REUNIÓN MANEJO DE INFORMACIÓNTALLER DE LECCIONES APRENDIDAS ECUADOR

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DAY ONE (Tuesday 8 July)


Reunión Manejo de Información-Taller de Lecciones Aprendidas - Ecuador




Fecha: miércoles 28 de Septiembre

Lugar y hora: Casa Común ONU-Quito, 4pm

Participantes: Santiago Córdova, Magdalena Alcocer, Baptiste Violi, Lizzette Hermosa, Chiara Oritti Niosi, Gioconda Carrera, Daniela Vallejo, Sofía Panchi.

Objetivos de la reunión

Recopilación de lecciones aprendidas y sesión informativa sobre el documento de 6 meses.

Tema

Puntos de Acción

Introducción



Presentación de los puntos focales de información que continúan presentes en la ronda 12 de la 5W.

Informe de 6 meses

Se ha enviado el formato para ser llenado por cada sector incluyendo los sectores que no están activos.

Por pedido del Coordinador Humanitario el informe de los seis meses debe estar listo antes de Hábitat III.

Se pide la colaboración de los sectores para el cumplimiento de la fecha límite para poder cumplir con los procesos de revisión y diagramación realizados por OCHA con ayuda remota de HQ.



La fecha límite para la entrega de insumos por sector es el 30 de septiembre.


Se debe enviar un solo informe por sector.


OCHA seleccionará resultados-outputs tentativos basándose en la 5W de octubre. Si hay resultados-outputs que sean cruciales para su sector por favor enviarlos hasta el 7 de octubre en la mañana.






¿Qué ha funcionado bien?

¿Cuáles han sido los desafíos?

¿Cómo se puede mejorar a futuro?


5W



La 5W sirvió para identificar beneficiarios y población alcanzada y para planificar actividades sin duplicar esfuerzos.







  • Los tres cambios de formato de la matriz 5W fueron un desafío para los sectores y sus socios. Causó confusión.

  • Mayores opciones por columna para que no se produzcan errores el rato de ingresar los datos.

  • Los tiempos fueron cortos para la entrega de la matriz 5W.

  • No recibir información del subsector o de los socios del subsector.

  • Con el tiempo se perdió el interés en llenar la 5W




  • Mandar la 5 W desde la primera recolección de información.

  • Incluir una columna de financiador en la matriz 5W desde el principio.

  • Seleccionar parte de la matriz que es necesario actualizar y enviar por partes a socios.

  • Acordar en un número de miembros por familia para el conteo de beneficiarios.

  • OCHA trabajar en un macro e ir modificando la matriz de acuerdo a la necesidad, para que las opciones mejor se adapten a la realidad de los socios.

  • Informar sobre Buenas Prácticas






Informes

Sirvieron para dar información del contexto de la emergencia en general.

  • Cortos los tiempos para la entrega de insumos para los informes.

  • Muy poco el espacio disponible especialmente cuando se contaba con subsectores.

  • Muchos socios no daban información para el sit rep.

  • Con el tiempo se perdió el interés en reportar el sit rep.



  • Para tratar el tema del espacio sería importante colocar una nota con un link por si alguien necesita mayor información por sector.


Difusión de información


HR y HDX son sitios webs muy útiles

  • Muchos socios no saben cómo utilizar los sitios webs de difusión de información.

  • Falta de conocimiento de la existencia de los sitios webs como HR y HDX

  • Mayor capacitación a los socios y sectores sobre cómo utilizar los sitios webs de difusión de información en la emergencia.

  • En cada correo enviado por los sectores y por OCHA reforzar la idea de chequear los sitios web de difusión de información humanitaria.

  • Después de cada presentación ya sea de OCHA o de los sectores colocar una diapositiva con la información de Hum ID, HR y HDX.

  • En reuniones de sector e intersectoriales utilizar más las herramientas en HR y HDX.

5W 2.0

Ha funcionado muy bien la nueva forma de recolección de información


Es una buena práctica solicitar un contacto de información por socio.



General y otros


  • Rotación del personal encargado de manejo de información.

  • Poca capacidad de reporte en lo local ya sea para la 5W o para los sit reps.


  • Tener claridad en el flujo de información entre los subsectores y los sectores y entre el subsector y sus socios.

  • Punto focal de MI que sea alguien local o estable en la organización.

  • Utilizar correos genéricos por sector para evitar la pérdida de información incluso cuando se cambia de punto focal de información.

  • Capacitar a socios y a líderes sectoriales en la utilización de KOBO en las fases de preparación a emergencias.

  • Mayor información a los socios sobre el rol de los sectores y la relación con el Estado (mesas técnicas)






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