MERCADEO, ADMISIÓN Y MATRÍCULA |
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Procedimiento de mercadeo, admisión y matrícula
Elaborado por: Nombre Cargo |
Departamento de Comunicaciones. Oficina de Admisión, Registro y Control |
Revisado por: Nombre Cargo |
Departamento de Planeación y Aseguramiento de la Calidad |
Aprobado por: Nombre Cargo |
Comité de Rectoría |
Fecha de aprobación |
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OBJETIVO:
Establecer las actividades, los registros y los responsables del proceso de mercadeo, admisión y matriculas en los programas de pregrado y posgrado de la Escuela Colombiana de Rehabilitación, para garantizar la ruta efectiva de preinscritos, inscritos, admitidos y matriculados, mediante el seguimiento permanente y la definición de estrategias que aseguren el cumplimiento de las metas y la prestación del servicio.
ALCANCE:
Inicia con la identificación del mercado objetivo y el establecimiento del plan de mercadeo para la divulgación y publicidad de los programas profesionales de pregrado y posgrado; aplica a las categorías de preinscrito, inscrito, admitido y matriculado; y finaliza con la matrícula de los estudiantes de primer ingreso para los dos periodos correspondientes en el año (nuevos, transferentes externos y transferentes internos) y la evaluación semestral del proceso.
3. RESPONSABLES
Líderes del proceso:
Coordinación de mercadeo
Coordinación de admisiones
4. DEFINICIONES Y SIGLAS
Admisión. Proceso por el cual la ECR acepta o no la solicitud de un aspirante a un programa académico, previo cumplimiento de los requisitos establecidos.
Aspirante: Es todo aquel que se inscribe para cursar algún programa ofrecido en la ECR.
Comité de Comunicaciones y Mercadeo. (CCM) Instancia que aprueba los planes y acciones referentes a la comunicación y al mercadeo de la ECR.
Formulario de preinscripción (SIGA): Es el primer formulario alojado en la página web de la ECR que diligencian los aspirantes de todos los programas, para luego descargar el recibo de pago de inscripción.
Formulario de inscripción (SIGA): Segundo formulario que diligencian los aspirantes con información complementaria, al ser avalado su ingreso por parte de las facultades. De la información aquí recolectada se consolidan semestralmente los informes socio-demográficos.
Inscripción. Acto libre y voluntario por el cual un aspirante manifiesta su interés por ingresar a la ECR.
Landing page: Sitio web al que acceden los usuarios para dejar sus datos, lo que a su vez genera registros (leads). Estos son gestionados desde la coordinación de Mercadeo.
Lead: es un registro direccionado de las campañas de publicidad digital y página web, que contiene los datos de contacto de interesados en los programas académicos de la ECR.
Matriculado: Es quien finaliza su inscripción en un programa académico de la Universidad y, por ende, es reconocido como estudiante activo.
Matrícula académica: Acto contractual voluntario por medio del cual una persona adquiere o renueva su calidad de estudiante, una vez ha sido admitido en un programa académico de la ECR y asume el compromiso de cumplir con todos los reglamentos y normas.
Mercadeo. Proceso que comprende la identificación de necesidades y deseos del mercado objetivo, la formulación de objetivos orientados al consumidor, la construcción de estrategias y tácticas que creen un valor diferencial, el establecimiento de relaciones con el consumidor a través de planes cuantificables, que aseguren la solvencia económica de la organización
Mercado objetivo. Grupo de personas que responden a un determinado perfil demográfico y socio económico al cual la ECR quiere llegar con la oferta de programas de pregrado y posgrado.
4 P´S: Mezcla del marketing en cuatro pilares fundamentales precio, producto, plaza y promoción que, al momento de articular, enmarca la estrategia definida para la ECR.
Plaza: Medios de distribución o canales por los cuales el usuario puede tener acceso a los productos o servicios de la organización.
BTL: bellow the line consiste en emplear formas de comunicación no masiva, empleando el sentido de oportunidad en un grupo objetivo previamente definido.
Preinscrito: Es la persona que formaliza su interés en cursar algún programa de la ECR, mediante el diligenciamiento del primer formulario del sistema SIGA.
Promoción y divulgación. Proceso de comunicación y sensibilización a los grupos de interés, emprendido con el objetivo de presentar la información, aumentar la demanda de las matrículas y generar interés y recordación de la marca ECR.
Selección. Es el proceso mediante el cual la ECR evalúa las calidades humanas y académicas del aspirante para ingresar según el perfil y exigencias del programa al cual aspira.
SIGA: Sistema de Gestión Académica.
5. CONDICIONES GENERALES
En el proceso de promoción y divulgación intervienen las facultades y los departamentos de acuerdo con la programación de actividades contempladas en el Plan de Mercadeo anual para la realización de actividades externas e internas que garanticen una adecuada comunicación de los programas académicos, servicios y valor diferencial de estudiar en la ECR.
