Fitxa
Formació Pràctica Sessió 3 – Despeses
avançades del personal de la UB
FORMACIÓ A
FORMADORS
Formació pràctica
Sessió
3 – Despeses avançades del personal de la UB
Fitxa del curs
Versió 6.0
Índex
El professor o PAS ha comprat un bé o servei i ha avançat la despesa. Si la despesa es:
Menor de 300 EUR: Se li pagarà per bestreta de caixa fixa (BCF). El procés de BCF substituirà al procés de funcionament que es realitza actualment a la UB.
Major o igual de 300 EUR: Se li pagarà per transferència (endossament). Endossar una factura significa cedir el seu cobrament efectiu a un tercer diferent al titular de la mateixa.
En ambdós casos, es necessari una factura a nom de la Universitat de Barcelona.
NOTA: Aquesta limitació no és aplicable al cas de despeses relacionades amb un viatge i que hagin estat avançades. Per a l’any 2011, l’article 32.1.d de les Bases d’Execució del Pressupost 2011, no es podran rescabalar en metàl·lic despeses de dietes, hotels, bitllets d’avió, tren, etc. Aquestes s’hauran d’abonar per transferència de crèdit.
Cada Administració i/o servei que s’estableixi disposarà d’una caixa fixa. Aquesta es dotarà periòdicament dels fons en metàl·lic suficient per afrontar les despeses de funcionament de l’administració i la resta d’unitats orgàniques que en depenguin (p.e. els departaments, ...)
Cada responsable de la caixa fixa decidirà la forma de gestionar-la (lliurament de bestretes prèvies a les altres unitats que en depenen, gravació dels documents de justificació contra la caixa fixa, etc.)
Es contemplen dos tipus de bestreta de caixa fixa (BCF):
Bestreta de caixa fixa amb bestreta prèvia: És aquell cas en que una administració decideix assignar una bestreta a un departament per tal que disposi d’un fons de funcionament per tal que el vagi justificant.
Bestreta de caixa fixa sense bestreta prèvia. És aquell cas en què una administració no decideix concedir bestretes, i només abona en metàl·lic o xec bancari contra la presentació de les factures ja abonades. En aquest cas tota la gestió recau en l’administració.
Anem a veure els circuits en cadascun d’aquests casos
Dotació de la bestreta:
El gestor administratiu de la unitat sol·licitant fa una petició de funcionament al responsable de la caixa fixa, per e-mail o qualsevol mitjà que estableixi el responsable de la caixa fixa (en el circuit consta com ‘Administració’). L’Administració crea la bestreta en la seva caixa fixa i aquesta queda assignada al departament. A continuació, via xec o metàl.lic li dona els diners. En aquest moment, hi ha una bestreta oberta pendent de justificar per part del departament o la unitat sol·licitant.
Justificació de la bestreta:
A mesura que el departament o unitat sol·licitant va rebent documents justificatius que s’han abonat amb els diners rebuts de la bestreta (tiquets, factures, ...), els registra en el llibre de caixa contra la bestreta concedida.
A continuació, s’ha de procedir a l’elaboració del document pressupostari justificatiu: l’ADOF. Cada responsable de caixa fixa decidirà si la gravació de l’ADOF la realitza només ell, o bé qui ha demanat la bestreta.
L’ADOF haurà de ser aprovat pel responsable del crèdit de la unitat sol·licitant (procés d’aprovació idèntic al de qualsevol altre document pressupostari).
L’ADOF pot ser amb o sense reposició de crèdit. En general, seran amb reposició de crèdit, i per tant, un cop justificada la bestreta (total o parcialment), la Unitat de Tresoreria reposarà de fons a la caixa fixa.. La no reposició de crèdit s’utilitzarà en aquells casos en que l’administració hagi demanat una ampliació temporal o puntual de la seva caixa.
En aquest cas la justificació de la bestreta la fa el responsable de la caixa fixa (generalment, l’Administració).
Aquest circuit s’utilitzarà per aquells casos en què el sol·licitant no vol poder disposar d’un fons de funcionament, sinó que ha realitzat, o vol realitzar, una despesa puntual, o be l’Administració, decideix no donar bestretes de funcionament.
L’Administració registra aquesta despesa en el seu llibre de caixa, i elabora el document pressupostari justificatiu: l’ADOF. Aquest pot ser amb o sense reposició de crèdit, tal i com ja s’ha explicat en l’apartat anterior.
Aquest ADOF haurà de ser aprovat pel responsable del crèdit pressupostari de la unitat que ha realitzat la despesa (igual que qualsevol altre document pressupostari).
Un PDI o PAS paga un article o servei, i l’import és major o igual de 300 EUR. En aquest cas, s’ha de disposar d’una factura justificativa a nom de la Universitat de Barcelona (no s’admeten factures amb un NIF diferent al de la UB)
Un cop es rep la factura, cal registrar-la al registre de factures (RF) i després crear l’ADO corresponent, a nom del tercer (aquest ha d’estar donat d’alta al sistema) i s’informarà el codi de proveïdor del professor/PAS (es imprescindible, que el professor o PAS estigui donat d’alta al sistema com a tercer i vinculat al proveïdor a nom del qual està la factura).
Els passos a seguir són:
El gestor administratiu rep la factura que ha avançat el PDI/PAS de la UB a un tercer.
