VENTAJAS E INCONVENIENTES DE LOS PRINCIPALES SISTEMAS DE ORDENACIÓN

Sistema de ordenación

Ventajas

Inconvenientes

ALFABÉTICO

• Facilidad de localización ya que no se necesitan listas ni índices auxiliares.

• Flexibilidad para añadir nuevos elementos en el lugar exacto.

• Es un criterio muy generalizado y conocido.

• Simplicidad, pues sólo se necesita conocer los nombres a clasificar.

• Se pueden dar coincidencias a medida que aumenta el número de documentos.

• Cuando la documentación es voluminosa hay que establecer normas muy detalladas que eviten la pérdida de tiempo.

• A veces los criterios de ordenación no son unívocos.

CRONOLÓGICO

• Sistema de ordenación rápido y poco costoso.

• Facilidad de localización

• Dentro de una misma fecha, no se realizan intercalaciones, solamente se superpone el nuevo documento.

• Criterio también generalizado y conocido y simple.

• No es práctico cuando el material a ordenar es muy voluminoso.

• Si no se conoce la fecha del documento, no se puede ordenar.

GEOGRÁFICO

• Facilidad de localización.

• Flexibilidad para añadir nuevos elementos a la ordenación.

• Se trata de un criterio generalizado y conocido.

• Se necesita mucho espacio en los ficheros, pues el número de grupos es muy extenso.

• Deja de ser práctico cuando el número de documentos por municipio aumenta mucho.

NUMÉRICO

• Flexibilidad para añadir nuevos elementos a la ordenación.

• Puede ser un criterio tan simple como se pretenda.

• Flexibilidad para adaptarlo a las necesidades de la empresa.

• En algunos sistemas numéricos como el decimal universal, se necesitan personas especializadas.

• Se necesita de una lista auxiliar para la ordenación posterior de cada documento.

POR MATERIAS

• Flexibilidad para adaptarlo a las necesidades de la empresa.

• Facilidad para la intercalación de nuevas materias.

• Se necesita una lista auxiliar para la ordenación posterior de cada documento.