MERCADEO ADMISIÓN Y MATRÍCULA PROCEDIMIENTO DE MERCADEO ADMISIÓN Y

CAPÍTULO 2 MERCADEO Y COMERCIALIZACIÓN A SEGMENTACIÓN MERCADOS DEMOGRÁFICAS
MERCADEO ADMISIÓN Y MATRÍCULA PROCEDIMIENTO DE MERCADEO ADMISIÓN Y
OPTIMIZACIÓN Y ANALISIS DE RIESGO DEL MERCADEO DE ENERGIA

ROLE DEL MERCADEO EN LA AGRICULTURA SOSTENIBLE JOHN E


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MERCADEO, ADMISIÓN Y MATRÍCULA

MERCADEO ADMISIÓN Y MATRÍCULA PROCEDIMIENTO DE MERCADEO ADMISIÓN Y








Procedimiento de mercadeo, admisión y matrícula



MERCADEO ADMISIÓN Y MATRÍCULA PROCEDIMIENTO DE MERCADEO ADMISIÓN Y





Elaborado por:

Nombre

Cargo

Departamento de Comunicaciones.

Oficina de Admisión, Registro y Control

Revisado por:

Nombre

Cargo

Departamento de Planeación y Aseguramiento de la Calidad

Aprobado por:

Nombre

Cargo


Comité de Rectoría

Fecha de aprobación











  1. OBJETIVO:

Establecer las actividades, los registros y los responsables del proceso de mercadeo, admisión y matriculas en los programas de pregrado y posgrado de la Escuela Colombiana de Rehabilitación, para garantizar la ruta efectiva de preinscritos, inscritos, admitidos y matriculados, mediante el seguimiento permanente y la definición de estrategias que aseguren el cumplimiento de las metas y la prestación del servicio.


  1. ALCANCE:

Inicia con la identificación del mercado objetivo y el establecimiento del plan de mercadeo para la divulgación y publicidad de los programas profesionales de pregrado y posgrado; aplica a las categorías de preinscrito, inscrito, admitido y matriculado; y finaliza con la matrícula de los estudiantes de primer ingreso para los dos periodos correspondientes en el año (nuevos, transferentes externos y transferentes internos) y la evaluación semestral del proceso.



3. RESPONSABLES


Líderes del proceso:



4. DEFINICIONES Y SIGLAS


Admisión. Proceso por el cual la ECR acepta o no la solicitud de un aspirante a un programa académico, previo cumplimiento de los requisitos establecidos.


Aspirante: Es todo aquel que se inscribe para cursar algún programa ofrecido en la ECR.


Comité de Comunicaciones y Mercadeo. (CCM) Instancia que aprueba los planes y acciones referentes a la comunicación y al mercadeo de la ECR.


Formulario de preinscripción (SIGA): Es el primer formulario alojado en la página web de la ECR que diligencian los aspirantes de todos los programas, para luego descargar el recibo de pago de inscripción.


Formulario de inscripción (SIGA): Segundo formulario que diligencian los aspirantes con información complementaria, al ser avalado su ingreso por parte de las facultades. De la información aquí recolectada se consolidan semestralmente los informes socio-demográficos.



Inscripción. Acto libre y voluntario por el cual un aspirante manifiesta su interés por ingresar a la ECR.


Landing page: Sitio web al que acceden los usuarios para dejar sus datos, lo que a su vez genera registros (leads). Estos son gestionados desde la coordinación de Mercadeo.


Lead: es un registro direccionado de las campañas de publicidad digital y página web, que contiene los datos de contacto de interesados en los programas académicos de la ECR.


Matriculado: Es quien finaliza su inscripción en un programa académico de la Universidad y, por ende, es reconocido como estudiante activo.


Matrícula académica: Acto contractual voluntario por medio del cual una persona adquiere o renueva su calidad de estudiante, una vez ha sido admitido en un programa académico de la ECR y asume el compromiso de cumplir con todos los reglamentos y normas.


Mercadeo. Proceso que comprende la identificación de necesidades y deseos del mercado objetivo, la formulación de objetivos orientados al consumidor, la construcción de estrategias y tácticas que creen un valor diferencial, el establecimiento de relaciones con el consumidor a través de planes cuantificables, que aseguren la solvencia económica de la organización


Mercado objetivo. Grupo de personas que responden a un determinado perfil demográfico y socio económico al cual la ECR quiere llegar con la oferta de programas de pregrado y posgrado.


4 P´S: Mezcla del marketing en cuatro pilares fundamentales precio, producto, plaza y promoción que, al momento de articular, enmarca la estrategia definida para la ECR.


Plaza: Medios de distribución o canales por los cuales el usuario puede tener acceso a los productos o servicios de la organización.


BTL: bellow the line consiste en emplear formas de comunicación no masiva, empleando el sentido de oportunidad en un grupo objetivo previamente definido.


Preinscrito: Es la persona que formaliza su interés en cursar algún programa de la ECR, mediante el diligenciamiento del primer formulario del sistema SIGA.


Promoción y divulgación. Proceso de comunicación y sensibilización a los grupos de interés, emprendido con el objetivo de presentar la información, aumentar la demanda de las matrículas y generar interés y recordación de la marca ECR.