L’usuari ha de fer la comprovació de les següents dades mestres:
El tercer ha d’estar donat d’alta al sistema. En el cas que no estigui donat d’alta, s’ha de procedir amb el circuit d’alta de tercers.
El PDI/PAS ha d’estar donat d’alta al sistema amb les seves corresponents dades bancàries. En el cas que no estigui donat d’alta, s’ha de procedir amb el circuit normal d’alta de tercers.
Per tal de poder endossar el pagament de la factura al PDI/PAS, el tercer a nom de qui s’està gravant l’ADO ha de tenir informat el codi de professor/PAS en el camp de receptor alternatiu. En el cas que no estigui es contactarà amb la unitat de Comptabilitat, per tal d’afegir-lo.
Un cop verificades les dades mestres, el gestor administratiu pot crear l’ADO corresponent, i marcar el receptor alternatiu.
Tasca |
Temps aproximat |
Comentaris |
Creació de factures contra el disponible del caixer. |
09.15h – 09.30h |
Pràctic Formador/Usuaris |
Visualització de factures |
09.30h – 09.35h |
|
Exercicis creació de factures |
09.35h – 10.00h |
Pràctic Usuaris |
Creació de factures contra la bestreta. |
10.00h – 10.15h |
Pràctic Formador |
Visualització de factures |
10.15h – 10.20h |
Pràctic Formador |
Exercicis creació de factures contra la bestreta |
10.20h – 11.00h |
Pràctic Usuaris |
Descans |
11h – 11.30h |
|
Creació del document ADOF de justificació amb reposició. |
11.30h – 11.35h |
Pràctic Formador |
Tramitació del ADOF de justificació amb reposició. |
11.35h – 11.40h |
Pràctic Formador |
Visualització del ADO de justificació amb reposició. |
11.40h – 11.45h |
Pràctic Formador |
Creació del document ADOF de justificació amb reposició. |
11.45h – 12.00h |
Pràctic Usuaris |
Creació factura des del registre de factures. |
12.00h – 12.05h |
Pràctic Formador |
Creació document d´Obligació des del registre de factures |
12.05h– 12.15h |
Pràctic Formador |
Creació factura des del registre de factures. |
12.15h – 12.30h |
Pràctic Usuaris |
Creació document d´Obligació des del registre de factures |
12.30h– 13.15h |
Pràctic Usuaris |
Exercici núm. 1: Creació de factura directa contra el disponible del caixer fent l´exemple de compra d´una impressora HP4650 amb nº de factura FA2011000XX essent XX cada persona un nº consecutiu.
Fent servir:
Llibres de caixa:
B050 BELLES ARTS
B051 FILOS.GEOG.HIST.
B052 FILOLOGIA
B053 DRET
B056 BILOLOG.-GEOLOG.
B057 FÍSICA-QUÍMICA
B058 MATEMÂTIQUES
B059 FARMÀCIA
B060 MEDICINA-CLINIC
B061 BELLVITGE
B062 PSICOLOGIA
B063 PEDAGOGIA
B064 BIBLIOTECONOMIA
B065 ECONOM.-EMPRESA
B100 SERV. PÇA UNIVERSITAT
B200 SERV. PAVELLÓ ROSA
B300 SERV. SANTS
B400 SERV. EDIFICI FLORENÇA
Creditors:
G rup de comptes personal UB (PEUB)
700000 BARCELONA LLEIDA FEIXAS DANIEL
7
Endossar
700005 BARCELONA Sergi Fernandez
700006 BARCELONA Jordi Ribas
700007 BARCELONA Albert Cau
Creditors (PRON)
100025 |
RICOMA FILLS S.A. / BARCELONA |
100100 |
RESTAURANTE CASA DARIO |
Partides:
CeGe |
|
PosPre |
Fons |
Projecte |
Crèdit |
10010000006000 |
Unitat de Gestió del Rectorat |
D/230000200/C2011A/G00 |
M2PD000001 |
PD000001 |
39.596.795,00 |
10010000005000 |
Rectorat 2 |
D/220007300/C2011G/G00 |
|
|
8,290,044.94 |
10010000005000 |
Rectorat 2 |
D/230000100/C2011G/G00 |
|
|
10,057,238.52 |
2535DR02092005 |
dept. dret 005 |
D/241000200/C2011A/G00 |
M2PD000001 |
PD000001 |
9.998.788,00 |
10010001561000 |
Gabinet del Rectorat |
D/689000500/R2009A/G00 |
AOINZCEI09 |
INZCEI09 |
100.000.000,00 |
Exercici núm. 2: Creació de factura contra bestreta fent servir les dades de l’apartat anterior
Exercici núm. 3: Enregistrar factura i fer ADO (O5) directe endossant la factura al professor fent servir les dades de l’exercici núm. 1 i simulant una factura de un restaurant amb nº de factura: RE2011000XX
Fitxa
Formació Sessió 3 – Despeses avançades
del personal de la UB Pàgina
AJUNTAMENT DE PALAMÓS FITXA DE PROVEÏDOR DADES QUE HA
AJUTS CCD 2019 – ANNEX A LA FITXA D’ACCEPTACIÓ
ANNEX 1 FITXA DE L’ESTUDIANT CONTRACTE PEDAGÒGIC FOTOGRAFIA
Tags: avançades del, despeses avançades, sessió, fitxa, avançades, despeses, pràctica, formació