Las metas para los programas de pregrado en cada periodo académico son: Fisioterapia, 60 estudiantes matriculados; Fonoaudiología, 35 estudiantes matriculados; Terapia Ocupacional, 35 estudiantes matriculados. Las metas para los programas de posgrado son: Especialización en Audiología, 23; Especialización en Ergonomía, 25; Especialización en Fisioterapia en Neurorehabilitación, 23. Éstas se encuentran sujetas a modificaciones por parte de la Alta Dirección.
En la gestión de leads los responsables atenderán el proceso orientados en el árbol de decisiones y la guía de llamadas para asegurar la oportunidad en el servicio y la efectividad en las actividades de telemercadeo que lleven al interesado en el menor tiempo posible a la categoría de preinscrito, inscrito, admitido y matriculado, respectivamente.
Desde los departamentos y oficinas de la ECR se favorecerán los tiempos para el desarrollo de las actividades contempladas dentro del proceso. La experiencia del interesado en su proceso de ingreso a la ECR debe ser fluida, oportuna, amable e interesante con una propuesta basada en la experiencia del conocimiento y el intercambio de saberes.
Los documentos necesarios para llevar a buen término el proceso de admisión estarán claramente publicados en el sitio web de admisiones de la página web institucional, información que debe ser actualizada periódicamente por los responsables del proceso.
Las Decanaturas facilitarán el proceso emitiendo en el menor tiempo posible los resultados de las entrevistas; el tiempo y la oportunidad del servicio son fundamentales en la toma de decisiones para llevar al interesado hasta la categoría de matriculado.
Para los casos en que el aspirante lo requiera, se le brindarán las herramientas de comunicación necesarias para adelantar su proceso de admisión.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Proveedor |
Entrada |
Proceso (Actividad) |
Salida |
Responsable |
Cliente |
Coordinación de Mercadeo |
Informe socio - demográfico Investigación de mercado. Enfoque decanaturas. |
Identificación del mercado objetivo y establecimiento de las estrategias y tácticas de mercadeo |
Plan de Mercadeo anual |
Coordinación de Mercadeo |
CCM |
Coordinación de Mercadeo |
Plan de Mercadeo |
Gestión y programación de promoción y divulgación enmarcado en las 4p´s con los grupos objetivos definidos en la estrategia |
Cronograma de ferias, visitas, jornadas y charlas abiertas |
Coordinación de Mercadeo |
CCM |
Coordinación de Mercadeo |
Registros (Leads) |
Organización y gestión permanente de las bases de datos obtenidas de los leads productos de las campañas masivas, digitales, actividades BTL y publicidad contratada. |
Bases de datos actualizadas diariamente |
Coordinación de Mercadeo |
Aspirantes interesados |
Coordinación de Mercadeo |
Bases de datos |
Gestionar la base de datos de personas interesadas que dejaron sus datos a través de los diferentes formularios con el fin de llevarlos a la categoría de Preinscritos. Ver guía de llamadas y árbol de decisiones. |
Preinscripciones registradas en el SIGA |
Coordinación de Mercadeo |
Coordinación de Admisiones
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Coordinación de Mercadeo Coordinación de Admisiones |
Base de preinscripciones SIGA |
Gestionar la base de datos de preinscritos y llevarlos a la categoría de Inscritos mediante correo electrónico y llamadas telefónicas. |
Inscripciones registradas en el SIGA |
Coordinación de Admisiones |
Contabilidad |
Coordinación de Admisiones |
Reportes de contabilidad (pagos registrados) |
Verificar en Contabilidad la validación de pagos reportados por el banco y proceder al agendamiento de la entrevista. |
Cronograma de entrevistas |
Coordinación de Admisiones |
Facultades |
Facultades |
Cronograma de entrevistas |
Ingresar al Sistema y asignar la calificación de la entrevista, inmediatamente esta finalice. |
Resultados entrevistas |
Facultades |
Coordinación de Admisiones |
Coordinación de Admisiones |
Resultados entrevistas |
Registrar en el Sistema e informar al inscrito que ha sido admitido mediante correo y llamada telefónica. |
Registro de Admitidos en el SIGA |
Coordinación de Admisiones |
Admitidos |
Coordinación de Admisiones |
Registro de admitidos en SIGA |
Realizar el seguimiento y acompañamiento para garantizar el pago del recibo de matrícula. |
Registro de Matriculados en SIGA |
Coordinación de Admisiones |
Matriculados |
ANEXOS
Árbol de decisiones
Guía de atención telefónica.
ECR-XXX-YYY-00Z Mes día de año
Versión 00Z
Tags: admisión y, de admisión, admisión, mercadeo, matrícula, procedimiento