Selección. Es el proceso mediante el cual la ECR evalúa las calidades humanas y académicas del aspirante para ingresar según el perfil y exigencias del programa al cual aspira.


SIGA: Sistema de Gestión Académica.


5. CONDICIONES GENERALES


En el proceso de promoción y divulgación intervienen las facultades y los departamentos de acuerdo con la programación de actividades contempladas en el Plan de Mercadeo anual para la realización de actividades externas e internas que garanticen una adecuada comunicación de los programas académicos, servicios y valor diferencial de estudiar en la ECR.


Las metas para los programas de pregrado en cada periodo académico son: Fisioterapia, 60 estudiantes matriculados; Fonoaudiología, 35 estudiantes matriculados; Terapia Ocupacional, 35 estudiantes matriculados. Las metas para los programas de posgrado son: Especialización en Audiología, 23; Especialización en Ergonomía, 25; Especialización en Fisioterapia en Neurorehabilitación, 23. Éstas se encuentran sujetas a modificaciones por parte de la Alta Dirección.


En la gestión de leads los responsables atenderán el proceso orientados en el árbol de decisiones y la guía de llamadas para asegurar la oportunidad en el servicio y la efectividad en las actividades de telemercadeo que lleven al interesado en el menor tiempo posible a la categoría de preinscrito, inscrito, admitido y matriculado, respectivamente.


Desde los departamentos y oficinas de la ECR se favorecerán los tiempos para el desarrollo de las actividades contempladas dentro del proceso. La experiencia del interesado en su proceso de ingreso a la ECR debe ser fluida, oportuna, amable e interesante con una propuesta basada en la experiencia del conocimiento y el intercambio de saberes.


Los documentos necesarios para llevar a buen término el proceso de admisión estarán claramente publicados en el sitio web de admisiones de la página web institucional, información que debe ser actualizada periódicamente por los responsables del proceso.


Las Decanaturas facilitarán el proceso emitiendo en el menor tiempo posible los resultados de las entrevistas; el tiempo y la oportunidad del servicio son fundamentales en la toma de decisiones para llevar al interesado hasta la categoría de matriculado.


Para los casos en que el aspirante lo requiera, se le brindarán las herramientas de comunicación necesarias para adelantar su proceso de admisión.


DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO



MERCADEO ADMISIÓN Y MATRÍCULA PROCEDIMIENTO DE MERCADEO ADMISIÓN Y

Proveedor

Entrada

Proceso (Actividad)

Salida

Responsable

Cliente



Coordinación de Mercadeo



Informe socio - demográfico

Investigación de mercado.

Enfoque decanaturas.

Identificación del mercado objetivo y establecimiento de las estrategias y tácticas de mercadeo



Plan de Mercadeo anual



Coordinación de Mercadeo



CCM



Coordinación de Mercadeo



Plan de Mercadeo

Gestión y programación de promoción y divulgación enmarcado en las 4p´s con los grupos objetivos definidos en la estrategia

Cronograma de ferias, visitas, jornadas y charlas abiertas



Coordinación de Mercadeo



CCM



Coordinación de Mercadeo



Registros (Leads)

Organización y gestión permanente de las bases de datos obtenidas de los leads productos de las campañas masivas, digitales, actividades BTL y publicidad contratada.



Bases de datos actualizadas diariamente



Coordinación de Mercadeo





Aspirantes interesados



Coordinación de Mercadeo



Bases de datos

Gestionar la base de datos de personas interesadas que dejaron sus datos a través de los diferentes formularios con el fin de llevarlos a la categoría de Preinscritos. Ver guía de llamadas y árbol de decisiones.



Preinscripciones registradas en el SIGA



Coordinación de Mercadeo



Coordinación de Admisiones


Coordinación de Mercadeo

Coordinación de Admisiones

Base de preinscripciones SIGA

Gestionar la base de datos de preinscritos y llevarlos a la categoría de Inscritos mediante correo electrónico y llamadas telefónicas.



Inscripciones registradas en el SIGA



Coordinación de Admisiones



Contabilidad

Coordinación de Admisiones

Reportes de contabilidad (pagos registrados)

Verificar en Contabilidad la validación de pagos reportados por el banco y proceder al agendamiento de la entrevista.


Cronograma de entrevistas

Coordinación de Admisiones

Facultades

Facultades


Cronograma de entrevistas

Ingresar al Sistema y asignar la calificación de la entrevista, inmediatamente esta finalice.

Resultados entrevistas

Facultades

Coordinación de Admisiones

Coordinación de Admisiones

Resultados entrevistas

Registrar en el Sistema e informar al inscrito que ha sido admitido mediante correo y llamada telefónica.


Registro de Admitidos en el SIGA

Coordinación de Admisiones

Admitidos

Coordinación de Admisiones

Registro de admitidos en SIGA

Realizar el seguimiento y acompañamiento para garantizar el pago del recibo de matrícula.

Registro de Matriculados en SIGA

Coordinación de Admisiones

Matriculados



ANEXOS


    1. Árbol de decisiones

    2. Guía de atención telefónica.

ECR-XXX-YYY-00Z Mes día de año

Versión 00Z







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