PERFIL DEL PUESTO PARA LAS REPRESENTACIONES DE LA FAO

PERFIL DE PROYECTO ESTRATEGIA DE SEGUIMIENTO DE
0 PERFIL PROFESIONAL ANGELA GÓMEZ RODRÍGUEZ CUENTA CON
1 FICHA DE PERFIL DE PROYECTO – A PRESENTACIÓN

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10 LINEAMIENTOS REGIONALES PARA LA IDENTIFICACION PRELIMINAR DE PERFILES
17 DATOS MAESTROS 1 SE PUEDEN UTILIZAR PERFILES PARA

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Perfil del puesto para las Representaciones de la FAO / Anuncio de vacante

Título: Asistente administrativo

Grado: G-6

Funciones, competencias y responsabilidades del puesto

El Asistente administrativo (G-6) presta apoyo administrativo, financiero y presupuestario a las actividades de la Representación de la FAO. Trabaja bajo la orientación general del Representante de la FAO y bajo la supervisión directa del Representante Asistente de la FAO/Administración. Dispone de adecuada libertad de acción para llevar adelante una labor independiente y proporciona orientación al personal de oficina y/o al personal administrativo subalterno. El titular cumple las siguientes tareas:

Apoyar la gestión y administración de los registros financieros y los sistemas de seguimiento de la oficina; monitorear los proyectos y programas de los que se le ha asignado la responsabilidad; mantener cuentas de anticipo en efectivo; reconciliar gastos, balances, pagos, estados y otros datos para las transacciones e informes cotidianos; administrar el efectivo para gastos menores de la oficina en el país.
Organizar y coordinar la recuperación, incorporación selección y análisis de datos provenientes de una amplia variedad de fuentes, incluidos los sistemas y base de datos de la FAO (por ejemplo, el Sistema de Contabilidad sobre el Terreno (FAS), la Red de información sobre las Oficinas en los países (COIN) y el Depósito de datos, entre otros); comprobar la precisión de los datos y documentos; realizar los cálculos necesarios.
Comprobar la disponibilidad de fondos en todos los programas; garantizar la correspondencia entre los gastos operacionales y los presupuestos aprobados y velar por la integridad y coherencia de todos los documentos de compromisos de fondos;
Preparar y ultimar independientemente la correspondencia de índole administrativa; iniciar y redactar la correspondencia para verificar los datos, responder a las preguntas y obtener información adicional sobre las transacciones y los asuntos financieros, según sea necesario.
Mantener registros detallados de las estimaciones presupuestarias, obligaciones y balances disponibles; participar en la consolidación de las propuestas presupuestarias; preparar datos financieros para las estimaciones presupuestarias y la planificación financiera.
Preparar los informes ordinarios sobre las cuentas de los programas, proyectos y la oficina; notificar las variaciones con respecto a los presupuestos; preparar informes especiales sobre la ejecución del presupuesto.
Monitorear la recepción de las contribuciones de los gobiernos y el traspaso de propiedad del equipo de la Organización.
Mantener enlaces con los bancos e instituciones financieras locales.
Asesorar al personal en materia de gestión de la oficina / administrativa; colaborar activamente a la simplificación de los procedimientos y prácticas y a la introducción de nuevas tecnologías de información en la oficina.
Asesorar al personal internacional en asuntos administrativos y financieros.
Adoptar disposiciones administrativas para la Oficina en el país y realizar las tareas administrativas para garantizar la seguridad y el mantenimiento de la oficina
Realizar cualquier otra tarea que se le asigne.

Requisitos

Educación:

Educación escolar secundaria o su equivalente en la escuela comercial. Formación especializada en administración, finanzas, contabilidad y/o gestión de oficinas.

Experiencia:

Seis años de experiencia con responsabilidades crecientes en materia de administración, contabilidad y gestión de oficinas.

Idiomas:

Conocimiento práctico (nivel C) del idioma oficial de la FAO utilizado para comunicarse en el país (inglés, francés o español) y conocimiento práctico del idioma o los idiomas locales.

Competencias en tecnología de la información:

Aptitud para utilizar eficazmente los programas informáticos estándares para oficina, tales como MS Office (Windows, Word, Outlook, Excel, Power Point, Exchange) y otros. Aptitud para utilizar eficazmente sistemas de información y programas informáticos de contabilidad.

Capacidades en materia de gestión de oficinas:

Buen conocimiento de las directrices operacionales y los procedimientos de gestión de programas/proyectos de la FAO. Enfoque sistemático y eficaz de las asignaciones de trabajo; buen sentido común y capacidad analítica. Dotes para estructurar y transmitir información en un formato adecuado y profesional.

Dotes de comunicación interpersonal y para trabajo de equipo:

El titular debe tener un espíritu de cooperación, flexibilidad y buena disponibilidad para trabajar en un entorno internacional, con un equipo compuesto por personas con variados conocimientos especializados, de diferentes nacionalidades y de diversa formación cultural. El tacto, la cortesía y la empatía cultural son atributos personales indispensables. Dado que el titular tiene acceso a información confidencial y sensible, se requiere un elevado grado de honradez.

Requisitos recomendables

Conocimiento se los sistemas y las bases de datos de la FAO, tales como el Sistema de Contabilidad sobre el Terreno /FAS) y la Red de información sobre las Oficinas en los países (COIN).

(Las siguientes secciones son para uso interno y no deben publicarse en el anuncio de vacante)

Relaciones de trabajo

En tanto que encargado de prestar apoyo directo al Representante Asistente de la FAO/Administración y apoyo indirecto al Representante de la FAO y de colaborar con los administradores de los proyectos, el titular está constantemente en contacto con la mayor parte del personal de la oficina, con el personal externo e interno de los proyectos y con las personas internas y externas a la Organización que solicitan información. El titular está en relación con los oficiales de los gobiernos y/o ministerios; con el personal de la Oficina de Coordinación y Descentralización (OCD) en la Sede; con el personal administrativo regional y subregional; con el personal administrativo de las dependencias del PNUD/ Naciones Unidas en el país; y con el personal y los directores de los bancos, instituciones financieras, proveedores, empresas de transporte, compañías de mantenimiento y de seguridad, y con otros organismos y personas locales.

Capacidades administrativas y de gestión de oficinas:

Apoyar activamente las ideas nuevas para simplificar los métodos de trabajo. Reconocer el material sensible / confidencial y tratarlo con mucha discreción. Mostrar diligencia al ocuparse de los recursos de los proyectos. Capacidad para llevar adelante y administrar un número elevado de asignaciones diferentes y complejas y para hacer frente a un aumento del volumen de trabajo en los períodos de mayor actividad.

Dotes de comunicación interpersonal y para el trabajo de equipo:

El titular debe estar dispuesto a intercambiar información, tareas e ideas para garantizar la eficacia del trabajo de equipo y lograr objetivos comunes Debe poder establecer buenas relaciones de trabajo y coordinar con los supervisores, los miembros del personal y las contrapartes internas y externas a la Organización. Debe poder facilitar asesoramiento e información productivos a los otros miembros del personal.

19 PERFIL DEL PROYECTO NOMBRE DEL PROYECTO PROYECTO INTERAMERICANO
2 Perfil Ideal de los Miembros del Comité Cdpd
2 PERFIL PROFESIONAL LUIS CARLOS MARTINEZ MEDINA INGENIERO

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