internet, así como las facilidades de videoconferencia y teleconferencia, con el objeto de maximizar la eficiencia de sus reuniones con los Países Miembros.

En esa dirección, y con el respaldo de la Comisión, en 2001 se preparó el documento de trabajo SG/dt 131 “Uso de Alternativas Tecnológicas para el Trabajo a Distancia” cuyo objetivo fue mostrar las alternativas tecnológicas disponibles para realizar trabajo a distancia. En este documento se incluyó el inventario de recursos tecnológicos disponibles en cada país y en la Secretaría.

En el Período Ochenta de Sesiones Ordinarias de la Comisión realizado el 12 de Septiembre de 2001, en Bogotá Colombia, “Se encargó a la Secretaría que en el término de 15 días presente una propuesta de reunión técnica y alternativas tecnológicas a utilizar, para llevar a cabo una primera coordinación andina a distancia a la brevedad posible, e informe de sus resultados en la próxima reunión de la Comisión”.

La Secretaría General identificó que el grupo con el cual se podría realizar la prueba piloto era el Grupo de Negociación de Compras Públicas en el ALCA, el que llevó a cabo de manera satisfactoria un trabajo que utilizó diferentes modalidades que incluyeron ruedas de consulta por correo electrónico, página privada de grupos de negociación (que incluye foros de discusión) y audioconferencia.

A partir de ese momento se utilizaron de manera periódica medios de comunicación y tecnologías electrónicas que permitieron reuniones a distancia, lo que ha significado de manera progresiva una ganancia en eficiencia y ahorro para los Países Miembros y la Secretaría General.

Simultáneamente se inició un proceso para la adquisición de equipos y de infraestructura tecnológica que permitiera incursionar en la modalidad de videoconferencias, proceso que culminó exitosamente con la realización de una primera reunión de Representantes Alternos de la Comisión el pasado 4 de junio.

En el caso de las videoconferencias, se trata de una solución de comunicación interactiva y multimedia, que permite a grupos de personas localizadas en distintos lugares geográficos, llevar a cabo reuniones de trabajo como si estuvieran en una misma sala. Permite un encuentro directo interactivo y espontáneo, tal como si los participantes estuvieran presentes en el mismo lugar, lo que se traduce en importantes ahorros de tiempo y dinero propios de desplazamientos. Además cuenta con las siguientes ventajas:

Maximiza el tiempo limitado de funcionarios y ejecutivos
Mejora y acelera el proceso de toma de decisiones y de resolución de problemas
Aumenta la productividad de sus equipos de trabajo
Permite aumentar la frecuencia y cobertura de sus actividades de capacitación
Permite una mejor coordinación y control de procesos
Mejora la participación y relaciones entre los participantes
Se puede transmitir voz e imagen a través de largas distancias

Al haber culminado una etapa de experimentación y formación, así como de adquisición de equipos e infraestructura necesaria, es previsible una práctica frecuente de las modalidades de reuniones a distancia, por lo que resulta imprescindible que dichas reuniones, sus resultados, acuerdos, compromisos y normas adoptadas cuenten con la debida validez en las Comunidad Andina.

Por consiguiente, la Secretaría General somete a consideración de los Países Miembros la presente Propuesta que es el complemento necesario para dar el soporte jurídico a las reuniones a distancia y a sus resultados.

PROYECTO DE DECISION

Reuniones y Sesiones no presenciales del Consejo Andino de Ministros de Relaciones Exteriores, de la Comisión de la Comunidad Andina, de los Consejos, Comités, Reuniones de Expertos y Grupos Ad-Hoc

EL CONSEJO ANDINO DE MINISTROS DE RELACIONES EXTERIORES EN REUNIÓN AMPLIADA CON LA COMISIÓN DE LA COMUNIDAD ANDINA,

VISTOS: El Acuerdo de Cartagena, en especial el literal i) del artículo 16), el literal e) del artículo 22 y los artículos 18, 24 y 25; el Reglamento del Consejo Andino de Ministros de Relaciones Exteriores, aprobado mediante la Decisión 407, el Reglamento de la Comisión de la Comunidad Andina, aprobado mediante la Decisión 471 y la Propuesta 136 de la Secretaría General; y

CONSIDERANDO: Que es de interés común del Consejo Andino de Ministros de Relaciones Exteriores y de la Comisión de la Comunidad Andina celebrar reuniones con mayor periodicidad, a través de medios tecnológicos de comunicaciones, incluidas las reuniones a distancia en tiempo real;

Que es necesario asegurar la validez de las reuniones a distancia y de los acuerdos, Decisiones y demás compromisos que en ellas se adopten;

Que la Secretaría General de la Comunidad Andina presentó la Propuesta

Sobre Reuniones y Sesiones no presenciales del Consejo Andino de Ministros de Relaciones Exteriores, de la Comisión de la Comunidad Andina, de los Consejos, Comités, Reuniones de Expertos y Grupos Ad-Hoc;

DECIDE:

Artículo 1.- El Consejo Andino de Ministros de Relaciones Exteriores y la Comisión de la Comunidad Andina podrán reunirse, sesionar y adoptar Declaraciones y Decisiones, en ejercicio de sus respectivas competencias, en forma no presencial, a través de medios tecnológicos de comunicaciones que permitan reuniones a distancia.

Artículo 2.- La Secretaría General de la Comunidad Andina y los Países Miembros pondrán a disposición de los delegados acreditados para las reuniones del Consejo Andino de Ministros de Relaciones Exteriores y de la Comisión de la Comunidad Andina, de conformidad con los respectivos reglamentos, una sala en la que se transmitirá el desarrollo de las sesiones, salvo cuando éstas tengan el carácter de reservadas.

Artículo 3.- Los Consejos, Comités, Reuniones de Expertos y Grupos Ad-Hoc, creados por el Consejo Andino de Ministros de Relaciones Exteriores o por la Comisión de la Comunidad Andina también podrán llevar a cabo reuniones no presenciales.

Artículo 4.- Las reuniones no presenciales deberán cumplir las reglas de procedimiento establecidas en el Reglamento del órgano que celebre la reunión. Las actas, acuerdos, informes y demás compromisos que en ellas se adopten tendrán la misma validez que los adoptados en reuniones presenciales.

Artículo 5.- La Secretaría General de la Comunidad Andina y los Países Miembros garantizarán la disponibilidad de la infraestructura y los medios tecnológicos de comunicaciones que permitan las reuniones a distancia previstas en la presente Decisión, de conformidad con el manual operativo que la Secretaría General adoptará mediante Resolución.

Dada en ...

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0 SGPROPUESTA 293REV1 28 DE FEBRERO DE

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